83、深入了解数据库查询与维护：Access 实战指南

深入了解数据库查询与维护：Access 实战指南

1. 数据库记录删除与查询概述

在处理由数据库管理员管理的复杂数据库时，通常需要特殊权限才能从表中删除记录。许多公司还会在删除记录之前对其进行存档，这样信息仍然可用，但不再是活动数据库的一部分。在完成对数据库的记录修改和删除更新后，接下来要从数据库中检索特定数据，以满足关于社区健康服务的各种信息需求。

查询是对数据库中存储的数据提出的问题。例如，要查找位于特定城市的患者记录。创建查询时，需要告诉 Access 所需的字段以及选择记录的标准。Access 提供了强大的查询功能，包括：
- 显示表中选定的字段和记录
- 对记录进行排序
- 执行计算
- 为表单、报表和其他查询生成数据
- 更新数据库表中的数据
- 查找并显示来自两个或多个表的数据

大多数关于数据的问题是通用查询，指定希望 Access 选择的字段和记录，这种常见的信息请求称为选择查询，其答案以数据表的形式返回，查询结果也称为记录集。

对于更专业、技术性的查询，如查找表中的重复记录，最好使用查询向导。查询向导会通过一系列问题提示你提供信息，然后根据你的答案创建适当的查询。而对于常见的信息查询，自己设计查询比使用查询向导更高效。

2. 创建并运行查询

默认的表数据表会按表中字段的原始顺序显示所有字段，而查询数据表可以显示表中选定的字段，且字段顺序可以与表不同，方便查看者只看到所需信息并按期望的顺序排列。

要为 Ethan 创建一个查询，显示患者表中每个记录的患者 ID、姓氏、名字、城市和电子邮件地址，可按以下步骤操作：
1. 打开设计视图的查询窗口
- 关闭导航窗格，以显示更多工作区。
- 点击功能区上的“创建”选项卡，Access 会显示创建不同数据库对象的选项。
- 在“查询”组中，点击“查询设计”按钮，“显示表”对话框将在设计视图的查询窗口中打开。该对话框列出了数据库中的所有表，可选择基于一个或多个表、其他查询或它们的组合来创建查询。此查询要从患者表中检索数据，所以需将该表添加到查询窗口。
- 在“表”列表中点击“患者”，点击“添加”按钮，然后点击“关闭”按钮。Access 会将患者表的字段列表放置在查询窗口中，并关闭“显示表”对话框。
- 若不小心添加了错误的表，可右键点击包含表名的字段列表顶部的栏，然后在快捷菜单中点击“移除表”。要添加正确的表，可点击“设计”选项卡上“查询设置”组中的“显示表”按钮，重新显示“显示表”对话框，然后重复上述添加表的步骤。
2. 选择查询字段并运行查询
- 将指针放在患者字段列表的底部边框上，直到指针变为特定形状，然后点击并向下拖动指针，直到字段列表中的垂直滚动条消失，显示患者表中的所有字段。虽然调整字段列表大小不是创建查询的必要步骤，但这样做能更方便地选择要包含在查询中的字段。
- 在患者字段列表中，双击“患者 ID”，将该字段放置在设计网格的第一列“字段”框中。在设计网格的第一列中，“字段”框显示字段名“患者 ID”，“表”框显示表名“患者”，“显示”复选框中的勾选标记表示运行查询时该字段将显示在数据表中。即使选择不显示某个字段及其值，仍可将该字段用作查询的一部分，以选择特定记录或指定数据表中记录的特定顺序。
- 也可通过点击设计网格中第二列“字段”框的右侧，显示包含患者表所有字段的菜单，然后点击“姓氏”，将该字段添加到设计网格的第二列。
- 用喜欢的方法按顺序添加“名字”、“城市”和“电子邮件”字段到设计网格。若不小心添加了错误的字段，可通过点击字段选择器（“字段”框上方的细条）选择该字段的列，然后按删除键（或在“设计”选项卡的“查询设置”组中点击“删除列”按钮）从网格中移除该字段。
- 点击“设计”选项卡上“结果”组中的“运行”按钮，Access 会运行查询并在数据表视图中显示结果。添加到设计网格的五个字段将按设计网格中的顺序显示在数据表中，记录按患者 ID 的主键顺序显示，Access 会从患者表中选择所有 51 条记录显示在查询数据表中。
- 点击快速访问工具栏上的“保存”按钮，在“查询名称”框中输入“患者电子邮件”，然后按回车键，Access 会以指定名称保存查询，并在查询选项卡上显示该名称。

3. 使用查询更新数据

查询数据表是临时的，其内容基于查询设计网格中的标准，但仍可使用查询数据表更新表中的数据。例如，在查看查询结果时发现患者 Nancy Fraser 的记录信息过时，她已结婚并更改了姓氏和电子邮件地址，可通过以下步骤使用“患者电子邮件”查询数据表更新数据：
1. 找到患者 ID 为 22523 的记录（查询数据表中的第 21 条记录）。
2. 在该记录的“姓氏”列中，双击“Fraser”选择该名称，然后输入“Bennett”。
3. 按三次 Tab 键移动到“电子邮件”列，输入“n.bennett@example.com”，然后按 Tab 键。
4. 关闭“患者电子邮件”查询，然后打开导航窗格，可看到“患者电子邮件”查询列在导航窗格的“查询”部分。

4. 向设计网格添加所有字段的方法比较

如果创建的查询包含指定表中的每个字段，可使用以下三种方法将所有字段从字段列表转移到设计网格：
|方法|操作|适用场景|优点|
| ---- | ---- | ---- | ---- |
|逐个字段添加|逐个字段从字段列表中双击（或点击并拖动）到设计网格|希望查询中的字段顺序与字段列表不同|可自定义字段顺序|
|双击星号|双击字段列表顶部的星号，Access 会在设计网格第一列的“字段”框中放置表名后跟句点和星号（如“患者.*”）|不需要对查询进行排序或根据以这种方式添加的表中的字段指定条件（例如，基于多个表的查询）|如果对基础表结构进行字段添加或删除操作，无需更改查询，更改会自动反映在查询中|
|拖动高亮字段|双击字段列表标题栏以高亮显示所有字段，然后点击并拖动其中一个高亮字段到设计网格的第一列，Access 会将每个字段放在单独的列中，并按字段列表中的顺序排列字段|需要对查询进行排序或包含记录选择条件|能满足排序和条件选择需求，且字段按原表顺序排列|

通过选择最合适的方法将所有表字段添加到查询设计网格，可以更高效地工作，并确保查询产生期望的结果。

5. 创建多表查询

多表查询是基于多个表的查询。要创建从多个表中检索数据的查询，这些表必须有一个公共字段。例如，患者表和就诊表基于公共的患者 ID 字段建立了关系，因此可以创建一个查询同时显示这两个表中的数据。Kelly 希望查看患者的就诊数据以及某些联系信息，具体要查看患者表中的城市、名字、姓氏字段和就诊表中的就诊日期、就诊原因字段。创建此查询的步骤如下：
1. 点击功能区上的“创建”选项卡。
2. 在“查询”组中，点击“查询设计”按钮，打开“显示表”对话框。
3. 在“表”列表中点击“患者”，点击“添加”按钮，再点击“就诊”，点击“添加”按钮，然后点击“关闭”按钮。患者和就诊字段列表将出现在查询窗口中，“显示表”对话框关闭。
4. 使用指针调整患者和就诊字段列表的大小，使每个列表中的所有字段都显示出来，垂直滚动条消失。两个表之间的一对多关系会在查询窗口中显示，与 Access 在“关系”窗口中显示表之间关系的方式相同。如果选择了实施引用完整性选项，连接线条两端会较粗；若未选择，连接线条两端会较细，且不会出现“1”或无穷大符号。
5. 在患者字段列表中，双击“城市”，将该字段放置在设计网格的第一列“字段”框中。
6. 重复上述步骤，将患者表中的“名字”和“姓氏”字段添加到设计网格的第二列和第三列。
7. 同样重复步骤，将就诊表中的“就诊日期”和“就诊原因”字段按顺序添加到设计网格的第四列和第五列。
8. 点击“设计”选项卡上“结果”组中的“运行”按钮，Access 会运行查询并在数据表视图中显示结果。数据表中只会显示患者表和就诊表中选定的五个字段，记录会根据患者 ID 字段的值排序，因为它是主表中的主键字段，即使该字段未包含在查询数据表中。

graph LR
    A[开始] --> B[打开查询设计视图]
    B --> C[添加患者表和就诊表]
    C --> D[调整字段列表大小]
    D --> E[选择字段添加到设计网格]
    E --> F[运行查询]
    F --> G[显示查询结果]
    G --> H[结束]

查询数据表看起来与表数据表相似，都以数据表视图显示，但查询数据表的内容是临时的，基于设计网格中建立的标准。每次运行查询时，显示的结果反映基础表中的当前数据。而表数据表显示表中的永久数据。不过，在查看查询数据表时也可以像在表数据表或表单中一样更新数据。

6. 查询操作中的注意事项与技巧

在进行数据库查询操作时，还有一些注意事项和实用技巧值得关注。

6.1 查询设计中的错误处理

在添加表到查询窗口时，如果不小心添加了错误的表，要及时纠正。如前文所述，可右键点击包含表名的字段列表顶部的栏，然后在快捷菜单中点击“移除表”。若要添加正确的表，可点击“设计”选项卡上“查询设置”组中的“显示表”按钮，重新显示“显示表”对话框，再进行添加操作。
在选择字段添加到设计网格时，若不小心添加了错误的字段，可通过点击字段选择器（“字段”框上方的细条）选择该字段的列，然后按删除键（或在“设计”选项卡的“查询设置”组中点击“删除列”按钮）从网格中移除该字段。

6.2 字段选择与显示控制

在设计查询时，“显示”复选框起着重要作用。即使选择不显示某个字段及其值，仍可将该字段用作查询的一部分，以选择特定记录或指定数据表中记录的特定顺序。例如，在创建查询列出位于特定城市的所有患者时，若查询名为“特定城市患者”，可能不需要在查询结果中显示“城市”字段的值，但该字段可用于筛选符合条件的记录。

6.3 查询结果的排序

默认情况下，查询结果可能按主键顺序显示，但也可以根据需求对查询结果进行排序。在设计网格中，可在“排序”行中为每个字段指定排序顺序，如升序或降序。这有助于更清晰地查看和分析数据。

7. 不同类型查询的应用场景

不同类型的查询在实际应用中有不同的用途，下面详细介绍几种常见查询的应用场景。

查询类型	应用场景	示例
选择查询	从数据库中检索满足特定条件的数据	查找位于特定城市的患者记录、统计已支付的发票数量
多表查询	需要同时查看多个表中的相关数据	查看患者的就诊数据以及其联系信息，涉及患者表和就诊表
更新查询	对数据库中的数据进行批量更新	使用查询数据表更新患者的姓氏和电子邮件地址

8. 优化查询性能的方法

为了提高查询的性能，可采取以下方法：

8.1 合理选择字段

在设计查询时，只选择需要的字段，避免选择不必要的字段。这样可以减少数据的传输和处理量，提高查询速度。例如，若只需要患者的姓名和城市信息，就不要选择其他无关字段。

8.2 建立索引

对于经常用于查询条件的字段，可建立索引。索引可以加快数据的查找速度，提高查询性能。例如，若经常根据患者 ID 进行查询，可在患者 ID 字段上建立索引。

8.3 优化查询条件

在设置查询条件时，尽量使用简单、明确的条件。避免使用复杂的嵌套条件或模糊查询，以免影响查询性能。例如，使用精确的日期范围查询比使用模糊的日期条件更高效。

9. 总结

通过以上内容，我们深入了解了数据库查询与维护的相关知识，包括数据库记录删除的注意事项、查询的创建与运行、使用查询更新数据、多表查询的创建以及优化查询性能的方法等。在实际应用中，要根据具体需求选择合适的查询类型和操作方法，同时注意查询设计中的细节和性能优化，以提高工作效率和数据处理的准确性。

graph LR
    A[选择查询类型] --> B[设计查询条件]
    B --> C[添加表和字段]
    C --> D[运行查询]
    D --> E{查询结果是否满足需求}
    E -- 是 --> F[保存查询]
    E -- 否 --> G[调整查询设计]
    G --> B

在数据库操作的过程中，不断积累经验，熟练掌握各种查询技巧和方法，才能更好地管理和利用数据库中的数据，为实际工作提供有力支持。