24、领导者如何促成高效会议

领导者如何促成高效会议

1. 会前准备

当决定举办一场以参与者为中心的会议时，往往会充满活力与忙碌。因为领导者通常是最后一个接受“每个人在会议中都有发言权”这一理念的人。所以，真正的设计阶段会在那些对会议结果有重大利益关系的团队成员之间，通过一系列电话会议或面对面会议迅速启动。设计团队规模小则三人，大则可达十二人。其任务是设计一个互动议程，然后组织会议。

1.1 领导者在设计团队中的角色

领导者在设计团队中扮演着所有者、授权者和首席决策者的角色。最好主持第一次设计团队会议，讨论以参与者为中心的会议的目的和背景，帮助大家明确相关内容。在这次会议中，会讨论限制条件和可能性，确定挑战领域，制定任务和行动计划，并将设计过程列入日程。第一次会议后，领导者可以选择参加后续所有会议，或者密切监控进展。通常，在主要会议前的一两个月里，每周都会举行设计会议，领导者亲自参加的次数越多越好。

1.2 设计动态议程

初次设计动态议程具有挑战性，但后续会相对容易。此时，有多次相关经验的外部顾问的支持会起到很大作用。即使是最聪明的设计师，也容易陷入熟悉的（旧的）会议设计模式。外部顾问可以指出，例如，听取参与者的意见对实现会议目的的重要性，以及什么样的问题或流程能最好地引出这些意见。此外，还有时间安排问题，尤其是微观时间安排，对于没有经验的人来说很难预见。

随着议程不断完善，新的模式会逐渐清晰。例如，一个良性会议周期可能包括：四十分钟的展示、七分钟的小组讨论和意见输入（同时进行主题归纳），以及十三分钟的展示者对主题的回应和反馈。同时，还会设计好过渡环节和相关的发言要点。

1.3 发言要点的重要性

发