21、高效会议的关键角色与促进方法

高效会议的关键角色与促进方法

在当今的组织活动中，会议是推动决策、交流想法和协调行动的重要环节。而一场成功的会议，尤其是以参与者为中心的会议，涉及多个关键角色，每个角色都有其独特的职责和重要性。同时，会议的促进工作也起着至关重要的作用，它能确保会议朝着预期的目标顺利进行。

1. 关键角色解析

1.1 主持人的角色

主持人在参与者为中心的会议中扮演着重要角色，尤其是在回应小组综合意见时。他们需要了解最有效的回应方式，这可能因参与者审查综合意见的方式和整个参与周期的设计而异。主持人应接受关于回应设计要求的指导，不必了解所有可能的回应选项，只需掌握设计团队为其议程部分选择的具体流程细节。如果主持人没有得到明确的指示，在台上临时发挥，这一环节可能会变得混乱。

1.2 综合者的角色

综合者的关键任务是迅速提炼小组的所有输入信息。他们通常经过充分准备和指导，常常以团队形式工作（主题团队）。综合者负责向小组反馈所有小组讨论的核心内容。在大型会议中，这不仅仅是记录头脑风暴活动中的评论，而是将大量小组对话的输出汇总成代表整个小组的一系列信息。综合者需要了解会议的整体流程，知道何时需要采取行动；明确确切的交付成果和交付时间，因为综合任务是实时任务，时间至关重要；了解主持人和领导者与他们及综合信息的互动方式，这有助于确定更具体的交付成果；熟悉小组在讨论中涉及的主题内容，以便快速理解输入信息中的细微差别和参考内容。

1.3 参与者的新角色体验

在传统会议中，参与者的角色相对被动且明确。而在高效会议中，参与者的体验从设计过程开始到会议结束乃至之后都是关注的核心。参与者的新角色带来了以下关键体验：
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