14、高效会议设计：实现收敛性成果的秘诀

高效会议设计：实现收敛性成果的秘诀

1. 会前准备：凝聚力量与邀请参与

1.1 领导与设计团队的紧密协作

在会议设计过程中，领导与设计团队保持密切沟通至关重要。互动对话的设计就源于此，当参与的领导深入思考会议流程时，所有利益相关者都将从中受益。领导积极参与大型团体对话，展现出真实、坦诚和建设性的态度，这是一种可见的领导行为，能引起众人的关注。而做好这一点的关键在于领导与设计团队之间的良好关系。

1.2 邀请参与者的重要性

邀请参与者的信息是推动会议达成收敛性成果的绝佳机会，甚至在会议实际召开之前就可以发挥作用。如果组织过去举办过许多以参与者为中心的会议，邀请的目的更多是让受邀者了解会议内容和特点，并引导他们朝着正确的方向思考。因为他们已经熟悉了积极参与的模式。但如果这是组织首次举办良性大型团体会议，邀请则有更重要的目的——激发受邀者对此次机会的热情。“为什么这次会议与众不同？”这个信息需要精心设计，它不仅能让人们思考会议及其主题，还能让他们感受到会议所代表的新机遇。

领导可以借此机会以新的口吻阐述会议的目的、成果和流程。他们要强调会议的重要性以及全面参与的必要性，提及共享理解、所有权和信任等指导原则，并说明如何通过全面参与来实现这些目标。这向参与者表明他们受邀参加的是一场截然不同的会议。设计团队会协助撰写邀请信息，但领导必须使其个性化。此外，还可以提供一些建议，比如参与者在会议前应该思考什么、寻找什么，以及如何为会议做出贡献。

2. 会议设计的关键要点

2.1 设计团队的职责

设计团队负责将会议发起者的目标转化为可实现的步骤，让领导、演讲者和参与者都能朝着收敛性成果