15、质量管理体系中的记录控制：全面解析与实践指南

质量管理体系中的记录控制：全面解析与实践指南

在质量管理体系中，记录控制是确保体系有效运行和符合要求的关键环节。它涉及到记录的建立、维护、存储、保护等多个方面，对于企业的管理和决策具有重要意义。

记录的定义与特点

记录在质量管理体系中具有特定的定义和特点。它被定义为陈述所取得的结果或提供所从事活动的证据的文件。虽然记录属于文件的范畴，但与一般文件不同，它不需要遵循条款 4.2.3 的文件控制要求。这是因为记录是实际发生情况的事实记录，通常不会进行修订，若事实发生变化，一般会创建新的记录。只有在记录的事实存在错误时，才会在不改变记录标识和收集日期的情况下进行修订。

记录的目的在于为管理过程、实现目标以及证明符合要求（包括客户要求和法律要求）提供必要的信息。同时，保持记录的可访问性、完整性、耐久性和妥善处置也是至关重要的。如果记录无法定位、难以辨认、完整性存疑或已过时，那么依赖这些信息做出的决策将缺乏事实依据，可能导致决策失误或无法有效证明责任归属。

记录的建立

在建立记录时，首先要将受条款 4.2.4 要求约束的记录归类为受控记录，以便与其他记录区分开来。若为了有效管理组织需要记录某些信息，应在相关程序中明确这些记录的必要性。这样可以避免关于哪些是受控记录的争议，因为一旦将某记录标识为受控记录，就意味着要遵循条款 4.2.4 中的所有要求。

以下是一些需要建立的记录类型：
1. 管理评审记录 （Clause 5.6.3）
2. 教育、经验、培训和资质记录 （Clause 6.2.2）
3. 证明实