16、数小时内打造更优质图表

数小时内打造更优质图表

在当今的数据驱动时代，图表已成为我们传达信息、展示数据的重要工具。然而，很多人在创建图表时往往只是快速选择软件预设的图表类型，然后简单地进行一些设计调整，却忽略了图表背后的核心——清晰地传达思想和信息。实际上，只需花费大约一小时左右的时间，通过准备、交流倾听、草图绘制和原型制作这几个步骤，就能显著提升图表的质量。

避免盲目操作，明确准备方向

很多管理者在创建图表时，压力主要来自于选择合适的图表类型。他们常常在 Excel 或 Google Sheets 中浏览预设选项，不断尝试，直到找到看起来合适或美观的图表，再进行一些简单的装饰，如添加 3D 效果或颜色。但这种方式虽然快速，却无法提炼图表所传达的思想。好的图表应该是设计执行和背景设定的积极结合，软件程序可以可视化数据，但设定背景和传达思想还得靠人。

因此，在开始选择图表类型和进行设计之前，我们需要更多的输入来明确背景和确定最有效的视觉方法。准备工作通常不会花费太多时间，主要包括以下三个方面：
1. 创造三种空间
- 心理空间 ：在日历上预留时间，关闭电子邮件和社交渠道，集中注意力。
- 物理空间 ：如果在开放式办公室，找一个房间；即使有独立办公室，也找一个远离办公桌的安静封闭区域，减少干扰。
- 空白空间 ：准备大量纸张和白板，如果有可移动白板更好，方便将笔记带回办公桌；若没有，可用手机拍摄草图。同时，准备三四种颜色的马克笔和钢笔。
2. 暂时搁置数据 ：这看似违反直觉，但能让我们更广泛地思考。不要忽视数据，要确保理解它，但不要以数据为出发点。从更开放的视角出发，可能会发现引入新数据或处理现有数据的方法，让想法更突出。例如，一位电商网站的总经理在查看客户按时间段的购买活动数据时，最初直接可视化数据效果一般。后来他搁置数据，思考要展示的内容，发现数据是按购买注册地的东部标准时间归一化的，而按购买者当地时间展示销售数量会更有用。
3. 记录基本信息 ：在纸张或白板上写下关键信息，包括图表的名称、受众、使用场景、要创建的可视化类型以及在“好图表矩阵”中背景和设计的目标位置。同时添加关键词和笔记作为提示和提醒，这将是后续工作的起点。

积极交流倾听，捕捉关键线索

与他人交流并倾听自己和他人的想法，是提升图表质量的关键步骤。对话中包含着很多关于最佳前进方向的线索，能引导我们找到所需的数据、关注的部分以及可能使用的图表类型。这一步虽然最具启发性，但可能也是最不自然的，需要逐渐适应。具体可以从以下三个方面入手：
1. 寻找交流伙伴 ：如果对自己的方法不确定，可以找一个对数据和项目不太了解的局外人交流，这有助于组织思路和提供背景，感觉像头脑风暴；如果对方法有信心但想完善它，可以找更接近项目、了解数据甚至是受众一部分的人交流，这更像是进行直觉检查。
2. 讨论具体问题 ：带着明确的问题开始对话，如“我在做什么？”“我想表达或展示（或证明或学习）什么？”“为什么？”第一个问题有助于向局外人介绍情况，避免假设不一致；第二个问题根据所处的是陈述性、确认性还是探索性空间而有所不同，能引导我们更广泛地思考；第三个问题最难但也最能促使我们批判性地思考，如果无法给出合理答案，可能需要形成假设并通过探索性可视化进行测试。例如，一位经理想比较财务结果和关键生产力数据，但无法充分回答“为什么”，就可能需要暂停并进行进一步探索。
3. 倾听并记录 ：在交流过程中，不仅要倾听对方，也要倾听自己，记录描述想法和信息的视觉词汇和短语，以及隐喻。这些线索能为潜在的视觉方法提供启示。例如，“我想比较不同类型工作的职位发布数量和招聘数量，看看比例如何”这句话中，“比较数量”“比例”“不同类型”等关键词能提示可能的图表类型。

以下是不同交流场景下的示例表格：
|交流场景|问题|回答|关键线索|可能的图表类型|
| ---- | ---- | ---- | ---- | ---- |
|与局外人交流|我在做什么？|我在展示我们有机会投资新的人力资源项目|新的人力资源项目投资机会|柱状图或折线图展示项目预期收益等|
|与局内人交流|我想表达什么？|我想展示我们在客户保留方面比老板认为的做得更好|客户保留率、与竞争对手对比|折线图对比保留率趋势|
|深入探讨|为什么？|因为我们的保留率下降幅度比竞争对手小|保留率下降幅度对比|柱状图对比下降幅度|

灵活草图绘制，探索多样形式

草图绘制是将想法转化为可视化的桥梁，通过匹配关键词和图表类型，快速尝试多种视觉方法，能帮助我们找到最适合的图表形式。
1. 匹配关键词与方法 ：将在交流倾听阶段记录的关键词与图表类型相匹配。可以参考 Andrew Abela 的图表类型层次结构，但要注意它有一定局限性，不是所有人都认同其包含或排除的图表类型，而且可能会限制我们的思维。我们可以将其作为灵感来源，学习基本类别和类型，收集有吸引力或有效的信息可视化示例，关注信息可视化网站和在 Twitter 上发布新图表的人。同时，我对 Abela 的图表进行了改编，将常见关键词与可能尝试绘制的图表类型相匹配。例如，记录了“比例”和“百分比”等关键词，可以考虑从堆叠条形图或饼图开始尝试。
2. 开始草图绘制 ：草图要快速、简单、凌乱，不要过多考虑实际值、比例或细化细节。即使认为某种图表类型很明显，如基本的类别比较用柱状图、时间趋势用折线图，也不要省略草图过程。Hannah Fairfield 建议至少尝试两种完全不同的形式，以检查假设和保持创意开放。例如，在比较苹果产品价格和月均家庭收入时，最初考虑用柱状图，但在草图过程中，“产品成本占月收入的比例”这一短语让我们想到用迷你树形图，最终证明这是更有效的方法。

下面是关键词与图表类型匹配的示例表格：
|关键词|可能的图表类型|
| ---- | ---- |
|比较、类别、排名|柱状图|
|趋势、时间、峰值、谷值|折线图|
|比例、部分、百分比|饼图、堆叠条形图|
|网络、连接、关系|网络图|
|分布、分散、集群|散点图、直方图|

适时原型制作，优化图表效果

当草图基本匹配“我想表达或展示什么”的陈述，并且开始细化同一想法、插入实际数据或进行设计时，就可以开始原型制作了。原型制作是迭代的过程，旨在完善好的想法。
1. 原型制作的要点 ：原型应包含真实数据或更接近真实的数据，使用现实的坐标轴范围和近似值，以呈现实际形状。通常可以基于数据的一小部分进行原型制作，减轻负担。同时，要开始考虑广泛的设计决策，如颜色使用和制作媒介。例如，通过 Datawrapper 在不到十分钟内创建的“按时间段销售”原型，展示了数字原型制作的强大功能。
2. 原型制作的类型
- 纸质原型 ：几乎不需要额外设置，是从草图到更真实图表的良好过渡，适合简单数据集和可视化，但绘制复杂图表时可能较慢且难以保持清晰。
- 数字原型 ：速度快，能更干净地处理更多信息。可以使用数据所在软件（如 Excel 或 Google Sheets）的工具快速构建可视化，或上传数据到提供多种方法的网站。数字原型制作是快速迭代的过程，对确认性和探索性数据可视化特别有效。但免费在线工具的功能集可能不稳定，需要培训的工具学习曲线较陡，而且很少有工具适合概念形式的原型制作。
- 配对原型 ：与具有自己所缺乏技能（如编程或设计）的专家合作。这种方法基于配对分析系统，在波音公司的应用中取得了很好的效果。例如，波音公司在分析飞机鸟击问题时，将航空安全专家和可视化软件专家配对，快速获得了新见解，改进了飞机设计和飞行员培训。

以下是不同原型制作类型的优缺点表格：
|原型制作类型|优点|缺点|
| ---- | ---- | ---- |
|纸质原型|过渡自然，适合简单数据|绘制复杂图表慢，难保持清晰|
|数字原型|速度快，处理信息能力强|免费工具功能不稳定，学习曲线陡|
|配对原型|能获得专业支持，效果好|需要找到合适专家，成本可能较高|

案例实践：Lisbeth 的图表优化之旅

Lisbeth 是一家提供流媒体音乐服务公司的营销经理，公司想了解客户在流媒体音乐时的其他活动，数据将影响数百万美元的营销策略。Lisbeth 最初快速生成的饼图效果不佳，于是她按照上述步骤进行了优化：
1. 准备阶段（5 分钟） ：Lisbeth 找了一个有白板和彩色马克笔的小工作室，邀请朋友帮忙。她在白板顶部花几分钟规划工作，确定图表应注重背景设定，若此次成功，后续可能为更正式的演示制作设计更好的图表。
2. 交流倾听阶段（20 分钟） ：她先与非项目成员的朋友交流，探讨如何展示客户活动的趋势和主导活动。朋友提出能否告知团队没有主导活动，Lisbeth 表示不能，因为要确定目标受众。后来她又与将参加会议的同事交流，强调不能只关注百分比，要考虑个体。
3. 草图绘制阶段（20 分钟） ：Lisbeth 在交流过程中开始草图绘制。她将活动分为三个类别，尽管认为饼图可能不合适，但还是进行了绘制。她还尝试了条形图和维恩图，并受到“个体”一词的启发，想到使用类似“如果 Twitter 有 100 人”的数据可视化方式，绘制了一些人物图标，考虑使用单位图表。
4. 原型制作阶段（65 分钟） ：Lisbeth 喜欢单位图表的想法，邀请能进行简单编程的朋友以配对原型的方式制作。他们在 30 分钟内制作了多个单位图表，Lisbeth 认为 10000 个点的图表在演示中不实用，要求朋友尝试 1000 个点的版本，并让其使数值差异更易看出。最终，在不到两小时的时间里，Lisbeth 得到了按活动类型和活动频率组织的演示版本图表。

流程重叠与核心目标

虽然前面介绍的步骤是按顺序和固定时间间隔进行的，但在实际操作中，这些步骤并不是线性的，会相互重叠。例如，在交流时可能会开始草图绘制，原型制作可能会暴露出可视化的弱点或机会，促使我们回到草图阶段尝试其他方法。

这个过程的核心不是找到正确的图表类型，而是提炼想法和信息，创造最佳背景，在“好图表矩阵”中尽可能向右推进。设计美观的图表并非创建好图表最困难的部分，将想法可视化才是最大的挑战。按照准备、交流倾听、草图绘制和原型制作这几个步骤，我们可以在数小时内显著提升图表的质量，使可视化更有效地传达信息。

mermaid 代码如下：

graph LR
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px

    A(准备):::process --> B(交流倾听):::process
    B --> C(草图绘制):::process
    C --> D(原型制作):::process
    D -->|发现问题| C(草图绘制):::process
    B -->|灵感启发| C(草图绘制):::process

这个流程图展示了创建优质图表的主要步骤以及它们之间的相互关系，体现了实际操作中步骤的重叠和反馈机制。准备阶段为后续工作奠定基础，交流倾听为草图绘制提供灵感，草图绘制和原型制作相互影响，不断优化图表。

数小时内打造更优质图表

步骤重叠：灵活应对实际情况

在实际操作中，创建优质图表的各个步骤并非严格按照顺序依次进行，而是相互交织、彼此影响。例如，在交流倾听的过程中，我们可能会突然产生一些可视化的灵感，从而忍不住开始草图绘制。这是因为在与他人交流想法、倾听反馈的过程中，大脑处于活跃状态，各种关键词和概念不断涌现，自然会激发我们将这些想法以图形的形式表达出来。

同样，原型制作阶段也可能会让我们发现之前草图中存在的问题，或者挖掘出一些之前未曾考虑到的机会。这时，我们就需要回到草图绘制阶段，重新尝试不同的视觉方法，以解决发现的问题或利用新的机会。这种步骤之间的重叠和反馈机制，使得整个图表创建过程更加灵活和高效。

以下是步骤重叠可能出现的几种情况及示例表格：
|重叠情况|示例场景|处理方式|
| ---- | ---- | ---- |
|交流倾听与草图绘制重叠|在与同事讨论销售数据时，突然想到用折线图展示销售趋势，便开始在纸上简单勾勒|继续交流，同时记录草图中的灵感，后续进一步完善|
|原型制作与草图绘制重叠|在制作原型时发现某个数据维度的展示效果不佳，回到草图阶段尝试新的图表类型|分析问题原因，重新绘制草图，再次进行原型制作|
|交流倾听、草图绘制与原型制作循环|在交流中产生草图想法，制作原型后发现问题，再次交流并修改草图|不断循环，直到达到满意的可视化效果|

核心目标：提炼思想与信息

创建优质图表的核心目标并非仅仅是找到合适的图表类型，而是要通过图表清晰地传达思想和信息，为观众提供有价值的洞察。在整个过程中，我们需要不断地提炼想法，确保图表能够准确地反映我们想要表达的核心观点。

为了实现这一目标，我们需要在每个步骤中都保持对核心思想的关注。在准备阶段，明确图表的受众和使用场景，为后续的工作设定方向；在交流倾听阶段，通过与他人的对话，挖掘出关键信息和线索，进一步明确要传达的思想；在草图绘制阶段，尝试多种视觉方法，找到最能表达核心思想的图表形式；在原型制作阶段，不断优化图表，使其更加准确和清晰地传达信息。

例如，在展示公司各部门的绩效数据时，我们的核心思想可能是突出表现优秀的部门和需要改进的部门。在准备阶段，我们可以确定受众为公司管理层，使用场景为月度绩效会议；在交流倾听阶段，与部门负责人交流，了解各部门的实际情况和面临的挑战；在草图绘制阶段，尝试使用柱状图、雷达图等多种图表类型，比较哪种方式更能突出核心思想；在原型制作阶段，根据反馈对图表进行调整，确保最终的图表能够清晰地传达各部门的绩效情况。

持续优化：提升图表质量的关键

图表的创建并非一蹴而就，而是一个持续优化的过程。在完成原型制作后，我们还需要对图表进行评估和反馈，根据反馈意见对图表进行进一步的修改和完善。

评估图表的质量可以从多个方面入手，如信息传达的清晰度、图表的美观度、与受众的契合度等。可以邀请相关人员对图表进行评估，收集他们的意见和建议。例如，在展示市场调研数据的图表时，可以邀请市场部门的同事、客户代表等进行评估，了解他们对图表的理解和感受。

根据评估反馈，对图表进行针对性的优化。如果发现信息传达不清晰，可以调整图表的布局、添加注释或标签；如果图表美观度不够，可以调整颜色、字体等设计元素；如果与受众的契合度不高，可以根据受众的需求和偏好，选择更合适的图表类型或展示方式。

以下是持续优化图表的步骤表格：
|步骤|具体操作|
| ---- | ---- |
|评估|从信息传达、美观度、受众契合度等方面评估图表质量|
|收集反馈|邀请相关人员提出意见和建议|
|分析反馈|找出图表存在的问题和改进方向|
|优化调整|根据分析结果，对图表进行修改和完善|
|再次评估|重复评估过程，确保图表达到满意的效果|

总结与建议

通过准备、交流倾听、草图绘制和原型制作这几个步骤，我们可以在数小时内显著提升图表的质量，使可视化更有效地传达信息。在实际操作中，要注意以下几点：
1. 保持开放心态 ：在每个步骤中都要保持开放的思维，勇于尝试不同的方法和思路。不要局限于传统的图表类型，要根据实际情况选择最适合的可视化方式。
2. 注重团队合作 ：交流倾听和配对原型制作都强调了团队合作的重要性。与他人合作可以带来不同的视角和想法，有助于我们发现问题和解决问题。
3. 持续学习与实践 ：图表制作是一个不断学习和进步的过程。要关注行业动态，学习新的图表类型和设计技巧，通过实践不断提升自己的能力。

以下是不同阶段的注意事项总结表格：
|阶段|注意事项|
| ---- | ---- |
|准备|创造良好的工作空间，暂时搁置数据，明确基本信息|
|交流倾听|选择合适的交流伙伴，提出具体问题，倾听并记录关键信息|
|草图绘制|匹配关键词与图表类型，快速尝试多种视觉方法|
|原型制作|根据实际情况选择合适的原型制作类型，持续优化图表|

mermaid 代码如下：

graph LR
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px

    A(准备):::process --> B(交流倾听):::process
    B --> C(草图绘制):::process
    C --> D(原型制作):::process
    D --> E(评估反馈):::process
    E -->|优化调整| D(原型制作):::process
    E -->|重新审视| B(交流倾听):::process
    E -->|调整目标| A(准备):::process

这个流程图展示了创建优质图表的完整过程，包括持续优化的环节。评估反馈阶段是整个过程的关键环节，它可以促使我们对之前的步骤进行反思和调整，形成一个闭环的优化机制。通过不断地评估和调整，我们可以确保图表始终朝着清晰传达信息、满足受众需求的方向发展。

总之，打造更优质的图表需要我们在各个环节都用心去做，灵活运用各种方法和技巧，不断优化和完善。只要我们掌握了正确的方法，并持之以恒地实践，就能够在数小时内制作出高质量的图表，为决策提供有力的支持。