14、企业信息管理策略与分类体系全解析

企业信息管理策略与分类体系全解析

在当今数字化时代，企业面临着海量信息的管理挑战。如何确保信息的安全、有效存储和合理利用，成为了企业发展的关键问题。本文将详细介绍企业信息管理的策略、信息处理标准矩阵、分类方法以及访问授权等重要内容，帮助企业建立健全的信息管理体系。

1. 记录管理政策示例

企业的记录管理政策旨在实现记录的及时存储、检索和处置。以下是记录管理中各角色的职责和相关规定：
- 保留中心的作用 ：接收、维护、销毁和服务未到处置日期的非活动记录。各业务部门需制定符合州和联邦指南的保留时间表，并留存副本以备检查。
- 记录经理的职责 ：管理记录管理计划，熟悉机构内的所有记录和记录组，具备记录管理各方面的专业知识。负责规划、制定和管理记录管理政策，以及组织年度全机构信息资产盘点。
- 管理人员的责任 ：对其控制下的记录负责。
- 部门记录协调员的角色 ：作为部门与保留中心之间的联络人。建议各部门以书面形式任命记录协调员，并将任命信发送至保留中心存档。
- 保留中心保存的文件类型 ：仅接受州保留时间表中提及的公共记录（学生成绩单除外），不接受个人、活动或非记录文件。存储非活动和永久记录，直至根据州和联邦保留时间表进行最终处置。确保记录按照相关指南进行分类，并录入电子记录管理软件系统进行跟踪。
- 服务内容 ：部门可申请销毁机密或敏感的过时记录或非记录副本。需填写销毁申请表，并从中央仓库购买表格。保留中心还为部门提供文