17、SharePoint 邮件与工作流配置指南

SharePoint 邮件与工作流配置指南

在企业的日常运营中，SharePoint 作为一个强大的协作平台，其邮件和工作流功能对于提高工作效率和管理文档至关重要。本文将详细介绍如何在 SharePoint 中配置邮件功能以及创建工作流。

1. 公告视图与提醒设置

为了更好地管理和发布公告，我们可以创建一个“今日公告”视图，并添加 SharePoint 提醒 Web 部件。具体步骤如下：
1. 创建“今日公告”视图 ：创建一个“今日公告”视图，用于显示当天要发送的项目。过滤条件设置为“发送日期等于 [今日]”。
2. 添加提醒 Web 部件 ：添加一个 SharePoint 提醒 Web 部件，用于监控列表的“今日公告”视图。

为避免向公司发送垃圾邮件，应限制访问网站的人员或要求对列表内容进行审批。完成设置后，就可以提前很久安排公告，例如添加一整年的假期公告。

2. 从库中发送邮件

在 SharePoint 中，为避免因发送文档而产生难以同步的多个副本，建议发送文档链接而非文档本身。以下是具体操作方法：
- 发送 HTML 格式邮件链接 ：在文档的“编辑”菜单中，点击“发送到”➝“电子邮件链接”。SharePoint 会以如下方式对 URL 进行编码： http://usingsharepoint%2Ecom/home/Shared%20Documents/ch02.doc 。此链接仅在收件人以 HTML 格式接收邮件时有效。
- 发送纯