24、Word文档处理：邮件合并、协同编辑与修订技巧

Word文档处理：邮件合并、协同编辑与修订技巧

一、邮件合并功能的使用

（一）打印合并文档

在使用邮件合并功能时，若要将文档打印出来，需按以下步骤操作：
1. 确保快速预览框中的文档显示正常。利用快速预览区域下方的“第一页”“上一页”“下一页”和“最后一页”按钮逐页查看，保证每一页都符合要求。
2. 点击“打印”按钮，将文档合并到打印机并进行打印。

（二）合并到新文档

若想将记录合并到一个包含所有文档的新文档中，可点击邮件合并管理器面板“完成合并”部分的“合并到新文档”按钮。此时，Word会创建一个包含所有合并文档的新文档，你可以检查该文档，添加所需的额外信息（如手动个性化某些文档），然后根据需要保存或打印。

（三）合并到电子邮件

若要合并记录并创建电子邮件，可按以下步骤操作：
1. 在邮件合并管理器面板的“完成合并”部分，点击“生成电子邮件”按钮，Word会显示“邮件收件人”对话框。
2. 在“收件人”弹出菜单中，确保选择了包含电子邮件地址的字段。Word默认建议使用“E_mail”字段，但你可能需要选择其他字段（如包含家庭电子邮件地址的字段）。
3. 在“主题”文本框中，输入你希望每封邮件使用的主题行。
4. 在“发送方式”弹出菜单中，选择发送电子邮件的格式：
- 文本 ：选择此项可发送Word文档的文本而不包含格式。使用文本可确保收件人收到邮件，但文本会失去所有格式。若使用纯文本，在发送合并文档之前，需测试文档在纯文本格式下的显示效果。
- 附件 ：