PMP-第十章 项目沟通管理

项目管理沟通概述

• 项目沟通管理包括为通过开发沟通工件 (Communications Artifacts),以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其干系人的信息需求得以满足的各个过程
• 项目经理的大多数时间(90%)都用在与团队成员和其他干系人的沟通上;
• 有效的沟通能在各种各样的项目干系人之间架起 一座桥梁
• 有效的沟通活动和工件创建的基本属性:
  • 沟通目的明确
  • 尽量了解沟通接收方,满足其需求偏好
  • 监督并衡量沟通的效果

沟通类类对比

沟通要升级，如：与犯错员工沟通，第一次非正式+口头教育，第二次正式+书面

变更求请：正式+书面

书面沟通五C原则

• 正确的语法和拼写（Correct grammar and spelling）
• 简洁的表述和无多余文字（Concise expression and elimination of excess word）
• 清晰的目的和表述（Clear purpose and expression directed to needs of the reader
• 连贯的思维逻辑（Coherent logical flow of ideas）
• 受控的语句和想法承接（Controlling flow of words and ideas）

沟通技能

• Communication Skills
• 积极倾听
• 理解文化和个人差异
• 识别、设定并管理干系人期望  ( 软技巧和靠沟通 )
• 强化技能:
  • 说服个人、团队或组织采取行动
  • 激励和鼓励人们,帮助人们重塑自信
  • 指导人们改进绩效并取得期望结果
  • 通过谈判达成协议,并减轻审批或决策延误
  • 解决冲突,防止破坏性影响

过程构成

规划沟通管理

• Plan Communications Management
• 过程定义: 基于干系人或干系人群体的信息需需求、可用的组织资产,以及具体的项目需求,为沟通活动制定恰当的方法和计划的过程
• 过程作用: 为及时向干系人提供相应信息,引导干系人有效参与项目,而编制书面的沟通计划
• 尽可能早地开始开展沟通规划工作
• 在整个项目期间,定期审查规划沟通管理过程的成果并做必要的修改,以确保其持续适用

沟通需求分析

• Communication Requirements Analysis
• 确定项目干系人的信息需求,包括所需信息的类型和格式,以及信息对干系人的价值
• 常用于识别和确定项目沟通需求的信息包括:
  • 干系人登记册和干系人参与计划中的干系人信息和沟通需求
  • 潜在沟通渠道或途径数量
  • 组织结构图
  • 项目组织与干系人之间的职责、关系及依赖
  • 开发方法
  • 项目所涉及的学科、部门和专业
  • 有多少人在什么地点参与项目
  • 内部信息需求(如何时在组织内部沟通)
    外部信息需求(如何时与媒体、公众或承包商沟通)
  • 法律要求

沟通渠道

• Communication Channels
• 沟通渠道反映了项目沟通的复杂程度
• 全通道沟通模式下,沟通渠道计算公式:
  • 沟通渠道数=N*(N-1)/2 （包括项目经理在内）

沟通技术

• Communication Technology
• 在项目干系人之间传递信息的方法很多,常见的信息交换和协作的方法包括:对话、会议、书面件、数据库、社交媒体和网站
• 影响沟通技术选择的因素包括:
  • 信息需求的紧迫性
  • 技术的可用性和可靠性
  • 易用性
  • 项目环境
    • 比如集中办公或虚拟团队,跨时区,多语种、跨文化等
  • 信息的敏感性和保密性
• 当今时代影响最大的沟通技术是互联网技术,尤其是移动互联网技术

沟通方法

• Communication Methods
• 互动沟通(Interactive)
  • 在两方或多方之间进行的实时多向信息交换
  • 确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效方法
    • 会议、电话、即时通信、视频会议等
• 推式沟通(Push)
  • 把信息发送给需要接受这些信息的特定接收方
  • 可确保信息的发送,不确保信息被理解
    • 信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、日志、新闻稿等
• 拉式沟通(Pull)
  • 接收者自主自行地访问信息内容
    • 企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等
• 不同的满足沟通需求的沟通方式
  • 人际沟通、小组沟通、公众沟通、大众传播、网络和社交工具沟通

人际关系与团队技能

• 沟通风格评估
  • 评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、格式和内容
  • 常用于不支持项目的干系人
• 政治意识
  • 政治意识是对正式和非正式权力关系的认知,以及在这些关系中工作的意愿
• 文化意识
  • 文化意识是指理解个人、群体和组织之间的差异,并据此调整项目的沟通策略
  • 文化意识和文化敏感性有助于对沟通进行规划