职场方法论总结（2）-如何正确地开会

本文参考《冯唐成事心法》

一、会前

1. 5个W

What： 开会的主要内容是什么？目的是什么？
When： 何时开会？上午几点？精确到分钟；
Who： 谁来开会，谁来做主持？谁能发言？谁做记录？每个人做什么？通知到每个人
Where： 在哪里开会？
Why： 为什么开会？

2. 会议材料提前一天发到参会人

除非是头脑风暴，否则给大家24小时的时间来消化会议内容

3. 会议主讲人做好演讲准备

如果你想被大家了解，想获得更多的机会，就在会前好好做好演讲的准备，这是最快的捷径。向别人展示你的表达清晰，思维缜密，你将来就会有更多的机会。
会议准备有一个常见的误区，就是，你有一个小时的准备时间，却花55分钟在完善PPT。你应该要做的是想想怎么讲？ 你可以花上一个小时，甚至两个小时，去想好给高管汇报的5分钟要怎么讲。

4. 会议细节再发一遍

会前两三个小时，再发一遍会议的细节，大家就不用再翻记录，让参会的人麻烦越少越好。

---

二、会中：不结束没有结论的会

1. 到场必须准时

不能准时的人，控制不了自己的时间，也控制不了自己的生命，这样的人，不会是一个好的管理者。交通拥堵从来不是一个好的借口。但是到了高阶的领导，百分之八十的人，会提前十分钟到十五分钟到会场。

2. 比较严肃，正式的会，需要有一个主持人来控场

• 在会议最开始的时候，强调4个P
  Purpose： 告诉大家会议的目的是什么？
  Preview： 告诉大家这个会有几项内容，做一个预览。
  Procedure： 这个会怎么进行？这是头脑风暴会，有意见随时举手。OR，这是汇报会，主讲人讲，集体讨论，最终总结，时间各是多少？讲清楚流程。
  Pay off： 这个会希望达成什么共识，完成什么决策，安排什么事情。让大家对会议的效果有一个预期。

• 会议里有陌生人，大家第一次见面，要彼此介绍。
  这是起码的礼貌。介绍的时候突出各自的姓名，背景，身份。这个人是技术专家，那某些技术就会着重参考他的意见，但涉及到管理、营销，就可以把他当成一个从常识角度讲管理问题的人。讨论时，大家就可以带着一定的重点来听各人的发言。

• 运用白板，做关键记录

• 帮助有些说不清的人，提炼关键点

• 控制啰嗦和情绪化的人，打断，简略点说

• 出现争议或和会议主题无关的事情，记录下来，改天拉会重新讨论

• 跑题时，将大家重新拉回会议主题

• 控制大家不要玩手机

• 总结主持人的发言，达成共识，民主集中投票，大领导拍板拿结论

3. 主持人注意守时和金字塔结构

注意不要让会议的某一个部分用时超出原本流程太多
见职场方法论总结（3）-金字塔原理

4. 尊重参会者提出的反对意见

统一团队内部的认识，拧成一股绳做事

5. 相对正式的会议，需要写会议纪要

一定要写会议纪要，避免罗生门的状态

tips： 会议准备结束时，问一圈所有人的意见是否还有疑问，并在最后着重询问一下，场上最高领导是否还有内容要补充。（他有可能在等其他人充分发言，必须提醒他，他可以做总结发言了，否则直接跳过他，此时会很尴尬）

第三，会后：不允许不落实的会

做了会议准备，开完会，并不代表就结束了。离开会议室，只是这个会议效果的开始。
会后要做到两点：一个是Follow through，一个是Feedback。

1．Follow through，督促执行

有可能是主持人做这个工作，有可能是一把手做这个工作，有可能是记录人做这个工作。
这就是会议做的决策：谁，什么时候，干什么，递交什么东西，得有人去盯着，要隔三岔五看这件事做到什么程度了，又发生了什么新的情况。

2．Feedback，结果反馈。

具体执行的人有义务跟相关领导反馈。反馈上次开的会做了什么决策，让他做什么事情，他去做了，结果发生了什么。如果需要，再召集一次会议；如果不需要，也要告诉相关的领导，事情怎么样了。