15、微软Project 2013使用指南

微软Project 2013使用指南

1. 项目管理软件概述

如今市场上有数百种项目管理软件产品，2011 年项目和组合管理（PPM）软件市场规模估计超过 10 亿美元，且仍在持续增长。然而，许多拥有 PPM 软件的人却不知如何使用。在有效使用这类软件之前，了解项目管理的基本概念，如创建工作分解结构、确定任务依赖关系等至关重要。虽然很多项目团队仍使用电子表格或其他熟悉的软件来管理项目，但掌握一款优秀的项目管理软件工具，能切实助力项目管理。

1.1 项目管理软件评测

根据 2009 年 6 月 TopTenREVIEWS™ 的评测，当时排名前十的项目管理软件产品如下：
|排名|产品名称|
| ---- | ---- |
|1|Microsoft Project|
|2|MindView|
|3|Project KickStart|
|4|RationalPlan Multi Project|
|5|FastTrack Schedule|
|6|Service Desktop Pro|
|7|Milestones|
|8|MinuteMan|
|9|FusionDesk Professional|
|10|VIP Team To Do List|

可以看到，Microsoft Project 位居榜首，且在 2009 年其单用户价格高达 500 多美元。不过，学生可从如 www.journeyed.com 等网站以大幅折扣购买 Microsoft Project 及其他软件。同时，也可从微软网站下载 Project 2013 Professional 的免费试用版（非 Project Online，截至 2013 年 4 月，无年度订阅时，Project Online 每位用户每月收费 45 美元），还能通过学校的软件许可证远程访问其他软件产品。

比较软件产品的标准如下：
- 协作性 ：信息和问题在项目团队成员间的沟通方式，包括电子邮件、电话会议、会议、基于网络的平台等，且应易于使用。
- 资源管理 ：软件应能管理和控制项目运行所需的资源，如人员、资金、时间和设备。
- 项目管理 ：对投资进行持续评估、优先级排序、预算编制和选择的过程、实践和活动是关键。良好的项目管理能力能为公司的战略利益带来最大价值和贡献。
- 易用性 ：所有项目管理软件都有学习曲线，但优秀的软件应具备易于查找且简单易懂的功能，让用户从第一个项目的第一天起就能轻松上手。
- 帮助与支持 ：软件应提供全面的用户指南和帮助系统，制造商应提供电子邮件地址或电话号码，以便直接解答技术问题。

2013 年，TopTenREVIEWS™ 对在线项目管理工具进行了评测，排名前十的产品如下：
|排名|产品名称|
| ---- | ---- |
|1|Clarizen|
|2|Genius Project|
|3|Daptiv|
|4|Tenrox|
|5|Celoxis|
|6|Project Insight|
|7|AtTask|
|8|EPM Live|
|9|Liquid Planner|
|10|Easy Projects.net|

需要注意的是，此次评测是在微软的 Project Online 发布之前进行的。这些工具具备创建甘特图、生成众多报告和视图、提供项目仪表盘以及与 Microsoft Project 文件集成的能力。

1.2 项目管理软件的基本特征

与其他软件工具相比，项目管理软件有何独特之处？为何不直接使用电子表格或数据库来管理项目呢？

虽然可以使用非项目管理软件进行大量的项目管理规划和跟踪工作，如用简单的文字处理器列出任务、资源、日期等，将这些信息放入电子表格后可轻松排序、绘图和执行其他功能，关系型数据库工具则能提供更多的数据操作方式，还能使用电子邮件等工具与他人协作。但项目管理软件是专门为管理项目而设计的，通常包含一些其他软件产品所没有的重要特征：
- 创建工作分解结构、甘特图和网络图 ：项目管理的一个基本概念是将项目范围分解为工作分解结构（WBS），它是创建项目进度计划的基础，通常以甘特图的形式呈现。甘特图显示任务的开始和结束日期以及任务之间的依赖关系，而网络图能更清晰地展示这些关系。项目管理软件能轻松创建 WBS、甘特图和网络图，帮助项目经理和团队从不同细节层面可视化项目。
- 集成范围、时间和成本数据 ：WBS 是总结项目范围的关键工具，甘特图总结项目的时间或进度。项目管理软件允许将成本和其他资源分配给 WBS 上的任务，并与进度计划相关联，从而创建成本基线，并使用挣值管理以集成的方式跟踪项目在范围、时间和成本方面的绩效。
- 设置基线和跟踪进度 ：项目管理的另一个重要概念是制定计划并根据计划衡量进度。项目管理软件可跟踪每个任务的进度，跟踪甘特图是直观查看计划和实际进度的好工具，其他视图和报告则展示其他方面的进度。
- 提供其他高级项目管理功能 ：项目管理软件通常提供其他高级功能，如设置不同类型的调度依赖关系、确定任务的关键路径和松弛时间、处理多个项目以及平衡资源。例如，可轻松设置一个任务在前一个任务完成一半时开始。输入任务依赖关系后，软件应能轻松显示每个任务的关键路径和松弛时间。还可以在一个项目组合中设置多个项目，并使用某些产品进行组合管理分析。许多项目管理软件产品还允许在松弛时间范围内轻松调整资源，以实现更平滑的资源分配。

1.3 Project 2013 的新特性

如果你熟悉 Project 2010 或更早版本，了解 Project 2013 的一些新特性可能会有所帮助：
- 改进的报告功能 ：使用 Project 2013 可创建专业报告，并添加图片、图表、动画和链接，清晰地共享项目状态信息。有全新的预安装报告集，包括敏捷项目常用的燃尽图，且挣值图的创建也变得更加容易。
- 新的协作功能 ：无需离开 Project 2013，即可获取团队成员的进度更新、提问或进行战略讨论。将鼠标悬停在姓名上，可启动即时通讯会话、视频聊天、电子邮件或电话通话，但需安装 Lync 2010 或更高版本才能使用此功能。
- 任务路径 ：现在可以突出显示任何任务并查看其任务路径，该任务的所有前置任务以一种颜色显示，所有后续任务以另一种颜色显示。
- 扩展日期 ：可将任务和项目日期设置到 2149 年 12 月 31 日。
- 共享会议 ：将 Project 2013 报告、时间线或数据导出到其他 Office 程序后，可使用新的共享功能加入在线会议，从任何支持的设备共享 PowerPoint 幻灯片、Word 文档、Excel 电子表格和 OneNote 笔记，即使未安装 Office 也可操作。
- 云存储 ：可轻松将文件保存到自己的 SkyDrive 或组织的共享站点，从 Project 2013 和其他 Office 应用程序访问和共享这些文件。需要注意的是，Project Online 通过 Office 365 提供，完全在线使用。
- 便捷访问 ：如果拥有 Project Online、Windows 7（或更高版本）和互联网连接，可从任何位置访问完整版的 Project，类似于新的 Office 应用程序。

2. 使用 Project 2013

2.1 使用前的准备

在有效使用 Project 2013 或任何项目管理软件之前，必须理解项目管理的基本概念，如创建工作分解结构（WBS）、链接任务、输入持续时间估计、分配资源等。本指南将提供使用 Project 2013 Professional 的具体说明，若需了解其他产品和资源以深入理解项目管理概念，可咨询微软网站。

使用本指南时，假设你使用的是 Windows 7（或更高版本）系统下的 Project 2013，且熟悉其他基于 Windows 的应用程序。可通过查看步骤中包含的众多屏幕截图，或使用从配套网站（www.intropm.com）或教师处下载的解决方案文件来检查操作。

本指南以一个虚构项目——Project A+ 为例，其 WBS 使用五个项目管理过程组作为二级项目（启动、规划、执行、监控和收尾），并包含每个过程组下的标准可交付成果。每个部分都包含实践活动。

使用 Project 2013 需要运行 Windows 7 或更高版本的系统，配备 1 GHz 或更高的 x86/x64 处理器，支持 SSE2 指令集，32 位系统需 1 GB 内存，64 位系统需 2 GB 内存，以及最新的浏览器。某些功能需要互联网连接。可从微软网站阅读更详细的系统要求并下载免费试用版。学生可从如 www.journeyed.com 等网站以折扣价购买完整版。许多高校会为学生提供校内或远程访问该软件的途径，若使用远程访问，主要要求是具备互联网连接，具体细节可咨询教师。此外，也可选择每月付费使用 Project Online。

为完成本指南中的一些实践活动，需从配套网站（www.intropm.com）下载文件到计算机。开始每组步骤时，确保使用正确的文件，并将自己创建的文件保存到不同文件夹，以免覆盖下载的文件。在操作过程中，将从头创建以下文件：
- mywbs.mpp
- myschedule.mpp

还将使用 stakeholder register.doc 文件创建超链接。

2.2 使用 60 天免费试用版

若计划下载免费试用版，可按以下步骤操作：
1. 搜索微软提供 Project 2013 免费试用版的下载页面（网站地址会定期变更），点击 Project Professional 2013 下方的“试用”按钮。
2. 输入账户信息，需要一个微软账户。该账户以前称为 Windows Live 账户，若曾为 Xbox 360、SkyDrive、Office 2013、Office 365 或其他项目设置过，可能已拥有。若没有，可免费创建一个。
3. 安装 Project 2013，其安装过程与以往版本略有不同，请遵循微软的安装说明。试用软件通过微软的在线环境运行，类似于 Office 365。

2.3 Project 2013 概述

掌握 Project 2013 的第一步是熟悉主要屏幕元素和帮助功能。

2.3.1 启动 Project 2013 并开始使用

启动 Project 2013 的步骤如下：
1. 打开 Project 2013，根据操作系统的不同，打开方式略有差异。例如，在 Windows 7 系统中，点击任务栏上的“开始”按钮，然后点击 Project 2013 或在搜索栏中输入该名称。也可在桌面上找到快捷方式或图标，双击图标启动软件。
2. 查看“开始使用”功能，点击如图 A - 3 右上角所示的“开始使用”按钮。
3. 开始介绍流程，点击“创建”，然后点击“开始”，如图 A - 4 所示。
4. 查看微软列出的使用 Project 2013 的“4 个简单步骤”。首先查看“安排工作”步骤，如图 A - 5 所示，通过点击“下一步”查看其他步骤，如图 A - 6 - A - 8 所示。
5. 探索帮助功能，“开始使用”的最后一个屏幕“了解更多”（如图 A - 9 所示）提供了 Project 2013 入门中心的链接（包含一个关于新特性的短视频，值得观看）和 Project 博客的链接。屏幕右上角的帮助图标（问号）也包含许多有用的资源。

2.3.2 了解主屏幕元素

打开空白文件的步骤如下：
1. 打开空白文件，点击“文件”选项卡，选择“新建”，然后点击第一个选项“空白项目”。
2. 检查主屏幕，查看如图 A - 10 所示的主屏幕元素：
- 功能区、选项卡和快速访问工具栏 ：与其他 Office 应用程序类似。
- 时间线视图 ：显示在功能区下方。
- 新任务的默认手动调度 ：位于屏幕左下角，可点击该选项切换到自动调度。
- 默认视图 ：为甘特图视图，显示任务和其他信息以及日历。可通过点击功能区最左侧的“视图”图标访问其他视图。
- 输入表格 ：类似于电子表格，用于输入信息，例如可看到“任务名称”、“持续时间”、“开始时间”、“结束时间”和“前置任务”等输入区域。
- 分割条 ：可用于调整输入表格的宽度。将鼠标移到分割条上，光标会变为调整大小的指针，点击并向右拖动分割条可显示“资源名称”和“添加新列”等列。
- 指示符列 ：输入表格的第一列，显示与每个任务相关的指示符或符号，如任务备注或指向其他文件的超链接。第二列显示任务是手动调度还是自动调度。
- 文件名 ：显示在屏幕顶部中央。启动 Project 2013 后打开空白项目时，会打开一个名为“Project1”的新文件，显示在标题栏中。若打开第二个空白项目，文件名将为“Project2”，以此类推，直到保存并重命名文件。

2.3.3 使用 Project 帮助和 Project 网站

获取使用 Project 2013 帮助信息的步骤如下：
1. 访问 Project 帮助，点击功能区上方的问号/帮助图标，将显示 Project 帮助屏幕，如图 A - 11 所示。此功能需要互联网连接。
2. 探索各种帮助主题，点击 Project 帮助链接中的“Project 2013 的新特性”。微软提供了短视频、步骤说明、模板、文章和其他功能，帮助你学习使用这款强大的软件。观看短视频，阅读页面上的其他信息，并探索更多帮助链接。
3. 关闭 Project 2013，点击屏幕右上角的关闭图标（X）退出软件。

Project 2013 中的许多功能与其他 Windows 程序类似。例如，要折叠或展开任务，可点击任务名称左侧的相应符号；要访问快捷项，可在输入表格区域或甘特图中右键单击。Project 2013 中输入表格的许多操作与 Excel 非常相似，如调整列宽时，可点击并拖动列标题之间的分隔线。

2.4 使用现有文件探索 Project 2013

2.4.1 打开模板文件并调整屏幕元素

打开模板文件并调整 Project 2013 屏幕元素的步骤如下：
1. 打开 Project 2013 并选择“客户服务”模板文件，点击任务栏上的“开始”按钮，选择 Project 2013，点击“客户服务”，然后点击“创建”。这些屏幕截图是在 2013 年 4 月 3 日截取的，你可根据需要输入该日期。若找不到模板，可从 www.intropm.com 下载并打开。打开现有文件时，点击“文件”选项卡，选择“打开”，然后浏览查找文件。
2. 加宽“任务名称”列，将光标移到“任务名称”和“持续时间”列之间，然后双击以加宽“任务名称”列，使所有文本在一行显示。
3. 移动分割条，将分割条向右移动，使“任务名称”列的所有文本可见，但不显示“持续时间”列。默认表格视图为输入表格。
4. 查看第一条备注，将光标移到任务 1 的指示符列中的黄色备注符号上，读取备注内容。可在任何任务中插入备注。

2.4.2 显示不同的 WBS 级别

显示不同 WBS 级别的步骤如下：
1. 选择大纲级别 1 以显示 WBS 二级任务，点击“视图”选项卡，然后点击大纲按钮的列表箭头，选择“大纲级别 1”。此时输入表格中仅显示二级 WBS 项目，甘特图上的黑色条代表摘要任务。整个项目通常称为 WBS 一级，下一级称为二级。
2. 调整时间刻度，点击屏幕右下角缩放滑块左侧的缩小按钮（减号），如图 A - 13 所示。注意第 143 行的里程碑任务，指示项目完成日期。甘特图上的黑色菱形符号表示里程碑。
3. 展开任务，点击任务 2“初始评估”左侧的展开符号，查看其子任务；点击折叠符号隐藏子任务。可尝试展开和折叠其他任务，并调整其他列的大小。
4. 查看所有任务，点击大纲按钮，选择“所有子任务”，再次查看“任务名称”列中的所有项目。
5. 移除时间线，点击功能区上的“时间线”复选框取消选择，再次点击以显示。
6. 不保存文件直接关闭，点击窗口右上角的关闭图标，提示保存文件时选择“否”。

2.5 Project 2013 的视图、报告和过滤器

2.5.1 视图

Project 2013 提供了多种显示或查看项目信息的方式，除默认的甘特图外，还可查看网络图、日历和任务使用视图等。这些视图可让你从不同角度分析项目信息，“视图”选项卡还提供了不同表格的访问方式，以不同方式显示信息。除默认的输入表格视图外，还可访问专注于进度、成本、跟踪和挣值等数据的表格。
访问和探索不同视图的步骤如下：
1. 探索“客户服务”文件的网络图，再次打开“客户服务”文件，点击“视图”选项卡下的“网络图”按钮，然后将屏幕右下角的缩放滑块一直向左移动。此时屏幕应类似于图 A - 14，关键任务显示为红色。
2. 探索日历视图，点击“网络图”按钮下方的“日历”按钮，屏幕将以日历格式列出每天的任务。
3. 更改表格视图，点击功能区上的“甘特图”按钮，点击“视图”选项卡下的“表格”按钮，然后点击“进度”。图 A - 15 显示了表格视图选项。
4. 检查进度表格和其他视图，选择进度表格视图，将分割条向右移动以查看“总松弛时间”列。如图 A - 16 所示，甘特图左侧表格中的列现在显示更详细的进度信息，如最晚开始时间、最晚结束时间、自由松弛时间和总松弛时间。可通过双击列右侧的调整大小指针来加宽列，也可移动分割条以显示更多或更少的列。尝试其他表格视图后，返回输入表格视图。

2.5.2 报告

Project 2013 也提供了多种报告项目信息的方式。除传统报告外，还可准备可视化报告，两者均可在“报告”选项卡下找到。需要注意的是，可视化报告通常需要安装其他 Microsoft 应用程序软件，如 Excel 和 Visio。Project 2013 会自动格式化报告，方便打印。
访问和探索不同报告的步骤如下：
1. 探索报告功能，点击“报告”选项卡，查看 Project 2013 中可用的各种报告。
2. 查看项目概述报告，点击“仪表盘”，然后点击“项目概述”，查看报告和功能区上的新选项，如图 A - 17 所示。
3. 打开资源概述报告，再次点击“报告”选项卡，点击“资源”，然后点击“资源概述”，查看报告，如图 A - 18 所示。
4. 检查报告并尝试其他报告，点击“报告”选项卡，点击“进行中”，然后点击“关键任务”以显示关键任务报告，如图 A - 19 所示。检查其他报告。
5. 返回甘特图，点击“视图”选项卡，然后点击“甘特图”返回甘特图视图。若想休息，可选择不保存文件直接关闭。

2.5.3 过滤器

Project 2013 使用关系型数据库来过滤、排序、存储和显示信息，过滤项目信息非常有用。例如，若项目包含数千个任务，可使用“里程碑”或“摘要任务”过滤器从过滤器列表中查看仅摘要或里程碑任务，以获得项目的高层视图。若只想查看关键路径上的任务，可选择相应的过滤器。其他过滤器包括“已完成任务”、“延迟/超预算任务”和“日期范围”，可根据提供的日期显示任务。如前文所述，也可点击工具栏上的“显示”按钮快速显示 WBS 中的不同级别。
探索 Project 2013 过滤器的步骤如下：
1. 访问过滤器，必要时点击“视图”选项卡，确保“客户服务”文件处于“甘特图：输入表格”视图。点击“数据”组下的过滤器列表箭头，如图 A - 20 所示。默认过滤器为“无过滤器”，显示所有任务。
2. 过滤以显示里程碑，在过滤器列表中点击“里程碑”，甘特图将仅显示项目的摘要任务和里程碑，屏幕应类似于图 A - 21。里程碑是重要的事件。
3. 显示关键任务，从过滤器列表框中选择“无过滤器”以再次显示 WBS 中的所有任务，点击过滤器列表箭头，然后点击“关键”，此时 WBS 中仅显示关键任务。可尝试其他过滤器。
4. 关闭文件，完成对“客户服务”文件的查看后，从“文件”选项卡中选择“关闭”或点击关闭按钮，提示是否保存更改时选择“否”。
5. 退出 Project 2013，点击 Project 2013 的关闭按钮。

3. 创建新文件并输入工作分解结构任务

要创建新的 Project 2013 文件，需先命名项目、输入开始日期，然后输入任务。任务列表及其层次结构即为工作分解结构（WBS）。创建的文件可用于持续约三个月的课程项目，它使用项目管理过程组，以强化对文中描述的多个项目管理可交付成果的使用，可根据具体需求进行修改。

3.1 创建新的项目文件

创建新项目文件的步骤如下：
1. 创建空白项目，打开 Project 2013 并点击“空白项目”，将打开一个默认文件名如“Project1”“Project2”等的空白项目文件。若 Project 2013 已打开且想打开新文件，点击“文件”选项卡，选择“新建”，然后选择“空白项目”。
2. 打开项目信息对话框，点击“项目”选项卡，然后点击“项目信息”以显示项目信息对话框，如图 A - 22 所示。此对话框可设置项目日期、选择使用的日历并查看项目统计信息，项目开始日期默认设置为当前日期。
3. 输入项目开始日期，在“开始日期”文本框中输入“9/9/13”，确保工作结果与本文一致。保留“当前日期”和其他信息的默认设置，点击“确定”或按回车键。
4. 输入高级项目属性，点击“文件”选项卡，然后点击“信息”，在屏幕右侧点击“项目信息”，再点击“高级属性”。若想更改标题，可输入“Project A +”，也可根据需要输入主题、作者等其他信息，点击屏幕左上角的左箭头返回上一屏幕。

3.2 创建工作分解结构层次结构

工作分解结构（WBS）是项目管理的基础部分，制定良好的 WBS 需要时间，先开发 WBS 会使将任务输入到输入表格中更加容易。本例将使用项目管理过程组作为二级项目，并在每个过程组下添加一些关键可交付成果和里程碑。
开发项目 WBS 的步骤如下：
1. 输入任务名称，按图 A - 23 所示的顺序将 30 个项目输入到“任务名称”列中。为避免文本换行，点击“格式”选项卡，点击“列设置”，然后点击“自动换行”将其关闭。此时无需考虑持续时间或其他信息，在输入表格的“任务名称”列的第一行开始输入每个项目的名称，按回车键或键盘上的向下箭头键移动到下一行。
2. 根据需要调整“任务名称”列的宽度，将光标移到“任务名称”列标题的右侧列网格线上，直到看到调整大小的指针，然后点击鼠标左键并向右拖动该线以加宽列，或双击自动调整列宽。

这个 WBS 根据项目管理过程组（启动、规划、执行、监控和收尾）对任务进行了划分，这些类别将是该项目 WBS 中的二级项目（整个项目为一级）。包含所有这些过程组是个好主意，因为每个过程组下都有必须完成的重要可交付成果。WBS 应包含项目所需的所有工作，在 Project A + 的 WBS 中，将有意将其保持在较高层次（三级）。接下来创建摘要任务时，将创建这些级别或 WBS 层次结构。对于实际项目，通常会将 WBS 进一步分解为更多级别，然后输入活动以提供更详细的信息，描述项目涉及的所有工作。

3.3 创建摘要任务

将图 A - 23 中列出的项目输入到输入表格后，下一步是通过创建摘要任务来显示 WBS 级别。本例中的摘要任务是任务 1（启动）、任务 9（规划）、任务 14（执行）、任务 21（监控和控制）和任务 27（收尾）。通过突出显示并缩进其子任务来创建摘要任务。
创建摘要任务的步骤如下：
1. 选择较低级别或子任务，点击任务 2 的单元格并向下拖动鼠标到任务 8 的单元格，突出显示任务 2 到任务 8。
2. 缩进子任务，点击“任务”选项卡“日程安排”组下功能区中的“缩进任务”按钮（或按 Alt + Shift + 右箭头），屏幕应类似于图 A - 24。子任务（任务 2 到任务 8）缩进后，任务 1 会自动变为粗体，表示它是摘要任务。新摘要任务名称左侧会出现一个折叠符号（填充三角形），点击该符号将折叠摘要任务并隐藏其下的子任务；子任务隐藏时，摘要任务名称左侧会出现一个展开符号（未填充三角形），点击该符号将展开摘要任务。此外，甘特图上摘要任务的符号从蓝色变为黑色线条，并带有指示开始和结束日期的箭头，任务模式也变为自动调度。
3. 创建其他摘要任务和子任务，按照相同步骤为其他过程组创建子任务和摘要任务。缩进任务 10 到任务 13 使任务 9 成为摘要任务，缩进任务 15 到任务 20 使任务 14 成为摘要任务，缩进任务 22 到任务 26 使任务 21 成为摘要任务，缩进任务 28 到任务 30 使任务 27 成为摘要任务。根据需要加宽“任务名称”列以查看所有文本。

3.4 任务编号

使用 WBS 的标准表格编号系统显示任务的自动编号的步骤如下：
1. 显示大纲编号，点击“格式”选项卡，然后点击“显示/隐藏”组下的“大纲编号”复选框，Project 2013 将为任务名称添加适当的 WBS 编号。
2. 显示项目摘要任务，点击“大纲编号”复选框正下方的“项目摘要任务”复选框，滚动到文件顶部，会看到一个新任务“Project A +”（项目标题）已添加到第 0 行。

3.5 不保存基线保存项目文件

项目管理的一个重要部分是根据基线（即批准的计划）跟踪绩效。在准备好保存带有基线的文件之前，最好不要保存基线，因为 Project 2013 会显示相对于基线的更改。由于仍在为 Project A + 项目开发项目文件，因此希望以默认方式保存文件而不保存基线。稍后将保存带有基线的文件，然后输入实际信息以比较计划和实际绩效数据。
不保存基线保存文件的步骤如下：
1. 保存文件，点击“文件”选项卡，然后点击“保存”，或点击快速访问工具栏上的“保存”按钮。
2. 输入文件名，在“保存”对话框的“文件名”文本框中输入“mywbs”，浏览到要保存文件的位置，然后点击“保存”。可移动分割条以显示更多或更少的列。
3. 关闭 Project 2013，点击关闭图标退出 Project 2013。

4. 制定进度计划

许多人使用 Project 2013 的调度功能，在输入项目的 WBS 后，使用这些功能的第一步是根据需要更改日历，然后输入任务的持续时间或任务发生的具体日期。还必须输入任务依赖关系，以便进度计划能够自动调整并进行关键路径分析。输入持续时间和任务依赖关系后，可查看网络图、关键路径和松弛时间信息。

4.1 日历

Project 2013 的标准日历假设工作日为周一至周五，工作时间为上午 8:00 至下午 5:00，中午 12:00 至下午 1:00 为午餐时间。除标准日历外，Project 2013 还包括 24 小时日历和夜班日历。24 小时日历假设资源可以在一周的任何时间和任何小时工作，夜班日历假设工作时间为周一至周六的凌晨 12:00 至凌晨 3:00、凌晨 4:00 至上午 8:00 以及晚上 11:00 至凌晨 12:00。可创建不同的基本日历以满足独特的项目需求。

4.1.1 创建新的基本日历

创建新基本日历的步骤如下：
1. 打开新文件并访问“更改工作时间”对话框，打开 Project 2013，点击“项目”选项卡，然后点击“属性”组下的“更改工作时间”按钮，将打开“更改工作时间”对话框，如图 A - 26 所示。
2. 命名新的基本日历，在“更改工作时间”对话框中，点击“创建新日历”，将打开“创建新基本日历”对话框。点击“创建新基本日历”单选按钮，在“名称”文本框中输入“Fiscal”作为新日历的名称，然后点击“确定”。
3. 更改财政年度开始时间，在“更改工作时间”对话框中，点击屏幕底部的“选项”，将财政年度开始时间更改为 10 月而不是 1 月，查看此屏幕中的其他选项，然后点击两次“确定”。

4.1.2 将新日历分配给整个项目

将新日历分配给整个项目的步骤如下：
1. 打开项目信息对话框，点击“项目”选项卡，然后点击“更改工作时间”按钮。
2. 选择新日历，点击“日历”列表箭头以显示可用日历列表，从列表中选择名为“Fiscal”的新日历，然后点击“确定”。

4.1.3 将特定日历分配给特定资源

将特定日历分配给特定资源的步骤如下：
1. 分配新日历，点击“视图”选项卡，然后点击“资源视图”组下的“资源工作表”按钮，在“资源名称”列中输入“Adam”，按回车键，然后选择“Adam”。
2. 选择日历，点击屏幕右侧 Adam 所在行“基本”列中显示“标准”的单元格，点击列表箭头以显示选项，然后选择“Fiscal”，如图 A - 27 所示。
3. 标记假期时间，双击资源名称“Adam”以显示“资源信息”对话框，然后点击“资源信息”对话框“常规”选项卡上的“更改工作时间”按钮，可通过在日历上选择适当的日期并将其标记为非工作日来为人员标记假期时间，点击“确定”接受更改，然后点击“确定”关闭“资源信息”对话框。
4. 不保存文件直接关闭，点击关闭框，提示保存文件时选择“否”。

4.2 任务持续时间

持续时间包括实际花费在活动上的时间加上经过的时间，持续时间不等于工作量。例如，估计一个活动需要一个人 40 小时的工作量才能完成，但在日历上为其分配两周的持续时间，可在“持续时间”列中为该活动（在 Project 2013 中称为任务）输入“2w”。

4.2.1 手动和自动调度

如果使用过 Project 的早期版本，可能会注意到在“任务名称”列中输入项目时，它会自动分配一天的持续时间，并自动输入开始和结束日期。在 Project 2013 中，如果对任务使用自动调度，情况仍然如此；如果使用手动调度，则不会自动输入持续时间或日期。手动调度的另一个重大变化是，当将摘要任务设置为手动调度任务时，其持续时间不会根据其子任务自动计算。
将光标移到“任务模式”列（如图 A - 28 最左侧所示）上时，Project 2013 会显示以下信息：
- 任务可以是手动调度或自动调度。
- 手动调度的任务具有用户定义的开始、结束和持续时间值，Project 永远不会更改其日期，但如果输入的值存在潜在问题，可能会发出警告。
- 自动调度的任务的开始、结束和持续时间值由 Project 根据依赖关系、约束条件、日历和其他因素计算得出。

4.2.2 持续时间单位和输入持续时间的准则

为指示任务持续时间的长度，通常需要输入一个数字和一个适当的持续时间符号。如果只输入一个数字，Project 2013 会自动将持续时间单位设置为天。持续时间单位符号包括：
|符号|含义|
| ---- | ---- |
|d|天（默认）|
|w|周|
|m|分钟|
|h|小时|
|mo 或 mon|月|
|ed|经过的天|
|ew|经过的周|

输入持续时间时，需要遵循以下重要规则：
- 要将任务标记为里程碑，输入持续时间为 0。也可通过在“任务信息”对话框“高级”选项卡上选中“将任务标记为里程碑”选项，将非零持续时间的任务标记为里程碑，只需双击任务即可访问此对话框，这些任务的里程碑符号将出现在其开始日期。
- 在自动调度模式下，可输入活动的确切开始和结束日期，而不是输入持续时间。要输入开始和结束日期，将分割条向右移动以显示“开始”和“结束”列，通常只有在这些日期确定时才在这种模式下输入开始和结束日期。
- 如果希望任务日期根据其他任务日期进行调整，不要输入确切的开始和结束日期，而是输入持续时间，然后建立与相关任务的依赖关系。
- 要输入重复任务，如每周会议，点击“任务”选项卡“插入”组下的“任务”按钮，选择“重复任务”，输入任务名称、持续时间和任务发生的时间，Project 2013 将根据项目长度和重复任务所需的任务数量自动插入适当的子任务。
- Project 2013 使用默认日历，包含标准工作日和工作时间，如有需要，记得更改默认日历。

4.3 输入任务持续时间

输入任务持续时间的步骤如下：
1. 输入任务 2 的持续时间，打开 mywbs 文件，必要时将分割条向右移动以显示“持续时间”“开始”和“结束”列。点击第 2 行“利益相关者识别”的“持续时间”列，输入“1w”，然后按回车键。由于任务 1“启动”是摘要任务且为自动调度任务，其持续时间也会更改。任务 2 的开始和结束日期仍为空，因为该任务是手动调度任务。
2. 输入任务 3 的持续时间，在第 3 行“利益相关者登记册完成”的“持续时间”列中输入“0”，然后按回车键。持续时间为 0 的任务是里程碑，甘特图上日期 9/9 旁边会出现一个里程碑或菱形符号，如图 A - 30 所示。根据需要调整“任务名称”列的宽度以查看所有文本，并使用屏幕右下角的缩放滑块更改甘特图条的长度。
3. 将所有任务设置为自动调度任务，为节省时间，因为大多数任务希望自动调度，点击“任务名称”列标题选择所有任务，然后点击“任务”选项卡“任务”组下的“自动调度”按钮，大多数持续时间会变为 1。
4. 输入其余任务的持续时间，继续使用图 A - 29 或图 A - 31 中的信息输入持续时间，未在图中列出的任务无需输入持续时间。连续多次进行相同输入时，如在任务 20 之后，会显示“规划向导”对话框，点击“确定”关闭对话框。根据需要调整列宽和缩放比例。
5. 在任务 26“团队会议”上方插入重复任务，点击“任务名称”列中的“团队审查会议”（任务 26）以选择该任务，点击“任务”选项卡，点击“插入”组下“任务”按钮的下拉框，然后点击“重复任务”，将打开“重复任务信息”对话框。
6. 输入重复任务的任务和持续时间信息，在“任务名称”文本框中输入“团队审查会议”作为任务标题，在“持续时间”文本框中输入“15min”，选择“每周”单选按钮作为重复模式，确保“每”列表框中输入的是 1，选择“星期四”复选框，在“重复范围”部分，在“开始”文本框中输入“9/12/13”（或使用下拉日历选择），点击“结束于”单选按钮，然后在“结束于”文本框中输入“12/5/13”（或在日历中选择），如图 A - 32 所示。完成后，新的重复任务将出现在任务 26“团队审查会议”上方，右键单击第 40 行的任意位置并选择“删除任务”删除任务 40“团队审查会议”。
7. 查看新的摘要任务及其子任务，点击“确定”，Project 2013 将在“任务名称”列中插入一个新的“团队审查会议”子任务。点击折叠符号折叠重复任务，将光标移到第 26 行指示符列中的重复任务符号上，读取关于该任务重复 13 次的备注。注意重复任务会在甘特图上的适当日期显示。
8. 调整显示的列和时间刻度，移动分割条，使仅显示“任务名称”和“持续时间”列，必要时增加“持续时间”列的宽度，使所有文本可见。点击屏幕右下角缩放滑块上的“缩小”按钮，显示甘特图中的所有符号，屏幕应类似于图 A - 33。
9. 保存文件并命名，点击菜单栏上的“文件”，然后点击“另存为”，输入“myschedule”作为文件名，然后将文件保存到计算机或网络上的所需位置。注意所有任务仍从 9/9/13 开始，添加任务依赖关系后此情况会改变。保持文件打开，以便进行下一步操作。

4.4 建立任务依赖关系

要使用 Project 2013 自动调整进度计划并进行关键路径分析，必须确定任务之间的依赖关系或关系。有几种不同的方法可以创建任务依赖关系：使用“链接任务”按钮、使用输入表格的“前置任务”列或“任务信息”对话框中的“前置任务”选项卡，或点击并拖动甘特图上有依赖关系的任务符号。
创建依赖关系的步骤如下：
1. 使用“链接任务”按钮创建依赖关系，突出显示相关任务，然后点击“任务”选项卡“日程安排”组下的“链接任务”按钮。例如，要在任务 1 和任务 2 之间创建完成 - 开始（FS）依赖关系，点击第 1 行的任意单元格并向下拖动到第 2 行，然后点击“链接任务”按钮，默认的链接类型是完成 - 开始。在 Project A + 文件中，还将设置一些其他类型的依赖关系，并使用滞后选项设置依赖任务之间的重叠。
2. 使用输入表格的“前置任务”列创建依赖关系，必须手动输入信息。要手动创建依赖关系，在输入表格的“前置任务”列中输入前一个任务的任务行号。例如，任务 3 的前置任务是任务 2，可在“前置任务”列中输入，这意味着任务 3 必须在任务 2 完成后才能开始。要查看输入表格的“前置任务”列，将分割条向右移动，也可双击任务，点击“任务信息”对话框中的“前置任务”选项卡，在那里输入前置任务。

建立 Project A + 文件中任务依赖关系的步骤如下：
1. 在输入表格中显示“前置任务”列，将分割条向右移动，在之前保存的 myschedule.mpp 文件中显示完整的“前置任务”列，根据需要加宽“任务名称”或其他列。
2. 突出显示要输入前置任务的单元格，然后输入其前置任务的任务编号，点击任务 3“利益相关者登记册完成”的“前置任务”单元格，输入“2”，然后按回车键。输入任务依赖关系时，甘特图会更改以反映新的进度计划，同时会有几个单元格高亮显示，显示 Project 2013 的“可视化更改高亮显示”功能。
3. 输入任务 4 的前置任务并查看任务路径，点击任务 4 的“前置任务”单元格，输入“2”，然后按回车键。点击“格式”选项卡，然后点击“条形图样式”组下的“任务路径”按钮，尝试使用选项突出显示前置任务、驱动前置任务、后续任务和被驱动后续任务，然后点击“移除高亮显示”。
4. 使用“链接任务”按钮建立依赖关系，点击“任务名称”列中的任务 5 并向下拖动到任务 6，然后在“任务”选项卡“日程安排”组下点击“链接任务”按钮（看起来像一个链环），结果与在任务 6 的“前置任务”列中输入“5”相同，如图 A - 34 所示。
5. 使用“任务信息”对话框输入依赖关系和滞后时间，双击任务 5“项目章程”的“任务名称”，然后点击“任务信息”对话框中的“前置任务”选项卡。点击“任务名称”下方的单元格，然后点击“任务名称”向下箭头，选择“利益相关者识别”。点击“类型”下拉箭头查看各种类型的依赖关系，此任务保持默认的完成 - 开始类型。点击“滞后”下拉箭头，输入“ - 50%”，然后按回车键（滞后表示任务之间有间隙，提前或负滞后表示有重叠），屏幕应类似于图 A - 35。点击“确定”关闭对话框，任务 5 的“前置任务”列将显示“2FS - 50%”，表示与任务 2 存在完成 - 开始关系，且滞后为 - 50%，即任务 2 完成 50% 时任务 5 可以开始。
6. 输入其余依赖关系，通过手动在“前置任务”列中输入前置任务、使用“链接任务”按钮或使用“任务信息”对话框来链接其他任务。使用图 A - 36 中的信息进行输入，注意有些前置任务应留空。如果所有数据输入正确，项目应在 2013 年 12 月 6 日结束。
7. 调整几个日期，由于必须在特定日期交付两份进度报告，点击任务 24 和任务 25 的“开始日期”，将这些日期更改为 10 月 10 日和 11 月 7 日。同时将任务 22 和任务 23 的“结束日期”更改为 12 月 4 日，使这些日期更符合实际情况。Project 2013 会显示一个黄色警告符号，提醒正在更改默认日期，在这些示例中这是可以的。
8. 查看文件，必要时点击缩放滑块上的“缩小”按钮调整时间刻度，使所有信息显示在屏幕上。完成后，屏幕应类似于图 A - 37，仔细检查屏幕以确保正确输入了依赖关系。
9. 预览并保存文件，点击“文件”选项卡，然后选择“打印”预览并打印文件，点击“页面设置”，然后点击“调整为 1 页”选项，使文件打印在一页上，如图 A - 38 所示。打印 Project 2013 文件前要小心，以免浪费纸张。完成后，点击“保存”再次保存文件，保持文件打开，以便进行下一步操作。

4.5 甘特图、网络图和关键路径分析

Project 2013 默认在输入表格右侧显示甘特图，网络图常用于显示任务依赖关系。本部分解释甘特图和网络图的重要信息，并描述如何在甘特图视图中更清晰地显示关键路径信息。

由于已经创建了任务依赖关系，现在可以找到 Project A + 的关键路径。可通过更改甘特图视图中关键任务的颜色来查看关键任务，网络图视图中关键路径上的任务将自动显示为红色，也可在“进度”表格中或使用“关键任务”报告查看关键路径信息。
使甘特图上关键路径任务的文本显示为红色的步骤如下：
1. 更改关键任务的格式，使用之前保存的 myschedule.mpp 文件，点击“格式”选项卡，然后点击“条形图样式”组中的“关键任务”复选框，如图 A - 39 所示。甘特图中的关键任务将显示为红色，也可通过点击其中一个选项快速更改甘特图样式。
2. 查看网络图，点击“视图”选项卡，然后点击“任务视图”组下的“网络图”按钮，多次点击缩放滑块上的“缩小”按钮，观察视图的变化。图 A - 40 显示了 Project A + 网络图中的所有任务，里程碑任务（如“利益相关者管理策略完成”，顶部第四个框）显示为尖矩形框，其他任务显示为矩形。将光标移到该框上可查看放大视图，关键路径上的任务自动显示为红色，网络图上的虚线表示页面分隔符。打印网络图视图前，通常需要更改一些默认设置，由于网络图可能比较复杂，可能更倾向于像之前那样在甘特图上突出显示关键任务，以便更轻松地查看。
3. 查看进度表格，点击“视图”选项卡下的“甘特图”按钮返回甘特图视图，右键点击“任务模式”列标题左侧的“全选”按钮，选择“进度”。也可点击“视图”选项卡，点击“数据”组下的“表格”按钮，然后选择“进度”，“进度”表格将替换甘特图左侧的输入表格，屏幕应类似于图 A - 41。此视图显示每个任务的开始和结束（即最早开始和最早结束）以及最晚开始和最晚结束日期，以及自由和总松弛时间，右键点击“全选”按钮，选择“输入”返回输入表格视图。
4. 打开项目概述报告，点击“报告”选项卡，点击“查看报告”组下的“仪表盘”按钮，然后点击“项目概述”打开概述报告，如图 A - 42 所示。报告显示了到期的里程碑和完成百分比，可根据需要检查其他报告。
5. 关闭报告并保存文件，完成报告检查后，点击快速访问工具栏上的“保存”按钮保存最终的 myschedule.mpp 文件，显示输入表格和甘特图视图。如果不继续进行下一部分操作，关闭 Project 2013。

5. 项目成本和资源管理

许多人不使用 Project 2013 进行成本或资源管理，一些组织有更完善的成本管理软件产品和程序，而且很多人不知道如何使用 Project 2013 的成本或资源管理功能。然而，这些功能使更轻松地集成项目总信息成为可能。本部分提供输入固定和可变成本估计、将资源分配给任务、查看资源直方图以及在建立基线计划后输入实际成本和进度信息的简要说明，还解释如何使用 Project 2013 进行挣值管理。

5.1 输入固定和可变成本估计

可以将成本输入为固定成本或可变成本。固定成本包括特定数量的材料成本或按固定成本聘请的顾问成本，可变成本根据材料数量或人员工作小时数而变化。在许多项目中，人力资源成本占项目总成本的最大比例。

5.1.1 在成本表格中输入固定成本

在成本表格中输入与每个任务相关的固定成本很方便，将为任务 15“可交付成果 1”输入 200 美元的固定成本。
输入固定成本的步骤如下：
1. 显示成本表格视图，必要时打开 Project 2013 文件 myschedule.mpp，右键点击“任务模式”列标题左侧的“全选”按钮，选择“成本”，成本表格将替换甘特图左侧的输入表格。根据需要加宽“任务名称”列，然后将分割条向右移动，直到看到整个成本表格。
2. 输入固定成本，在任务 15“可交付成果 1”的“固定成本”列中输入“200”，然后按回车键，“总成本”和“剩余成本”列将反映此输入，摘要任务“执行”也会相应更改，屏幕应类似于图 A - 43。

5.1.2 输入资源信息和成本估计

在 Project 2013 中有几种输入资源信息的方法。资源工作表允许输入资源名称、缩写、资源组、最大单位、标准费率、加班费率、每次使用成本、应计方法、基本日历和代码。在资源工作表中建立资源后，可通过点击“资源名称”列单元格时出现的列表箭头将这些资源分配给输入表格中的任务，“资源名称”列是输入表格的最后一列。也可使用其他方法分配资源，如使用“分配资源”按钮或使用拆分窗口，这是推荐的方法，因为 Project 2013 对资源分配有一些假设，可能会影响进度计划或成本，使用拆分窗口可以更好地控制资源分配。
输入每个人的基本信息到资源工作表并使用输入表格和工具栏将他们分配给任务的步骤如下：
1. 显示资源工作表视图，点击“视图”选项卡，然后点击“资源视图”组下的“资源工作表”按钮。
2. 输入资源信息，将图 A - 44 中的信息输入到资源工作表中，三个资源名称分别是 Kathy、Dan 和 Scott，Kathy 的标准费率和加班费率是 40，Dan 和 Scott 的标准和加班费率是 30。按所示输入信息，按 Tab 键移动到下一个字段，输入标准和加班费率时，只需输入数字，如 40，Project 2013 会自动输入“$40.00/hr”，输入的标准和加班费率基于小时费率，也可通过在年薪数字后输入“/y”表示“每年”来输入年薪。输入资源数据完成后，屏幕应类似于图 A - 44。
3. 分配资源到任务，从“视图”选项卡中选择“任务视图”组下的“甘特图”按钮，然后点击“全选”按钮并切换回输入表格，必要时将分割条向右移动以显示“资源名称”列。
4. 将 Kathy 分配给任务 2“利益相关者识别”，点击第 2 行的“资源名称”单元格，点击列表箭头，点击 Kathy 旁边的复选框，然后按回车键或点击其他单元格。资源选择是刚刚在资源工作表中输入的名称，选择资源后，其名称会显示在甘特图上，如图 A - 45 所示。使用列表箭头为任务分配多个资源时，只需选择另一个复选框。由于任务处于自动调度模式，Project 2013 会假设每个资源全职分配给任务，也可使用“按资源名称过滤”功能，仅显示分配给特定资源的任务。
5. 将两个资源分配给一个任务，点击第 5 行“项目章程”的“资源名称”单元格，点击列表箭头，点击 Dan 和 Kathy 旁边的复选框，然后按回车键。两个资源名称会显示在“资源名称”列和该任务的甘特图上，任务持续时间仍为一周。
6. 更改资源分配，点击任务 2“利益相关者识别”的“资源名称”单元格，点击列表箭头，添加 Dan 作为另一个资源。更改原始资源分配时，Project 会提示如何处理更改，如图 A - 46 所示，点击感叹号符号可查看选项。在 Project 的过去版本中，添加资源会自动更改进度计划，除非用户以特定方式输入，现在对进度计划和成本的控制更多，在这种情况下，接受保持持续时间不变的默认设置。
7. 查看成本表格，右键点击“任务模式”列标题左侧的“全选”按钮，选择“成本”，添加资源的任务会增加成本，Project 假设人员全职分配给任务，任务 2 和任务 5 各显示成本 2800 美元。右键点击“任务模式”列标题左侧的“全选”按钮，选择“输入”返回输入表格。

5.1.3 使用资源详细信息窗口控制资源和工作分配

使用资源详细信息窗口控制资源和工作分配的步骤如下：
1. 打开资源表单，注意第 2 行和第 5 行任务的指示符列中的红色符号，将光标移到符号上，读取关于资源过度分配的消息。点击第 2 行“利益相关者识别”的“任务名称”，点击“资源”选项卡，然后点击“属性”组下的“详细信息”按钮，屏幕底部将显示资源表单，如图 A - 47 所示。由于 Kathy 在同一天被安排在两个任务上，Project 2013 假设每个任务全职工作，因此显示资源过度分配。
2. 将任务 2 和任务 5 设置为手动调度，右键点击“全选”按钮并切换到输入表格，点击任务 2 和任务 5“任务模式”列的下拉框，将它们设置为手动调度。分配资源时，Project 2013 假设它们每周在每个任务上全职工作 40 小时，由于这两个任务有重叠的日期，存在资源过度分配问题。可通过资源表单更改工作时间。
3. 更改工作小时数，在顶部窗口中选择任务 2“利益相关者识别”，然后点击屏幕下部资源表单窗口中 Kathy 的“工作”列，输入“10h”，按回车键，为下一个任务任务 5“项目章程”再次输入“10h”并按回车键，然后点击“确定”按钮。点击“下一步”查看 Dan 的资源表单，如图 A - 47 所示。
4. 输入额外的工作小时数并查看甘特图，将 Dan 在任务 2 和任务 5 的工作小时数也更改为“10h”，甘特图中任务 2 和任务 5 的持续时间仍为一周，过度分配指示符应消失，因为小时数已从默认的每天 8 小时（即 5 天任务的 40 小时）减少。点击“资源”选项卡功能区上的“详细信息”按钮移除资源表单。
5. 查看新的成本信息，右键点击“全选”按钮，然后点击“成本”查看成本表格，任务 2 和任务 5 的总成本各显示为 700 美元。
6. 不保存文件直接关闭，关闭文件，但不保存所做的更改。

5.2 使用团队规划器功能

另一种分配资源并减少过度分配的方法是使用团队规划器功能。假设项目有两个人 Brian 和 Cindy 被分配工作，如图 A - 48 所示。Brian 在第一周全职分配到任务 1 和任务 2，因此 Brian 资源过度分配；Cindy 在第二周全职安排在任务 3，任务 4 也安排在第二周但尚未分配。
使用团队规划器功能调整资源分配的步骤如下：
1. 点击“视图”选项卡下的“团队规划器”视图，屏幕应类似于图 A - 49 的上半部分。Brian 同时被分配任务 1 和任务 2，这些任务和 Brian 的名字显示为红色以表示资源过度分配；Cindy 在接下来的一周被分配任务 3，任务 4 未分配。
2. 通过简单地点击并将任务 4 向上拖动到第二周 Brian 下方，将任务 2 向下拖动到第一周 Cindy 下方，重新分配这些任务，可消除 Brian 的资源过度分配，如图 A - 49 的下半部分所示。许多人会欣赏这个在 Project 2010 中首次引入的功能的简单性。

5.3 输入基线计划、实际成本和实际时间

在“任务名称”列中输入信息、确定任务持续时间和依赖关系并分配成本和资源后，就可以建立基线计划。通过将基线计划中的信息与项目过程中的实际进度进行比较，可以识别并解决问题。项目结束后，可使用基线和实际信息更准确地规划类似的未来项目。要使用 Project 2013 帮助控制项目并查看挣值信息，必须建立基线计划、输入实际成本和实际持续时间。
保存文件为基线并输入实际信息的步骤如下：
1. 打开名为 tracking.mpp 的文件，文件应显示成本表格视图。这个短期项目计划于 2013 年 1 月 7 日开始，2 月 13 日结束，分配了三个资源，成本为 11200 美元。点击“项目”选项卡，点击“日程安排”组下的“设置基线”按钮，然后点击“设置基线”，如图 A - 50 所示。
2. 将文件保存为基线，检查“设置基线”对话框，点击下拉箭头，可设置多达十个基线，接受保存整个项目的默认设置，点击“确定”，“基线”列会变为蓝色。
3. 显示跟踪表格，点击“任务”选项卡，右键点击“全选”按钮，然后点击“跟踪”查看跟踪表格，必要时将分割条向右移动以显示表格中的所有列，将光标移到功能区第一行“日程安排”组中的每个跟踪按钮上，查看其功能，屏幕应类似于图 A - 51。
4. 将任务 2 到任务 4 标记为 100% 完成，点击任务 2“主任务 1 下的子任务 1”的“任务名称”并向下拖动鼠标到任务 4 的单元格，突出显示这些任务，点击功能区上的“100% 完成”按钮，包含日期、持续时间和成本信息的列现在应包含数据，而不是默认值（如 NA 或 0），“完成百分比”列应显示 100%，根据需要调整列宽，屏幕应类似于图 A - 52。甘特图上这三个任务的条形图现在会有一条黑线穿过。
5. 输入任务 6 的实际完成日期，点击任务 6“主任务 2 下的子任务 1”的“任务名称”，点击“按计划标记”下拉框，然后点击“更新任务”，将打开“更新任务”对话框。对于任务 6，输入实际开始日期为“1/28/13”（与当前开始日期相同），实际完成日期为“2/11/13”（比当前完成日期晚十天），如图 A - 53 所示。点击“确定”，跟踪表中的信息会更改。
6. 查看跟踪甘特图，点击屏幕最左侧甘特图旁边的下拉箭头，然后点击“跟踪甘特图”快速切换到该视图，必要时移动分割条并调整列宽，使用甘特图窗口右侧的水平滚动条（将滑块向左移动）查看跟踪甘特图上的符号，使用屏幕右下角的缩放滑块调整时间刻度，以便看到所有符号，屏幕应类似于图 A - 54。任务 6 的蓝色条形图显示刚刚输入的实际时间，关键路径上这个任务的延迟导致整个项目的计划完成日期推迟（现在是 2 月 25 日而不是 2 月 13 日），最左侧的指示符列中的复选标记表示任务已完成。
7. 将文件另存为名为 myactuals.mpp 的新文件，点击菜单栏上的“文件”，然后点击“另存为”，将文件命名为“myactuals”，然后点击“保存”。

跟踪甘特图提供了额外的信息，已完成任务在其符号旁边显示 100%，尚未开始的任务显示 0%，正在进行的任务（如任务 5）显示完成工作的百分比（此示例中为 35%），项目摘要任务条形图表示整个项目完成了 57%。查看跟踪甘特图可以轻松查看相对于基线计划的进度。输入一些实际信息后，可查看该项目启动任务的挣值信息。

5.4 查看挣值管理数据

挣值管理是衡量项目绩效的重要项目管理技术。由于已经输入了实际信息，现在可以在 Project 2013 中查看挣值信息，也可使用可视化报告功能查看挣值报告。
查看挣值信息的步骤如下：
1. 查看挣值表格，使用刚刚保存的 myactuals 文件（或从配套网站下载），右键点击“全选”按钮，选择“更多表格”，然后双击“挣值”，将分割条向右移动以显示所有列，如图 A - 55 所示。挣值表格包括每个挣值缩写的列，如 PV、EV、AC、SV、CV 等。任务 6（及其摘要任务任务 5）的 EAC（完成时估算）高于 BAC（完成时预算），因为该任务完成时间比计划长。任务 0 显示 VAC（完成时偏差）为（$3360.00），意味着项目预计完成时比计划多花费 3360 美元。请注意，并非所有实际信息都已输入，并且计算机上的日期必须设置为晚于已完成任务的日期，数据才能正确计算。
2. 查看挣值图表，点击“报告”选项卡，然后点击“查看报告”组下的“成本”，然后点击“挣值报告”，如图 A - 56 所示。可根据需要尝试不同的报告选项或点击链接了解更多关于挣值的信息。
3. 不保存文件直接关闭 Project 2013，点击“文件”选项卡，点击“关闭”，提示保存文件时选择“否”。如果需要，也可退出 Project 2013 休息一下。

6. 集成 Project 2013 与其他应用程序和 Office 应用

Project 2013 提供了几个功能，使其易于与其他应用程序集成。例如，可以在 Project 2013 和其他应用程序（包括时间线）之间复制数据，也可以在项目文件中创建指向在 Word、Excel、PowerPoint 或其他应用程序中创建的项目文档的超链接。还可以从 Microsoft 的 Office 应用商店购买并添加新的应用到 Project 2013。

6.1 在应用程序之间复制信息

大多数人熟悉在 Office 应用程序之间复制信息。例如，可以在 Excel 中突出显示一列数据，选择“复制”，然后在 Project 2013 或其他应用程序中选择“粘贴”。也可以通过选择“从 Excel 工作簿新建”从现有 Excel 文件创建新的 Project 2013 文件，还可以轻松地将时间线从 Project 2013 复制到其他应用程序。
将时间线从 Project 2013 复制到其他应用程序的步骤如下：
1. 打开另一个 Project 2013 模板文件，启动 Project 2013，打开一个模板文件，如“住宅建设”，如图 A - 57 所示，注意屏幕顶部附近的时间线。
2. 对时间线进行更改，将光标移到时间线上第二个项目“场地工作”上，右键点击“场地工作”，选择“从时间线移除”。
3. 打开“插入超链接”对话框，点击任务 4，右键点击“申请许可证”，然后点击“添加到时间线”（注意这个里程碑的表述可以更好地表明它没有持续时间，如“许可证申请已提交”），根据需要对时间线进行其他调整。
4. 将时间线复制到 PowerPoint，点击时间线上的任意位置，然后点击功能区“复制”组中的“复制时间线”按钮，选择“用于演示文稿”，如图 A - 58 所示。
5. 将时间线复制到 PowerPoint，打开 PowerPoint，根据需要更改幻灯片布局、添加幻灯片标题并更改主题，然后右键点击并选择“粘贴图片”，屏幕应类似于图 A - 59，显示 Project 2013 时间线在演示文稿中。

6.2 创建指向其他文件的超链接

有些人喜欢将 Project 2013 文件作为许多不同项目文档的主要信息来源。为此，可以简单地插入指向其他文档文件的超链接。例如，可以创建一个指向之前在“任务名称”列中列为里程碑的利益相关者登记册文件的超链接。
在 Project 2013 文件中插入超链接的步骤如下：
1. 打开 myschedule.mpp 文件，使用之前保存的文件或从配套网站下载，应显示输入表格和甘特图视图。
2. 选择要插入超链接的任务，点击任务 3“利益相关者登记册完成”的“任务名称”。
3. 打开“插入超链接”对话框，右键点击该单元格，然后点击“超链接”，将打开“插入超链接”对话框，如图 A - 60 所示。根据计算机的目录结构，会显示不同的文件夹。
4. 双击超链接文件的文件名，更改“查找范围”信息，直到找到为本文下载的文件保存的位置，双击名为“stakeholder register.doc”的 Word 文件，然后点击“确定”。任务 3“任务名称”左侧的指示符列中将出现一个超链接按钮，将光标移到超链接按钮上，鼠标指针变为手形时，将显示超链接文件的名称，点击该按钮将打开文件。

6.3 使用 Project 2013 应用

Microsoft 有一个 Office 应用商店，可在其中下载 Project 2013 的特殊应用，新应用经常添加。
探索 Project 2013 应用的步骤如下：
1. 访问 Office 应用商店，打开 Project 2013，点击“项目”选项卡，然后点击功能区“应用”组左侧的“Office 应用”按钮，将打开“Office 应用”对话框，如图 A - 61 所示。
2. 探索 Office 应用商店，点击“Office 应用商店”按钮，屏幕应类似于图 A - 62，显示 2013 年 4 月 6 日可用的应用，阅读各种应用的信息，并根据需要添加它们。

通过以上内容，我们全面了解了 Project 2013 的使用方法，从项目管理软件的基本概念、Project 2013 的新特性，到创建项目文件、制定进度计划、管理成本和资源，以及与其他应用程序的集成等方面。掌握这些知识和技能，能够帮助我们更高效地进行项目管理工作。在实际应用中，可以根据具体项目的需求，灵活运用 Project 2013 的各项功能，提高项目的成功率和管理效率。同时，不断探索和尝试新的功能和方法，也有助于进一步发挥该软件的潜力，为项目管理带来更多的便利和价值。