企业知识管理很鸡肋？是你方法没用对

编者按：知识管理是提升企业学习能力的关键，是企业加强竞争优势和核心竞争力的保证。本文从目前企业知识管理中存在的一些问题说起，介绍了天翎KMS是如何有效提供知识管理的，并进一步阐述了天翎KMS为企业实现的价值。

概要：

1. 知识管理“鸡肋”假象

2. 有效知识管理才是王道

3. 天翎KMS实现的价值

目前，全球经济低迷，国际经济形势错综复杂，中国经济整体稳定，“生于忧患，死于安乐”，在这种经济大形势下，企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量，进行有效的企业知识管理，为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说至关重要。

知识管理的“鸡肋”假象

企业一般在建立之初，便有了初步的知识管理概念，但是随着企业的发展，各种问题逐渐显现出来：

1. 管理困难：文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露；查找缓慢，效率低下；知识库版本管理混乱。

2. 安全隐患：对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等，知识库安全缺乏保障；员工离职或调岗后，资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。

3. 协同共享难：管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享。

4. 知识赋能难：由于沿用传统的管理模式，企业往往把文档管理理解成文件的备份和保存，没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网。

5. 知识非个性化：企业的不同人员对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别，很多企业的信息化系统往往是“千人一面”，组织内成员无法按需所取，知识和信息无法分类，知识不能有效积累和利用。

这些问题，使企业的知识管理显得很“鸡肋”，甚至遭到员工的抵制，觉得费时费力，收益甚微。

有效知识管理才是王道

“鸡肋，食之无味，弃之可惜”，如何让企业知识管理变得“有滋有味”，一个强大的文档管理系统必不可少。天翎的KMS(知识管理系统)，融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。

天翎KMS是如何做到有效知识管理的呢？

针对企业集团都需要对应的呈现分组织架构管控平台，并且需要跟其他系统打通做接口，自动提取对应的结构化和非结构化数据的对应的内容清洗和提取，转为为可视化的文档数据，便于用户来查询和搜索。天翎文档存储结合自身低代码开发平台结合流程审批，完成整体的项目灵活配置，自定义用户界面和内容，呈现对应的软件界面。

1. 文档分类，便于管理

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2. 数据权限，保证安全

• 权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

• 可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

• 按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

• 文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

3. 编辑共享，实现协同

• （1）直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。
• （2）支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。
• （3）支持文档资料分享。

4. 知识管理与流程梳理

• 知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

• （2）对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

5. 学习培训，智能问答

• 企业员工在微信（或企业微信）上收到培训课程提醒，点击即可学习，同时PC端也可进行课程培训学习；也可以通过考试自动参加一个靠评，还可以把自己的考学习的进度和考评的进度都做好对应的进度，跟绩效挂钩，提高自主学习的能力。

• 智能问答机器人可以通过PC端，移动端进行系统问答，对查询资料或办理其他业务时起到指引。

天翎KMS实现的价值

天翎KMS将企业海量的知识转化为前进的动力，帮助企业提升自身竞争力，实现“五化”，进行有效知识管理：

1. 统一化：形成企业单位统一的知识文档管理，通过系统规范内部的文档管理，提高企业管理效率；

2. 资产化：实现企业内部的企业知识库的建立，有效分类建立知识库，目录分明，文件位置清晰；

3. 协同化：实现内部文档的高效协作和信息共享，提高工作效率；

4. 赋能化：集成AI人工智能为知识管理系统赋能，为企业赋能，助理企业战略发展、优化提升企业知识管理能力；

5. 应用化：通过构建知识地图进行有效知识文档快速指引通过企业在各类办公、业务场景下形成知识应用成为在企业办公、业务场景中高效协作应用助手。