文档管理

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1. 文档管理制度

	1.

文件定义：

1.

人力和行政、财务等管理制度存储
2.
购买的材料
3.
课程开发类文件
4.
课程开发类文献资料
5.
外来文件：文献资料、标准、行业信息、客户要求等
2.
文件属性分类：

1.

课程开发类文件（受控文件，当发生变更时需通知到持有讲师）
2.
质量体系文件：质量政策、质量目标、质量体系程序文件，公司经营规划/计划
3.
项目资料类文件
4.
管理性：管理规章制度、工作流程、规范/规定等
5.
行政性：公告、通知、通报、报告、申请等
6.
日常办公类：各部门持有
3.
密级分类

1.

绝密文件：经营决策并影响权益的核心文件，如经营方针、战略与重大经营举措；重大改革、研发项目、财务状况资料
2.
机密文件：

1.

公司尚未实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置
2.
各阶段的营销、商务、服务政策
3.
内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录
4.
公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类情况分析
5.
研发输出的课程开发类文件
6.
计算机网络资料和涉及公司经营管理的重要资料
3.
秘密文件

1.

公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
2.
公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资 /劳务收入等有关资料。
3.
公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
4.
供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。
5.
客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。
6.
产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。
7.
各类印章（含印模）和重要证件。
4.
无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/ 通告、一般性决定和决议等。
4.
文件归档、发放、保管

1.

归档 —— 流程及规则

1.

经审批后由课程开发师上传归档并在备注中标注“通过XXX评审”
2.
文献资料需由文档管理专员按照分类规则在命名后上传文档系统
2.
发放 —— 流程及规则

1.

文件的发放实施分类控制，EHS 负责组织编制“文件分发控制表”，规定文件发放的范围及相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。
2.
文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。
3.
文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
4.
文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。
3.
文件保管与借阅

1.

文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

1.

各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
2.
存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
3.
文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
1.
文件复制受控文件未经批准不可下载，若有部门需要，应由文件归口部门批准后方可下载，并按照文件发放程序执行。
2.
保管
3.
借阅
1.
文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式，文件销毁是必须有人监督，并在“文件销毁审批记录表”上做好销毁确认的记录。
2.
外来文件

1.

国家、行业、地方标准参考资料；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由 EHS 统一管理。
2.
一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件由接收部门负责接收，交 EHS 办统一管理。
3.
外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。
3.
保密文件的管理