管理不可用利益相关者与构建利益相关者关系的艺术

背景简介

在项目管理领域，利益相关者（stakeholder）的角色至关重要，他们对项目的成功与否有着直接的影响。但在实际操作中，我们经常会遇到一些“不可用”的利益相关者，即在需要他们的时候总是“太忙”而无法参与。处理这些利益相关者需要特别的策略和技巧，同时也强调了与所有利益相关者建立良好关系的重要性。

不可用的利益相关者及其管理

当利益相关者无法参与项目的重要决策或讨论时，他们往往会在项目的关键时刻提出质疑或挑战，这是因为他们之前没有机会参与和提供输入。为了有效管理这些不可用的利益相关者，文中提出以下策略：

委托决策权

尝试让利益相关者将决策权委托给一个有能力和可信赖的代表。

决策机制的建立

与利益相关者合作，建立一种机制，使其在无需亲自到场的情况下做出决策。

会议时间表的规划

项目经理需在项目开始时确定所有利益相关者的最佳可用时间，并制定会议计划。

避免会议的不断重新安排

保持预定会议和时间框架，以避免因不断重新安排会议而造成利益相关者无法参与。

提前发布会议时间表

通过电话和电子邮件提醒利益相关者关于会议的时间表。

利用机会性时刻

在利益相关者的午餐休息时间、社交活动或进出大楼时与之接触。

项目经理还应记录所有与不可用利益相关者沟通的尝试，以便在需要时使用这些数据来促使利益相关者改变其行为或委托或辞去其职责。

构建理想的利益相关者关系

理想的利益相关者具备以下特点：

1. 对项目或计划表现出兴趣。
2. 必要时能够提供接触。
3. 在不可用时，指派合格人员代表利益相关者行事。
4. 愿意承担责任，并及时审阅和签署所需文件。
5. 明确沟通偏好。
6. 优先考虑其偏好和要求。
7. 理解项目管理过程，不向项目经理施压绕过标准流程。
8. 在适当时候为项目团队提供缓解。
9. 对团队成员表现出激励和支持。

关系建设的技巧与实践

与利益相关者建立关系是项目管理中最关键的方面之一。项目经理需认识到关系建设是一个持续不断的过程，而不是一蹴而就的。

建立信任

强大的利益相关者关系始于建立信任，并在此基础上不断强化。了解利益相关者的需求和偏好是建立良好关系的关键。

非正式的介绍和交流

在利益相关者聚集的场合，进行正式和非正式的介绍，并分享他们的一些积极特质。

提前准备会议和演讲

为演讲和会议做好准备，并确保团队也准备就绪。教导项目经理在不知答案时，诚实告知并承诺找出答案的时间。

有效的沟通策略

有效的沟通策略能建立信任。与利益相关者沟通时，应明确他们的沟通需求，并根据情况选择面对面沟通或电话沟通。

重要里程碑的沟通机会

项目经理应在重要里程碑发生之前就开始与利益相关者沟通，以确保利益相关者对里程碑审查和交付物的签署做好充分准备。

总结与启发

在项目管理中，有效处理不可用的利益相关者和建立稳固的利益相关者关系是至关重要的。通过上述策略和技巧的应用，项目经理不仅能够增强项目的执行力，还能提高项目成功的可能性。这些实践不仅仅是一套工具或方法，它们是项目经理必备的软技能，能够为项目的顺利进行打下坚实的基础。