本文详细介绍了XXX公司的采购与付款循环控制工作流程，包括供应商资格评审、采购申请审查、供应商选择、订单发出确认及请款处理等环节。在流程中，强调了供应商主数据库的建立与维护，明确了各个节点的控制活动和审批流程，以确保数据的准确性和完整性。同时，文章提出了对供应商信息变更的审批和职务分离原则，以防止不正当交易和舞弊行为的发生。此外，还详述了供应商评价机制和问题处理流程，以及订单发出后的跟踪和付款处理步骤，确保了整个流程的合规性和效率。
编号：
A-1
公司名称
XXX公司
流程名称
层 次
任务概要
单 位
总经理
管理部长
稽核部门/人员
财务部门
资材课长
资材担当
供应商
需求部门
仓库部门
工程部门
节 点
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
密 级
签发人
签发日期
XXX内部控制制度－－采购与付款循环控制工作流程
采购与付款循环控制工作流程
程序
节点
控制活动
编号及内容
序号
目的
风险及
风险编号
关键帐、证、表
依据及标准
供应商资格评审和确认,主数据库的建立与维护,采购申请审查和确认，供应商选择及采购订单制订,订单发出确认及请款处理，职务分离
《营业执照》
《税务登记证》
《企业法人代码证》
《合格供应商登录备案表》
《合格供方名单》
《顾客选定的供方名单》
《备用供方名单》
《供方评定程序》(已制定)
《采购控制程序》(已制定)
《采购控制流程规定》(已
制定)
供应商
主数据
库的建
立和维
护
F5
F6
F7
G7
G8
E8
D8
B8
C08.资材部门负责将合格供应商相关资料录入数据库,在录入之前检查数据库中是否已有此供应商资料以
防止重复录入，并将供方资料归档保存。
C09.资材部门负责供方数据库的日常维护，确保信息的准确性和完整性，资材部门主管定期对数据库进
行检查。
C10.对于供应商资料的追加、修改以及消除的行为依据权限规定编制《供应商信息变更申请书》提交管
理层审批确认后更改。
C11.对于供应商的银行账号等重要信息的变更，必须在接收到有该公司抬头的书面申请文件的正本后，
再执行信息变更的程序，并请财务部门签收确认。
C12.对供应商主数据库的变更必须受到权限限制。系统使用者和主数据库的付款处理人必须做到职务分
离。
C13.每月编制《供应商信息变更报告书》并提交管理层审批确认。
C14.每季度由使用部门和资材担当对供应商产品质量状况、保证能力、交付情况以及价格等进行评估，
并编制《供方评价表》提交管理部长审查。
C15.对于供方出现一般质量问题由资材部门通知供方，责成其作出对策并限期整改；对于供方出现严重
质量问题或评估不合格时，由管理部发出《纠正和预防措施报告》和《不合格供方整改通知书》，两次
发出而没有改进的则取消其资格。
A01
A02
A03
A04
A05
D03
D04
D05
1.供应商名称输入系统只能有一次：
A05.在输入新的供应商之前，必须经过自动或手动检查，确定是否重复。
2.确保供应商，主数据库录入的内控有效运行：
A01.对于主数据库的所有的追加、修改以及消除，都必须依据权限规定，按标准化格式，书面
提交申请，并取得批准。
A02.供应商的银行账号等信息的变更，必须基于有该公司抬头的书面文件的正本，并留下此证
据。
A03.对供应商主数据库的变更必须受到权限限制。不得将主数据库的付款通知书的处理、付款
的权限授予系统使用者。
A04.管理层每月需审阅对供应商主数据库的变更报告书，并审阅数据的完整性以及银行帐号的
变更，需留下审阅的签名及日期。
3、只有经过正式授权的人员，才能变更银行交易系统中对方交易公司的数据：
D03.对于银行交易系统的主数据库的变更，必须设定权限限制。
D04.供应商主数据库的变更申请书上，必须详细记载新的银行帐号等信息。在变更之前须审
批，申请书上须留下审批的证据。
D05.管理层需检查银行系统主数据库的变更，包括银行帐号变更，并留下检查的证据。
• 供应商有可能会被重复输入系统
PPR01-未经许可，随意变更供应商主
数据库，发生舞弊交易
PPR02-舞弊的采购，购买
PPR11-资金贪污
CMR01-篡改对方交易公司的数据
CMR02-错误的支付
《合格供应商名单》
《供应商信息变更申请表》
《供应商信息变更报告书》
《供方评价表》
《纠正和预防措施报告》
《不合格供应商整改通知书》
《取消供应商资格表》
《采购控制程序》(已制定)
《采购控制流程规定》(已
制定)
供应商
资格的
评审和
确认
F2
G2
F3
E3
B3
F4
C01.依据目前需求状况通过多种渠道和方式寻找供应商。
C02.在寻找到供应商后即向其索取基本资料(如《营业执照》、《税务登记证》、《企业法人代码证》
等)，并进行初步审查。对于条件不具备的供应商予以退回，资料不齐全的供应商应要求其补齐相关资
料。
CO3.通过初步评审后，对供应商依据相关制度进行ABC分类。
C04.对AB类供应商，资材部门召集品质、技术等相关部门评估供方在质量、技术、管理、环保等方面是
否具备基本能力,填写《合格供应商登录备案表》。
C05.对C类供应商，资材部门直接评估供方在质量、技术、管理、环保等方面是否具备基本能力，填写《
合格供应商登录备案表》。
C06.经相关部门评审完成后的《合格供应商登录备案表》，提交管理部长核决确认。
C07.资材部门依据经管理部长核决确认的《合格供应商登录备案表》，收录为合格供应商，编制《合格
供方名单》、《顾客选定的供方名单》、《备用供方名单》。
采购申
请的审
查和确
认
H9
H10
F10
E10
B10
A10
C16.接收在库管理循环之物流需求计划编制流程。
C17.需求部门通过OA系统申请开具《购入依赖书》，并对其进行流水编码。开具完毕后经过OA系统流程
中规定的各级别审批并提交资材部门审查。
C18.资材在接收《购入依赖书》后，依据采购计划和库存状况对其需求数量进行审查，如有差异则要求
需求部门进行确认并修正。对于超常规采购需要联系相关部门负责人进行交涉并得到证实。
C19.资材对《购入依赖书》的各项要素进行审查，包括审查是否出自OA系统；是否按流程完成审查；物
品名称及规格是否齐全有效；是否有发行日期和希望纳期；希望纳期是否有效；提供实样或图片文字是
否清楚齐全等
C20.针对无法购入或要变更购入途径的物品，资材将《购入依赖书》退回需求部门并更改。
C21.经审查通过的《购入依赖书》交由管理层审批。
A06
1.采购申请书依据权限规定进行审批
A06.采购申请书必须依据权限规定，进行审批
PPR02-不正当的采购。
《购入依赖书》
《采购控制程序》(已制定)
《采购控制流程规定》(已
制定)
《询、比、议价资料》
《新增供应商审批报告书》
《采购价格差异报告书》
《起案书》
《采购订单》
《采购合同》
《采购控制程序》(已制定)
《采购控制流程规定》(已
制定)
PPR03-对采购价格/数量的不正当修
改
未按照规定的程序发订单
PPR02-不正当的采购
PPR08-未经适当的审批，将付款通知
送去付款。
PPR11- 贪污资金
报告书中记载的信息不正确
《采购订单》
《纳期执行一览表》
《入库单》
《工程竣工验收报告》
《购入依赖书》
《采购订单价格数量修改报告书
》
《紧急采购依赖书》
《应付帐款帐龄分析表》
《采购控制程序》(已制定)
《采购控制流程规定》(已
制定)
供应商
的选择
及采购
订单制
订
F11
J11
F12
F13
G13
E13
B13
F14
F15
E15
B15
C22.资材部门对审核完毕的购入依赖书进行整理并评定分发各采购担当。
C23.对归属于加工建设类采购事项在此转入工事采购验收流程；对于购入品的供应商，资材可以在《顾
客选定的供方名单》中选择，否则按照公司《合格供方名单》选择。
C24.常规购入品按照供应商与公司在年初、年中签订的供货协议，可不需要再经过询比议价程序直接制
作采购订单，进口物品则向母公司采购部门确定价格后制作采购订单。
C25.非常规购入品和新品购买必须寻找二家或二家以上合格供应商进行价格比较，选择质优价低者。金
额折算超过20万日元的须提供《起案书》方可制作采购订单。
C26.对合同已满期的供应商，在进行新的采购之前，须寻找二家或二家以上合格供应商进行价格比较。
选择质优价低者。
C27.因价格之外的理由选定供应商，必须将理由书面记录；在报价阶段，考虑价格时也要考虑供应商的
质量与服务。
C28.订单、合同的制作，应以经律师审阅确定的标准合同模板为准；不适用标准格式的合同应经法律顾
问复核确认。
C29.依据经过审核确认的询比议价结果制作采购订单或与供应商签订采购合同，并交由管理层审批。采
购订单及合同均需要连续编号并存档管理，资材部门每月需对采购订单的执行情况进行统计，对长期未
予执行的采购订单应上报管理层并及时追踪处理。原始的询比议价资料需要存档管理，保存期限至少在
两年以上，以备稽查使用。
C30.资材部门每月调查采购价格差异和大幅度变动的原因，并制作调查报告书报送管理层审批。针对市
场实际情况与供应商进行价格下降交涉，签订降价协议并执行。
C31.每月制作单次(一次性)供应商的报告书并报送管理层审批。
A07
A08
A09
A14
1.从供应商处取得有竞争力的报价：
A07.在进行新的采购之前，如合同已满期，必须预先从几家达到要求的供应商那里取得具有竞
争力的报价单
A08.如选定供应商是出于价格之外的理由，必须将理由书面记录。在报价阶段，在考虑价格
时，也要考虑供应商的质量和服务
2.所有采购的供应商都经过审批：
A09.管理层每月需审阅单次供应商的报告书，须在报告书上留下审阅的签名及日期
3.须定期检查采购价格的差异：
A14.每月需调查采购价格的差异及处理费用的差异。调查报告书上须留下签名，日期等证据。
• 选定了不适当的供应商
• 发生一次性的供应商，未经审批的
供应商，没有留下审计证据
PPR02-不正当的采购。
PPR03-对采购价格/数量的不正当修
改
PPR05-采购日的记录错误
PPR07-漏记应付款，或重复受理，支
付
C32.资材部门接收已经过核准的采购订单并及时发给供应商。在订单发出后，资材人员应与供应商确认
订单是否收到以及所订购的物品是否能按时送货，并请供应商回签确认，资材人员负责追踪物品入库为
止。
C33.供应商发货后，在此转入在库管理循环收货验收流程和固定资产验收流程。
C34.订单发出后，资材部门监督供应商按期纳货，如有变动应及时通知使用部门，并讨论是否接受更改
纳期。资材部门每周向仓库部门索要《纳期执行一览表》，以及时追踪各供应商纳期执行情况。该表格
作为对供应商评估的重要资料。
C35.资材部门应要求供应商回签订单，在接收供应商的回签订单后验收部门开具的《入库单》及《工程
竣工验收报告》后将其按照流水号码整理并归档保存。
C36.资材部门按照供应商将购入依赖书、采购订单、验收单、发票、送货单等资料进行归集，并审查各
单据的数据是否符合。
C37.依据上述原始单据，制作付出传票报送资材课长、财务课以及管理部长进行审批，审批确认后送交
财务进行请款。
C38.预付款、分期付款、单次付款，依照“现金及银行流程”相关规定办理支付手续，转入其流程。
C39.每月资材部门将报价资料与ERP内价格核对，原始报价资料需保存2年方可销毁。
C40.每月制作采购订单价格和数量修改报告书并报送管理层审批；每月定期检查材料采购账户余额并作
出处理。
C41.严格控制对没有依赖的采购发生。如果在非常紧急或不得已的情况下，必须经管理部长书面批准
后，方可由采购口头与供应商订货，但事后必须补办齐所有相关手续。并且每月编制没有采购申请书就
发订单报告书，报送管理层审批。
C42.财务部门定期将供应商对帐和货款支付情况通知资材，资材负责以回应供应商的货款催收。财务部
门负责制作应付帐款帐龄分析表会资材部门并报送管理层审查。
A10.管理层每月需审阅发订价格/数量修改的报告书，须在报告书上留下审阅的签名及日期
A11.管理层每月需审阅有关没有采购申请书就发订单的报告书，须在报告书上留下审阅的签名
及日期
A12.补发订单只有在不得已的情况下才进行，但必须经过审批；管理层每月需审阅补发订单的
报告书，须在报告书上留下审阅的签名及日期。
A13.发订单必须依据权限规定，及时审批。
A17.供应商的付款通知，必须在与订单及收货单核对之后进行处理，送去付款。包括：付款通
知与收货单的数量是否一致，订单与收货单的数量是否一致，订单与付款通知的数量是否一致
。
A18.如发现不一致，仍进行处理，必须在付款以前按照权限规定进行审批。
A19.对被阻止的付款通知予以通过的系统操作，必须设定权限限制。
A22.没有订单而受理的付款通知，不能送去付款，必须经过审批适当处理。
A23.管理层每月需审阅没有订单但有付款通知的报告书，包括检查该货物的使用年限及是否重
复。须在报告书上留下审阅的签名及日期。
A27.供应商总帐，须对应采购债务年龄表进行调整.管理层每月需检查此调整表，编报者和检查
者须在报告书上留下审阅的签名及日期。
A31、管理层需检查材料采购帐的借方余额与长时间滞留的贷方余额，包括高价的商品和异常的
商品，须在报告书上留下检查的签名及日期
订单发
出确认
及请款
处理
F16
G16
G17
F17
D17
I17
J17
F18
F19
E19
D20
A10
A11
A12
A13
A17
A18
A19
A22
A23
A27
A31
A21
B21
C21
C43
.稽核部门依据《内控制度》、《内审制度》和上级的特定要求对“采购与付款循环控制流程”各环
节全程，定期或不定期予以审查监督。
《XXX内控制度》(待制定)
《XXX内审制度》(待制定)
职务
分离
C44
.供应商的担当及付款职务分离。
C45
.商品的订货，验收，付款职务分离。
C46
.采购申请，订货，验收，出库处理职务分离。
C47
.检查材料采购帐的借方余额与长时间滞留的贷方余额，包括高价的商品和异常的商品，并形成书面
报表报管理层审批。
A28
A29
A30
1.明确职务分离
A28.供应商的担当及付款不能同由一人来做。
A29.商品的订货，验收，付款不能由一人担当。
A30.采购申请，订货，验收，出库处理不能由一人担当。
PPR01-未经许可，随意变更供应商主
数据库，发生不正当交易
PPR02-不正当的采购
PPR03-对采购价格/数量的不正当修
改
PPR06-错误的对未接受的商品或服务
进行付款
PPR08-未经适当的审批，将付款通知
送去付款
PPR09-付款通知被重复记入总帐，发
生重复付款，有损财务报告的可信赖
性
PPR11-资金贪污
《职务授权制度》(待制定)
编制单位
管理部
共 1 页 第 1 页
审核
审核
核决
审核
开始
寻找供应商
资料初步审查
核决
审核
审核
核决
审核
核决
关键点
审核
核决
提供相关资料
供应商
ABC
分
类
召集各部门对
AB
类供方评审
收录为合格供
应商
归档并录入
ERP
关键点
供应商主数据
库的日常维护
供应变更信息
销售流程物料
需求计划
转入
开具并审核购
入依赖书
购入依赖书整
理区分
依据计划审查
购入依赖书
属于加工建设
类的转入工事
采购验收流程
定期对供应商
进行评价
不合格供应商
整改通知书
供应商选定
依据需求进行
询比议价
提供报价信息
讨论确认纳期
确认询比议价
制作采购订单
签订采购合同
向供应商发出
采购订单
供应商
订单确认
接收回签订单
转入存货管理
验收流程
发票匹配并审
核原始凭证
填制付出传票
转入现金银行
请款审批流程
结束
关键点
关键点
关键点
关键点
关键点
关键点
关键点
提出内部审计
方针、目标
确定内部审计
重点和要求
依据要求实施
定期全面检查
关键点
关键点
供应商交货
转入固定资产
验收流程
核对订单
/
合
同
财务通知资材
对帐付款情况
供应商
催收货款
关键点
关键点
关键点
关键点
立应付帐款并
编制应付帐款
帐龄分析表
审核
核决
1/1
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