[社团工作指南]全局视角*内部沟通

三、内部沟通

 

────让二十个人行动起来像一个人

 

a)         重要性与难点

只有信息得到快速准确地传递，才能保证活动的开展不会发生错误或效果打折扣。在我们这样的学生社团中，大家都是在利用课余时间做事，各自的时间安排差别较大，也没有固定的办公地点，往往难以找到所有人都空闲聚在一起开会的时间。因此沟通成了一个比较麻烦的问题。需要结合使用多种沟通手段才能保证信息快速准确得传达到每个人。

 

b)        传达信息的范围

“这件事需要通知哪些人？”这个问题应该这么问──“这件事不应该通知哪些人？”除了不应该知道的，其他人都应该知道。这是发布信息的应有范围。

 

c)        沟通方式

有效沟通评价指标：深度──是否能充分交换意见，广度──能够涉及到的人数，容量──包含内容的多少，互动性──是否能就对方意见做出反馈，准确性──信息传达不遗漏不出错，即时性──是否能随时随地沟通。

以下是根据个人感觉得出的评分，仅供参考：

                         i.              单独谈话（就是两人面对面交流啦）

深度  ☆☆☆☆           广度  ☆            容量  ☆☆☆☆

互动性☆☆☆        准确性☆☆☆        即时性☆☆

                       ii.              短信/电话（使用现代通信手段沟通）

深度  ☆                  广度  ☆☆☆☆      容量  ☆

互动性☆☆          准确性☆            即时性☆☆☆☆

                      iii.              书面形式（手写/打印/Email/BBS信）

深度  ☆☆                广度  ☆☆          容量  ☆☆☆☆

互动性☆            准确性☆☆☆☆      即时性☆☆

                     iv.              集体会议（大家伙凑一起各抒己见）

深度  ☆☆☆              广度  ☆☆☆        容量  ☆☆☆☆

互动性☆☆☆☆      准确性☆☆          即时性☆

 

每种方式都各有利弊，并无绝对好坏，应该根据需要结合使用多种沟通方式。总得看可能是会议的沟通效率最高，但是并没有必要什么事都开会，大家也没有很多共同的空闲时间来开会。会议的特点是互动性高，可以大家一起讨论，各自的想法相互激发点子，适于开放思维策划活动。或者有较多的内容需要通知很多人，也可以开会。如果有很多内容要，但只需要通知一两个人，那就没有必要让大家都来开会了，单独谈话就好。短信/电话的即时性最好，但容量太低，而且对方可能无法完全理解原来的意图而导致出错，适于紧急但比较简单明了的信息。书面形式的通知的准确性最好，不会在传达中走样，也不会应为时间长就被忘记，但互动性太差，适于通知大量琐碎但已经确定不需要再修改的信息。而且大家互相不照面，不利于增进感情和凝聚力呵呵。

 

d)        高效会议

                         i.              会议的目的

某项工作需要社团多个部门配合才能完成，这时候就需要通过会来协调和组织。

具体来说就是，向核心成员传达近期工作计划，分配具体的工作内容，收集各部门进展情况的反馈，讨论策划活动人事变动等等。

 

                       ii.              频率和长度

太多的会议比较浪费大家时间，如果没有很多内容需要通知大家，就没有必要开会了。从目前的情况看，两周一次会议可能是比较适中的频率。

某位大师曾经说：“有效率的会议，绝不超过90分钟。”我们社团没那么多事情，40分钟就差不多了，太短说明这个会议没必要开，太长说明积攒了太多没有处理的事务，或会议中讨论了太多无关话题而导致会议效率低下。

 

                      iii.              会议的过程

挑选时间地点：没啥好说的，看个人喜好，总之尽量让最多的人能按时到场。

发布通知：有飞信的发飞信，没飞信的发短信，没短信的打电话，一定要求回复。

准备议题：会议前要把所有需要解决的问题列成清单，并对每个问题可能的解决方法有自己的预期。如：组织一次内部万米比赛（何时？下周日；谁来负责？活动部长）

引导讨论：不要闲扯。

记录结果：会议中的每项的决议都要准确记录下来。正规的会议本来是需要有专人负责记录会议的，但我们没那么多人手，也没这个必要。会长开会就会长自己记录，既方便也避免他人记录得不准确。在议题清单的每个问题间留行空白，有了讨论结果后直接批注在空白处就可以。

整理归档：会议结束后要把讨论结果整理成电子版并归档，给每位管理层成员email一份以便开展工作时参照，再在Running版上发布一份摘要以便让会员知晓社团的最新动向。

 

例：20071011第六次会议档案

 

时间：2007年10月11日周四晚9：30 地点：南去30号楼六楼活动室 到会：徐琨、顾燕青、李慕媛、万洁华、姜信百、张捷、张斯洛、王凯琳、王雯雯、廖晖 请假：周原、岳志亮、王瑶、吴梦晗 缺席：王孟、周天厦、孙逸潇 记录：徐琨 主要内容： 一、            周六测速负责人 负责人：张斯洛 现场后勤：姜信百 二、            黄兴公园 暂定时间：11月4日 负责人：万洁华 协助策划：吴梦晗、周原 讨论了策划与外联的相关事宜。 三、            共青跑步指导 时间：10月21日 负责人：王凯琳 四、            留学生的招募 暂缓 五、            马拉松交流座谈会 暂定时间：11月8日 负责人：顾燕青 协助策划：王瑶、张斯洛、张捷 主要内容： 马拉松历史文化简介，赛前训练、比赛注意事项。 邀请参加的马拉松的同学现身说法，互动问答等。 六、            杂务 常训荧光棒采购：张斯洛、周天厦 07干事补充传单发放：王凯琳、李慕媛、周天厦、姜信百 宣传部成员招募传单发放：王雯雯。 传单设计：徐琨

 

                     iv.              会议出席率

会议出席率是人事考察的重要指标。也许有人觉得会议缺席（包括请假）不能说明太大问题，但从一个学期的统计情况看，会议的出席率和这个人在社团工作中的表现是完全对等的。看一个人能不能承担某项重要的任务，首先要看这个人的会议出席率高不高。

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• 马a甲a	2008-08-04 00:32:25 匿名 218.78.*.* 话说，人名可以被Google到唉... 顺便偷笑：叫你没事改模板，看换行排版坏掉了吧~~

转载于:https://www.cnblogs.com/CuteRabbit/archive/2008/03/02/2192499.html