uibook的专栏

<br />     “锦绣桃花源”是一个访谈节目的女主持，与其它节目不同，她的访谈对象都是些不知名的小人物，但是这些人又不是一般的小人物，而是某个方面的“牛人”，因此他们都有一个很侠气的名字。今天，就来了一位号称数据资深顾问的“舞数之狐”。

    为什么要用Excle？无非有两个用途：数据计算和数据呈现。而这两个用途都要基于一种技术，那就是“结构化”。所谓“结构化”，在关系数据库中的概念就是将数据用二维表进行管理。而Excle的界面正是给我们设定了一个现成的二维结构，因此我们用Excle进行数据计算和数据呈现就非常容易。     Excle用于数据计算的功能非常强大，有时甚至可以代替一些小型的数据系统，这是不言而喻的。但是本文的重点比较“另类”，介绍Excle在数据呈现方面的应用，有谁会用Excle进行设计呢？

<br />顺序结构的数据列表的设计方法：<br />以课程表为例：<br />节次<br />课程<br />第1节<br />语文<br />第2节<br />数学<br />第3节<br />语文<br />第4节<br />体育<br />第5节<br />美术<br />第6节<br />音乐<br />第一步：确定列标题的各个栏目名称：节次、课程<br />第二步：确定列标题的各个栏目顺序<br />节次<br />课程<br />第三步：按照列标题的各个栏目的顺序，依次写入数据项，形成一个数据

<br />顺序结构的数据列表的设计方法：<br />以课程表为例：<br />节次<br />课程<br />第1节<br />语文<br />第2节<br />数学<br />第3节<br />语文<br />第4节<br />体育<br />第5节<br />美术<br />第6节<br />音乐<br />第一步：确定列标题的各个栏目名称：节次、课程<br />第二步：确定列标题的各个栏目顺序<br />节次<br />课程<br />第三步：按照列标题的各个栏目的顺序，依次写入数据项，形成一个数据

<br /><br />层次结构的设计方法：<br />第一步：按照顺序结构的方法建造数据列表。   <br />表2.3.2.2 顺序结构的方法建造数据列表<br /><br />专业名称<br />班级<br />学号<br />成绩<br />其它<br />电子商务管理<br />电商0402<br />2004618226<br />70<br />1<br />电子商务管理<br />电商0402<br />2004618231<br />80<br />1<br />电子商务管理<br />电

<br />1、初小的课程表是让学生看的，也是让家长看的，他们看课程表的目的主要为了准备今天的书籍，不关心昨天和明天的课程，因此只列出今天的即可。如表1：<br /> <br />表1：初小的课程表结构<br /> <br />星期三课程第1节语文第2节数学第3节语文第4节体育第5节美术第6节<br /> <br />2、初中的课程表是让学生看的，他们的课程一下增加了很多，要关心一周的课程，因此矩形结构较合适。但是初中生比较反叛，所以未必满足于横向“星期”的矩形，而“转置”成纵向“星期”的结构。如图2.1和

4、教师的课程表要利于计算课时。   教师必须根据课时安排授课进度，还要看是否有节假日需要跳过，这时比较适合的结构是带有日历的课程表 。如图4。这种结构不仅能看到节假日，而且有利于计算每个月的课时总量。图4：带有日历的课程表日星期一星期二星期三星期四星期五六123451.英语2.信息技术3.体育与健康4.历史5.数学6.语文7.化学61.物理2.英语3.人生规划4.思品5.数学6.实践活动7.语文71.数学2.历史3.安全教育4.美术5.物理6.化学7.语文81.语文2.

3、高中生的课程表应该怎样呢？    高中生是最忙碌的学生，因此常常会丢三落四，但是这些“丢掉”和“落掉”的东西还最耽误时间，而时间对于高中生来讲是相当的珍贵，所以具有提醒功能的课程表才是他们最需要的。   

<br />特殊结构的设计方法：<br />第一步：确定宏观的架构，一般属于顺序、层次、网状结构中的一个，表3.1.4.1的宏观架构就是网状结构，只是内部的数据（1，2，……，31）是有规律，可自动生成。<br />表3.1.4.2 宏观的网状架构<br />日<br />星期一<br />星期二<br />星期三<br />星期四<br />星期五<br />六<br /><br /><br /><br /><br />1<br />2<br />3<br />4<br />5<br />6<br />7

<br />网状结构的设计方法：<br />第一步：确定行标题、列标题、值的栏目名称：星期、节次、课程。<br />第二步：确定各标题的各个栏目顺序，写入标题栏。<br />行标题为：星期一、星期二、……星期五<br />行标题为：第1节、第2节、……第7节<br />表3.1.3.2  写行、列标题标题栏<br /><br />第1节<br />第2节<br />第3节<br />第4节<br />第5节<br />第6节<br />第7节<br />星期一<br /><br /><br /><br />

<br />网状结构的设计方法：<br />第一步：确定行标题、列标题、值的栏目名称：星期、节次、课程。<br />第二步：确定各标题的各个栏目顺序，写入标题栏。<br />行标题为：星期一、星期二、……星期五<br />行标题为：第1节、第2节、……第7节<br />表3.1.3.2  写行、列标题标题栏<br /><br />第1节<br />第2节<br />第3节<br />第4节<br />第5节<br />第6节<br />第7节<br />星期一<br /><br /><br /><br />

<br />  数字既是信息的载体，又是具有视觉识别特征的符号系统；不仅表达概念，同时也通过诉之于视觉的方式传递情感。因此，排版的合理性对信息传播的好坏起着至关重要的作用。一、字体、字型、字号对排版设计作用<br />字体对排版设计来说起着传达信息的作用，读者通过阅读文字来接受信息。1、 字体的选择：字体是文字的风格款式，不同的字体传达的性格和特征不同，所以在做版面设计的时候一定要充分的考虑字体风格与版面整体风格以及主题内容的协调性、一致性。字体之间的搭配组合：一幅作品不易字体太多（两到三种左右）；标题一般

<br />     字距和行距： 紧密排列的文字会使阅读速度加快反之则减缓阅读速度，可见字距和行距的重要性。文章的正文一般在7-10号字体大小之间；英文字通常在9-12号字体大小之间。这点不应当被忽视，因为会影响到信息传播。

<br />4、叠加结构：用特殊结构将信息展示给读者是为了特定用户群的需求。常常反映的是数据结构之间的叠加关系，由于结构之间的叠加关系可以起到多个提示作用。减少记忆和推理，所以这种结构可理解为叠加关系。<br />      <br />    比如常用的课程表叠加日历后就是一个叠加结构。<br /> 图4：带有日历的课程表<br /><br />日<br />星期一<br />星期二<br />星期三<br />星期四<br />星期五<br />六<br /> <br /> <br /> <br /> 

源明：秀，你在哪呢？电影都快开始了，你怎么还磨唧？锦绣：嗯，再等一会儿，就快出来了．源明：什么？快出来了？！你还在单位啊．锦绣：哎，别生气啊，本来１－６月的《出货表》都出来了，可是主任非得要求把小数点加到３位，所以，报表宽出去了，怎么也打不下源明：调整列宽锦绣：调到最小了，字体也不能再小了，可是还盛不下源明：几个货物？锦绣：也不多，三个源明：转置！　　　表头为三

锦绣：    明，俺怎么找不到“转置”?源明：    啊？连“转置”都找不着，还说会用excel?锦绣：    excel功能那么多，俺怎么能记住，只知道有，不知道在哪源明：    咳。那就告诉你吧，记住喽锦绣：    好源明：    要想找到"转置"，应该分三步锦绣：    还要3步呀源明：    第一步，选中数据区，点击菜单“编辑”-“复制”锦绣：    嗯

改变“纸张大小”，多打出2位数源明：为什么不高兴？锦绣：俺们主任今天说俺了源明：为什么锦绣：说俺报表不规范，去年的《出库表》是横的，今年的是竖的，不好对比源明：明年不就好对比了嘛锦绣：可是主任不习惯，人们习惯的视觉流程是从左到右的顺序。还是改回来吧源明：那，好吧。页边距是不是调到最小了锦绣：嗯源明：还差多少？锦绣：就多出2位数源明：那就换一种“纸张大小”

转置理论锦绣：知道呗，你这个办法太好了，别说1-6月，就是1-12月，俺都不怕了源明：当然，俺是谁呀？！ 锦绣：哎，你给俺说说，你是怎么想到的？源明：给你分析分析？你看，像你原来那样，如果月份当表头，3种货物6个月的数据，那报表就是3行6列（3x6），而转置以后，就成了6行3列(6x3)，列数减少了，报表不就窄了？所以，当数据放不下的时候，可以考虑行列转换。当然啦，你要是为了版

任意拉伸的报表源明：你在找什么 锦绣：你说，怎么把字体变成竖长的源明：艺术字锦绣：不，是表格里的数字，还要计算呢源明：为什么要把字体变成竖长的锦绣：因为主任又加了一列“备注”，所以报表又宽出去了源明：上哪找长字体呀锦绣：那怎么办？再加宽纸张就打出边了源明：嗯，有了，把表格粘贴成图片就可以任意拉伸了锦绣：什么意思源明：    把表格粘贴成图片，分三步走

定义排序锦绣：你说，银行的叫号机是怎么排队的？源明：俺也不是太清楚，可能是在每次叫号前，重新排序吧，所以新来的VIP就排到俺前边了。锦绣：哦，是这样呀。要是让俺排序，俺就重新定义排序规则。      第一步 添加自定义序列：点击菜单“工具”-“选项”-“自定义序列”-“添加”，俺把你“源明”列为第一项      第二步 排序：单击菜单“数据”-“排序”-“选项”-选择俺定义的序

锦绣：今天，俺们主任说了……源明：你们主任又怎么了？锦绣：俺们主任说要给俺加奖金，因为俺做的报表比以前进步多了源明：嘻嘻，这还差不多锦绣：俺们主任让俺总结一下，怎么把版面做得更专业源明：嗯锦绣：其实，就是影响报表版面大小的几个因素呗源明：你说说锦绣：1、行高和列宽      2、调整字号      3、减少页边距      源明：要是还打不下哩？

合适的锦绣：哎，说实话，你是喜欢漂亮的，还是喜欢聪明的？源明：那些俺都不喜欢，俺就喜欢你锦绣：嘻，……，啊？不对！你是说俺既不漂亮，也不聪明？！源明：这个嘛，……锦绣：你这个家伙！源明：其实呢，说你漂亮嘛，还可以，聪明可不是， 锦绣：你！源明：但是，是俺喜欢的、最合适的锦绣：哼！源明：你知道呗，俺最近有个发现：最合适的就是最好的锦绣：嗯？源明：有一次

锦绣：还“门当户对”哩，那是俺让着你，碰着个厉害的，你得适应人家！源明：那不见得锦绣：就说列宽吧。有的时候就允许那么窄，你怎么办？源明：嗯？锦绣：俺们主任就经常这么要求俺！俺能怎么办？告给你，俺有2个办法：      1、“设置单元格格式”-“对齐”-“文本控制”勾选“自动换行”。但是这对于文本数据比如：标题还可以，对于其它类型就不合适了，那就用第2个办法：

隔行调整行高锦绣：哎，你不是聪明嘛，问你一个问题源明：又开始了……，说了你个“不聪明”，还较起劲了锦绣：怎么隔行调整行高源明：这有什么难的？俺刚在网上学的，用筛选法　　第一步：增加一个辅助列。在该列的第一个单元格输入数字“0”，第二行的单元中输入“1”。选中这两个单元格，然后按下右键后向下拖动填充句柄，并在弹出的快捷菜单中选择“复制单元格”命令。　　第二步：点击菜单命令“数

适应列宽锦绣：还“门当户对”哩，那是俺让着你，碰着个厉害的，你得适应人家！源明：那不见得锦绣：就说列宽吧。有的时候就允许那么窄，你怎么办？源明：嗯？锦绣：俺们主任就经常这么要求俺！俺能怎么办？告给你，俺有2个办法：      1、“设置单元格格式”-“对齐”-“文本控制”勾选“自动换行”。但是这对于文本数据比如：标题还可以，对于其它类型就不合适了，那就用第2个办法：

突出“小计”行源明：俺就纳闷儿，你们这些女人尽弄这些没用的花哨，“隔行调整行高”有什么意义？！锦绣：你以为俺愿意啊，费了俺好大劲呢源明：那你还……锦绣：俺们主任让俺把隔行的“小计”行和明细行区别出来，所以就想了这个办法源明：嗨，早说呀！不就是把“小计”行突出显示嘛，没必要改行高，用“条件格式”！锦绣：怎么用啊？源明：第一步：点菜单“格式”-“条件格式”      第

标记关键数字锦绣：昨天，俺去人才招聘会了，想想都发愁源明：愁什么？锦绣：别看那么多家招聘，其实好的就那么几个，而且投简历的那是“人山人海，相当壮观”！源明：哎，当然了，谁不想一步到位，找个差不多的锦绣：你说，那么多的简历，招聘单位能看过来嘛，说不定直接扔到垃圾堆里了源明：真说不定。嗨，花钱、费劲，俺们的简历啊！锦绣：唉，不过想想人家看简历的也不容易，要真的都看，也是够烦

大字体源明：设置成“闪烁”?俺的大小姐耶，你就不会转个弯？锦绣：啊？你不是说想让人容易发现，必须想金子一样放光嘛源明：俺就那么打个比方。再说，你在Excel下能设置“闪烁”？那是在Word里锦绣：啊？！源明：这么说吧，平面构成中有一个特异性设计原则：在整体有秩序的安排中，出现一些异质形象有意地打破整体的秩序。这些少数个别的与整体程序不符的形象显得突出，就会吸引观者的注意。所以，

采用不同的字体吸引视线源明：其实，特异性的表现只有在一定的环境下使用才能起作用。如果所有的文字都很大，那就没有一个是大的了。也就起不到吸引视线的作用了。再说了，字体大到一定程度也不美观锦绣：有的时候，看上去是确实有点傻源明：这时，还可以换另一个方法：采用不同的字体吸引视线锦绣：设置成其它楷体？源明：可以呀，和设置字号一样，按下“Ctrl+1”组合键，打开“单元格格式对话框”，单

线条锦绣：颜色在画面上的作用，谁都清楚，可是在单色显示条件下，就不好用了源明：这时，除了在字体、字形上改变外，还可以用辅助的方法锦绣：用什么？源明：线条锦绣：线条？什么线条？赶紧说清楚呀，特讨厌你故弄玄虚，直接说怎么办吧源明：你这个人，不知道还那么没有耐心。听着，在“单元格格式“对话框里有一个“下划线”选项锦绣：俺看看，嗯，有单下划线、双下划线、会计用单下划线、会计用双

边框锦绣：“下划线”就“下划线”呗，还说什么“线条”，神秘兮兮的源明：其实还有另一个线条形式，你看，在Excel的界面里，满屏的网格不都是线条？锦绣：但是有时候，这些网格和数据混在一起，有点乱源明：所以可以在工具-选项-视图选项卡中去掉网格线，这样看起来画面更干净锦绣：那这个“线条”有什么用呢源明：当画面去掉网格线后，把要强调的数据添上边框，是不是就不一样了？锦绣：奥，

图形单元格锦绣：“郝建”!“好贱”!源明：……锦绣：你不是要改名叫“郝建”嘛？源明：……锦绣：生气了？源明：……锦绣：不开玩笑了。俺找到了一个更好的办法标注重点数据。可以用图形，就像咱们用笔画的圈圈。你那个横竖显示的单元格太呆板。如果是菱形、三角形之类的图形，就会让人印象深刻。源明：……锦绣：在“绘图”工具栏点“自选图形→基本形状”，找到需要的图形，单击后光标变

高亮数据行锦绣：其实，也不是说谁的空间最大就一定最重要，要想显得很重要，有很多办法源明：还有其它的方法？锦绣：你忘了，你的“特异性原则”？把重要的行用高亮显示就能突出出来源明：就是选择要突出的行，然后“设置单元格格式”-在对话框中单击“字体”，在“颜色”下面选择高亮的颜色即可锦绣：对啊，人们打开界面后，一眼就看到高亮的那一行了源明：鲜艳的颜色往往成为众人的焦点锦绣：这就

交替颜色行源明：说起高亮数据行，俺想起了交替颜色行，有的人把交替颜色行也都设置成高亮，不仅不美观，而且对阅读还是个干扰锦绣：对，刚才俺说了偶尔出现的颜色是为了强调，就好比要突出某一个人，所以颜色高亮，饱和度要高。但是隔行交替的颜色是为了阅读（不串行），这些行只是环境，数据才是主体，所以颜色要低调，用饱和度低的源明：隔行交替颜色怎么设置呢？锦绣：第一步 执行“格式”-“条件格式”命令

隐藏内容源明：隐藏单元格也是“小儿科”啊，你就不能整点“技术含量”？锦绣：“技术含量”？有啊，选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”-“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入3个分号（“;;;”) -“确定”即可。这是因为单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成，这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在

备份数据源明：哎，你发什么呆啊？锦绣：别理俺，俺在想俺那个文件的密码源明：就是那个加密的奖金表？锦绣：嗯，因为那天俺敲密码的时候，大家都看见了，所以主任要俺换一个，换来换去，怎么也想不起来了源明：看，俺就说了，密码也不知道是谁的挡路石。干脆你也别想了，有想的功夫，重新做一个不就行了？ 锦绣：你说得倒是轻松，那么多数据，就是敲错一个都是麻烦源明：有备份吗？比如上个月的奖金

移动列锦绣：昨天，俺们主任发现俺把“职务”这列隐藏起来了源明：主任说你了吧锦绣：所以教育了俺一通源明：该！你那点儿小心思谁看不出来？锦绣：主任说“你要想看不见职务，只要选定“职务”那一列，在常用工具栏上，单击“剪切”按钮。然后移动到最后一列，点菜单“编辑”-“粘贴”即可实现。不拖动滚动条，窗口里一般看不到这一列”源明：或者把这一列复制到最后，然后删除这一列也行锦绣：这俺

层次结构锦绣：你总是讽刺俺当“研究生”，你是嫉妒吧？俺有这么多的成果，你就没有压力？源明：俺为什么有压力？你研究了一个所谓的“数据行”不就是一条“线”嘛锦绣：“线”怎么啦？和“线”相比，你的那个“特异性”的数据项，就好比一个“点”。“线”的表现力比“点”大得多呢！源明：就算“线”比“点”大，但是你别忘了平面作品的基本元素不止是简单的“点”和“线”锦绣：难道你研究比数据行还复杂的

“锦绣桃花源”在新浪上开博了，可以到那看看 http://blog.sina.com.cn/u/1918989702

网状结构源明：你可真好意思！俺的研究比你的复杂多了，你都有点学不会了。你看，虽然硕士的研究领域比本科的范围要窄，但是深度不同，所以，跟你相比，俺属于“博士研究生”锦绣：哎呦喂，“博士大人”！开始自夸啦，一个层次结构，你就博士毕业了？源明：当然不是！比层次结构更复杂的是网状结构，那也是俺的研究范围锦绣：网状结构？源明：知道“数据透视表”吧？那就相当于一个网状结构锦绣：理解起来