sward入门到实战(10) - 如何做好文档评审？

知识库不是文件的堆积，而是组织的核心资产。不仅要避免因为文档错误而导致项目出现问题，还要减少后续的维护成本，让知识库真正成为团队资产而不是负担。文档评审是守护这份资产质量的“守门员”。

1、开启评审

创建知识库时（以公共知识库为例），知识库的评审是关闭状态，此时任何人添加的文档，系统成员都是可见的。

若想只有通过评审的文档才能被系统成员看见，可以在知识库设置->评审模块中，开启评审功能。

开启评审

开启评审功能后，知识库成员创建文档，在未提交评审之前，文档的状态为草稿，此时知识库其他成员对此文档不可见。

草稿状态

2、提交评审

2.1 添加文档

进入知识库文档模块，点击“+”添加文档。填写标题和正文后，分别点击“保存”和“退出”按钮。此时出现更多功能按钮“...”。

添加文档

2.2 单文件提交评审

点击文档的更多->提交评审->输入评审名称和评审人->确定。评审提交成功。此时文档的状态由“草稿”变成“评审中”

提交评审

属性说明

属性	说明
名称	为提交的评审添加一个名称
评审人	希望此次评审，由谁来进行评审
确定	点击确定后，评审提交成功，文档由草稿状态变为评审中

文档评审中

2.3 批量提交评审

进入知识库设置->评审->添加评审，填写好名字和评审人后点击下一步即可添加需要评审的文档。

批量添加评审

属性说明

属性	说明
仅保存	保存评审单，评审单状态为待发布。评审人登录后看不到评审单
保存并发布	评审单状态为待评审。此时评审人登录后可以查看到评审单并进行评审
添加	可以为当前评审单添加需要评审的文档。不可以重复添加
上一步	返回上一步，重新修改名称及评审人

3、撤销评审

已经提交，但还未完成的评审，可以点击撤销。

撤销评审

4、评审人评审文档

评审人登录系统后，可以在系统的概览页面，或者知识库的评审页面，看到自己的待评审。点击评审单名称进入评审页面。

4.1 评审过程

点击文档名称，可以预览文档内容

文档预览

点击评审结果下的“待评审”，打开评审页面，输入评审意见并点击通过/不通过。当前文档评审成功。

文档评审

注意：评审后，评审状态无法再次修改，但评审意见可以继续编辑。

修改评审意见

4.2 评审通过

文档评审通过后，文档会自动上线，系统成员可以查看到此文档

评审通过

若此时想继续编辑已上线文档，可以点击更多按钮中的“下线”。下线文档变成草稿状态，修改之后再次提评审。

文档下线

4.3 评审不通过

文档评审不通过后，文档状态仍为草稿，需要文档编写人继续修改后再次提交评审

评审不通过