sward入门到实战(3) - 如何管理文档

上一篇文章介绍了如何做好sward知识库管理，本文将介绍如何管理文档。

1、添加目录

• 添加目录有多个入口，下面用表格列举添加的入口

位置	路径	描述
知识库概况	知识库->知识库概况->添加	此处添加的目录，会显示在文档目录的第一层级
文档页面的“+”号	知识库->文档->"+"按钮	此处添加的目录，会显示在文档目录的第一层级
目录树的更多	知识库->文档->目录后的“+”按钮	此处添加的目录为子目录，且支持多层目录的创建

填写目录信息

属性	是否必填	描述
名字	必填	目录的名称
负责人	必填	目录的负责人

2、添加文档

点击添加按钮，下拉菜单中显示：添加文档、上传本地文件

添加文档

1.1 添加文档

点击添加->添加文档，系统会创建出一个名字为“未命名文档”的文档。修改内容和文档名称后点击保存，文档保存成功。

创建富文本文档

• 直接点击“未命名文档（1）”为文档重命名；

• 直接点击“输入内容”区域，直接创作文档；

• 点击系统提供的默认模板，可以自动生成常用文件，包括：周报模块、工作周报、代办工作清单、项目规划和执行、项目运营计划。
• 点击保存，文档保存成功

1.2 上传本地文件

• 上传

点击添加->上传本地文件，全面支持各种类型文件上传，且文件可以随时下载到本地

本地文件上传

• 预览

针对word、pdf、Excel文件，提供在线预览功能，使用预览功能之前需要先配置onlyoffice。

步骤：系统设置->集成开放->服务集成->onlyoffice，添加onlyoffice的地址和token。再次进入到知识库文档模块，点击文件的预览按钮。

文件预览

3、编辑文档

3.1 标题编辑

• 直接修改标题

选中文档->编辑，在文档内容中修改标题

• 重命名

点击文档名称后面的更多按钮->重命名

3.2 内容编辑

点击文档名称->编辑按钮，进入编辑模式

编辑文档

编辑内容	描述
标题	内置标题1到标题5、正文
字体	支持字体加粗、字体颜色、字体背景色、斜体、上标、下标的设置
线条	下划线、分割线、删除线
列表	支持无序列表和有序列表的设置
对齐方式	左对齐、右对齐、居中对齐、两边对齐
插入	插入表格、插入附件、插入图片
选择框	方便用户标记任务完成情况或进行多项选择
引用	点击引用，可以通过特殊样式突出引用内容
代码块	点击代码块，输入或粘贴代码即可，可以增加代码可读性，防止格式错乱
事项	集成kanass的事项

• 在编辑模式下修改文档内容后，点击保存，退出编辑模式

• 也可以直接点击退出，系统提供自动保存功能

4、文档移动

移动文档到任意目录下，方便文档的归类

• 方式一：点击更多->移动->选择目标目录->确定。文档移动到目标目录下。

文档移动

• 方式二：鼠标左键选中文件并拖拽，可以拖拽到任意目录下

5、文档分享

点击文档后的更多按钮->分享，可以选择外部分享或者知识库内分享

分享

• 外部分享

当选择外部分享时，可以设置为无密码访问和密码访问。

无密码访问：直接点击生成链接，将链接发送给被分享人。被分享人直接打开链接即可查看文档

密码访问：选择密码访问后，系统会自动生成一个密码，将链接发送给被分享人后，被分享人需要数据密码才能查看到文档

密码分享

• 知识库内分享

选择知识库内分享后，选择人员并点击生成链接。链接只有被选择为访问人的用户才可以登录并查看。其他人员打开链接时会显示无权限查看。

知识库内分享

6、文档删除

• 彻底删除

点击更多->删除->确定，删除成功且不可以恢复

• 移动到回收站

点击更多->移动到回收站->确定，文档会移动至回收站，可以在回收站中彻底删除，也可以恢复到原来的位置

文档删除