档案十防管理规范：让档案保护有章可循

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一、引言

档案作为单位和社会活动的原始记录，具有重要的历史、文化和参考价值。做好档案安全保护工作，避免社会和自然界有害因素对其造成损坏，最大限度地延长档案的寿命，具有十分重要的意义。本方案依据相关法规和标准，结合档案管理实际情况，制定档案 “十防” 措施，以确保档案的安全与完整。

二、档案十防具体措施

（一）防火

1. 建筑与装修

◦ 档案库房应采用防火建筑材料，如防火墙、防火门窗等，确保建筑结构的防火性能。库房的耐火等级不应低于二级。

◦ 内部装修材料应选用不燃或难燃材料，严禁使用易燃、可燃材料进行装修。

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1. 消防设施配备

◦ 安装火灾自动报警系统，包括烟雾探测器、温度探测器等，确保能够及时发现火灾隐患。

◦ 配备合适的灭火设备，如七氟丙烷气体灭火系统、干粉灭火器等。根据档案库房的面积和布局，合理设置灭火设备的数量和位置，确保在火灾发生时能够迅速有效地进行灭火。

◦ 安装消防应急照明和疏散指示标志，确保在火灾发生时人员能够迅速、安全地疏散。

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1. 消防管理

◦ 制定消防安全管理制度，明确档案管理人员的消防安全职责，定期进行消防安全培训和演练，提高人员的消防安全意识和应急处置能力。

◦ 严禁在档案库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。对库房内的电器设备进行定期检查和维护，确保用电安全，防止因电气故障引发火灾。

◦ 保持消防通道畅通，不得在通道内堆放杂物。定期对消防设施进行检查和维护，确保其处于良好的运行状态。

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（二）防盗

1. 物理防护设施

◦ 档案库房应安装坚固的防盗门和防盗窗，窗户应采用防盗网或防弹玻璃，防止外部人员非法侵入。

◦ 在库房出入口、重要档案存放区域等关键位置安装门禁系统，限制非授权人员进入。门禁系统应具备记录人员进出信息的功能，以便事后查询。

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1. 监控系统

◦ 安装高清监控摄像头，对档案库房进行全方位、24 小时实时监控。监控范围应覆盖库房的出入口、内部通道、档案存放区域等重点部位。

◦ 监控系统应具备录像存储功能，录像资料保存时间不少于 30 天，以便在发生盗窃事件时能够提供有力的证据。

1. 安全管理

◦ 制定严格的库房管理制度，明确档案管理人员的出入权限和登记流程。非档案管理人员进入库房，必须经过严格的审批和登记手续，并在档案管理人员的陪同下进入。

◦ 定期对库房的门窗、门禁系统、监控系统等防盗设施进行检查和维护，确保其正常运行。发现设施损坏或存在安全隐患，应及时进行修复或更换。

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（三）防水

1. 建筑防水设计

◦ 档案库房选址应避免在地势低洼、容易积水的区域。库房的地面应高于室外地面一定高度，设置有效的排水坡度，确保在暴雨等极端天气下，库房内的积水能够及时排出。

◦ 对库房的屋顶、外墙、地面等进行防水处理，采用防水卷材、防水涂料等优质防水材料，确保建筑结构的防水性能。定期对建筑防水设施进行检查，发现渗漏等问题及时进行修复。

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1. 防水设施配备

◦ 在库房内安装漏水报警器，实时监测库房内的水位变化。漏水报警器应具备声光报警功能，并能够及时将报警信息发送给相关管理人员。

◦ 配备一定数量的沙袋、排水泵等应急防水物资，以便在发生水灾时能够及时采取措施进行排水和防洪。

1. 日常管理

◦ 定期检查库房内的水管、水龙头等设施，确保无漏水现象。对库房周边的排水系统进行清理和维护，确保排水畅通，防止因排水不畅导致雨水倒灌进入库房。

◦ 在暴雨、洪水等极端天气来临前，提前做好防范措施，如关闭库房门窗、转移重要档案等。加强对库房的巡查力度，及时发现和处理可能出现的水患问题。

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（四）防潮

1. 温湿度控制

◦ 安装温湿度传感器，实时监测库房内的温湿度变化。根据档案保管的要求，将温度控制在 14 - 24℃之间，相对湿度控制在 45% - 60% 之间。

◦ 配备空调、除湿机、加湿器等设备，根据温湿度监测数据，及时对库房内的温湿度进行调节。在梅雨季节等湿度较高的时期，应加大除湿力度，确保库房内的湿度符合要求。

1. 通风管理

◦ 合理设置库房的通风系统，定期进行通风换气，保持库房内空气流通。通风时应注意选择合适的时间和方式，避免在高温、高湿等不利天气条件下通风，以免影响库房内的温湿度。

◦ 在通风口安装空气过滤器，过滤空气中的灰尘、杂质和湿气，防止外部潮湿空气进入库房。

1. 档案存放

◦ 将档案存放在专用的档案架上，档案架应距离地面一定高度，避免档案直接接触地面，防止地面湿气对档案造成损害。

◦ 在档案盒内放置干燥剂，吸收盒内的湿气，保持档案的干燥。定期更换干燥剂，确保其吸湿效果。

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（五）防霉

1. 环境控制

◦ 保持库房内的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，减少霉菌滋生的环境。库房内的灰尘是霉菌传播的重要媒介，应加强对灰尘的清理和控制。

◦ 严格控制库房内的温湿度，避免温湿度过高或过低，为霉菌生长创造不利条件。根据档案保管要求，将温度和湿度控制在合适的范围内，并保持相对稳定。

1. 档案处理

◦ 对新接收的档案进行严格的检查和消毒处理，确保档案无霉菌污染后再入库保存。消毒方式可采用紫外线照射、化学熏蒸等方法，但应注意选择对档案无损害的消毒方式。

◦ 定期对库存档案进行检查，发现有霉菌生长的档案，应及时进行隔离和处理。处理方法可采用物理清除、化学消毒等方式，根据霉菌污染的程度选择合适的处理方法。

1. 防霉剂使用

◦ 在档案库房内合理放置防霉剂，如樟脑丸、防霉纸等，抑制霉菌的生长。防霉剂应选择对档案无损害、无污染的产品，并按照使用说明进行正确使用。

◦ 定期更换防霉剂，确保其防霉效果。同时，要注意防霉剂的存放和使用安全，避免对人员和档案造成伤害。

（六）防尘

1. 库房封闭

◦ 档案库房应保持良好的封闭性，减少外界灰尘进入库房的机会。库房的门窗应安装密封胶条，确保关闭严密。在库房出入口设置缓冲间，减少人员进出时带入的灰尘。

1. 空气过滤

◦ 安装空气净化设备，如空气过滤器、新风系统等，对进入库房的空气进行过滤，去除空气中的灰尘、杂质和有害气体。空气净化设备应定期进行清洗和维护，确保其过滤效果。

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1. 清洁管理

◦ 定期对库房内的地面、墙面、档案架等进行清洁，采用湿布擦拭、吸尘等方式，减少灰尘的积累。对档案进行整理和搬运时，应注意避免扬尘，防止灰尘对档案造成污染。

◦ 工作人员进入库房应穿着干净的工作服和鞋子，避免将外界灰尘带入库房。在库房内设置专用的鞋柜和衣柜，方便工作人员更换衣物和鞋子。

（七）防虫鼠

1. 物理防护

◦ 在库房的门窗、通风口等部位安装防虫网和防鼠板，防止虫鼠进入库房。防虫网的网眼应足够小，能够有效阻挡常见害虫的进入；防鼠板应安装在库房出入口的门槛处，高度不低于 60 厘米，防止老鼠攀爬进入。

1. 防虫鼠设施

◦ 放置防虫鼠药剂，如杀虫剂、灭鼠药等，但应注意选择对档案无损害、无污染的药剂，并按照使用说明进行正确使用。药剂应放置在安全位置，避免人员和档案接触。

◦ 安装防虫鼠设备，如电子驱虫器、捕鼠器等。电子驱虫器可发出特定频率的声波，驱赶害虫；捕鼠器可采用物理捕鼠或化学捕鼠的方式，及时捕捉进入库房的老鼠。

1. 卫生管理

◦ 保持库房内的清洁卫生，定期清理杂物和垃圾，减少虫鼠的栖息地和食物来源。对库房周边的环境也应进行清理和整治，消除虫鼠滋生的隐患。

◦ 定期对库房进行检查，查看是否有虫鼠活动的迹象，如鼠洞、虫蛀痕迹等。发现问题应及时采取措施进行处理，防止虫鼠对档案造成进一步损害。

（八）防高温

1. 温度监测与调控

◦ 安装温度传感器，实时监测库房内的温度变化。根据档案保管要求，将温度控制在适宜的范围内，夏季高温时，温度不得超过 24℃。

◦ 配备空调、通风设备等，当库房内温度超过设定值时，及时启动降温设备，降低库房内的温度。空调应定期进行维护和保养，确保其制冷效果良好。

1. 隔热措施

◦ 对库房的屋顶和外墙进行隔热处理，采用隔热材料，如隔热板、保温涂料等，减少外界热量传入库房。在库房窗户上安装遮阳窗帘或隔热玻璃，阻挡阳光直射，降低室内温度。

1. 设备管理

◦ 对库房内的电器设备进行合理布局和管理，避免设备集中放置产生过多热量。定期对电器设备进行检查和维护，确保其正常运行，防止因设备故障产生高温。

◦ 在高温天气期间，加强对库房的巡查力度，密切关注温度变化和设备运行情况，及时发现和处理可能出现的高温问题。

（九）防强光

1. 自然光源控制

◦ 库房窗户应采用低透光率的玻璃或安装遮阳窗帘，减少阳光直射进入库房的强度和时间。根据阳光照射方向和角度，合理调整遮阳窗帘的开合时间和角度，确保在保证库房采光的同时，避免档案受到强光照射。

1. 人工光源选择

◦ 库房内的照明灯具应选用无紫外线、无眩光的灯具，如 LED 灯等。避免使用荧光灯等含有紫外线的灯具，防止紫外线对档案造成损害。

◦ 合理设置照明灯具的位置和亮度，避免灯光直接照射在档案上。在档案查阅区域，可采用局部照明的方式，满足查阅需求的同时，减少对档案的光照影响。

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1. 档案展示与利用

◦ 在档案展览或陈列时，应采用低照度、无紫外线的照明设备，并控制展示时间。对于珍贵档案，尽量使用复印件进行展示，减少原件受光照的机会。

◦ 在档案利用过程中，应避免在强光环境下长时间查阅档案。如需复印档案，应选择对档案损害较小的复印设备，并控制复印次数。

（十）防污染

1. 环境监测

◦ 安装空气质量监测设备，实时监测库房内的空气质量，包括有害气体（如二氧化硫、氮氧化物、甲醛等）、颗粒物（如 PM2.5、PM10）等污染物的浓度。

◦ 根据监测数据，及时采取相应的措施，如通风换气、空气净化等，确保库房内的空气质量符合档案保管要求。

1. 污染源控制

◦ 档案库房应远离工业污染源、交通要道等易产生污染的区域。在库房周边进行绿化，种植具有吸附污染物能力的植物，如吊兰、绿萝、芦荟等，净化空气。

◦ 对进入库房的人员和物品进行严格管理，避免将污染源带入库房。工作人员进入库房应穿着干净的工作服，避免使用有异味的化妆品和清洁用品。对新购置的档案装具、办公用品等应进行充分通风散味后再进入库房。

1. 空气净化

◦ 安装空气净化设备，如活性炭过滤器、空气净化器等，对库房内的空气进行净化处理，去除有害气体和颗粒物。空气净化设备应定期进行维护和更换滤芯，确保其净化效果。

◦ 定期对库房进行清洁，采用湿布擦拭、吸尘等方式，减少灰尘和污染物在库房内的积累。同时，要注意对清洁工具的选择和使用，避免使用含有化学清洁剂的工具，防止对档案造成二次污染。

三、实施步骤

（一）第一阶段：现状评估与规划制定（[具体时间区间 1]）

1. 成立档案十防工作小组，明确小组成员的职责和分工。小组成员应包括档案管理人员、安全保卫人员、设备维护人员等相关人员。

2. 对现有档案库房的建筑结构、设施设备、环境条件等进行全面评估，找出存在的安全隐患和不足之处。评估内容应涵盖防火、防盗、防水、防潮、防霉、防尘、防虫鼠、防高温、防强光、防污染等十个方面。

3. 根据评估结果，结合档案管理的实际需求和发展规划，制定详细的档案十防实施方案。方案应明确各项防护措施的具体目标、实施步骤、时间节点、责任人员和经费预算等内容。

（二）第二阶段：设施设备采购与安装（[具体时间区间 2]）

1. 根据实施方案的要求，采购所需的设施设备，如消防设施、防盗设备、防水设备、温湿度调控设备、空气净化设备、防虫鼠设备等。在采购过程中，应严格按照相关标准和规范，选择质量可靠、性能稳定、符合档案保管要求的产品。

2. 组织专业人员对采购的设施设备进行安装和调试，确保设备安装位置合理、运行正常。在安装过程中，应注意保护档案库房的建筑结构和原有设施，避免对档案造成损害。

3. 对安装调试后的设施设备进行验收，验收内容包括设备的性能指标、安装质量、运行稳定性等方面。验收合格后，方可正式投入使用。

（三）第三阶段：制度建设与人员培训（[具体时间区间 3]）

1. 制定完善的档案十防管理制度，包括消防安全管理制度、防盗管理制度、防水防潮管理制度、防霉防尘管理制度、防虫鼠管理制度、防高温防强光管理制度、防污染管理制度等。制度应明确各项防护措施的操作流程、责任分工、检查标准和奖惩办法等内容，确保各项防护措施能够得到有效落实。

2. 组织档案管理人员和相关工作人员进行档案十防知识培训，培训内容包括档案保护的重要性、档案十防的具体措施、设施设备的操作方法、应急处置预案等方面。通过培训，提高工作人员的档案安全意识和业务技能，使其能够熟练掌握各项防护措施的操作要领，确保档案十防工作的顺利开展。

3. 定期对工作人员进行考核，考核内容包括对档案十防知识的掌握程度、设施设备的操作熟练程度、制度执行情况等方面。对考核合格的工作人员，给予相应的奖励；对考核不合格的工作人员，进行补考或重新培训，直至考核合格为止。

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（四）第四阶段：日常管理与维护（长期）

1. 按照档案十防管理制度的要求，加强对档案库房的日常管理和维护。每天安排专人对库房进行巡查，检查内容包括设施设备的运行情况、温湿度变化情况、环境卫生情况、有无安全隐患等方面。发现问题及时记录并报告相关部门，采取相应的措施进行处理。

2. 定期对设施设备进行维护保养，确保设备的性能稳定、运行正常。维护保养内容包括设备的清洁、检查、调试、维修、更换易损件等方面。根据设备的使用说明书和维护要求，制定详细的维护保养计划，并严格按照计划执行。

3. 定期对档案十防工作进行总结和评估，总结经验教训，发现存在的问题和不足之处，及时调整和完善档案十防实施方案和管理制度。同时，积极关注档案保护领域的新技术、新方法，不断引进和应用先进的档案保护技术和设备，提高档案十防工作的水平和效果。

（五）第五阶段：应急处置与演练（定期）

1. 制定档案十防应急处置预案，预案应包括火灾、盗窃、水灾、虫灾、鼠灾、高温、强光、污染等各种突发事件的应急处置措施、责任分工、报告流程、救援资源调配等内容。预案应具有科学性、实用性和可操作性，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。

2. 定期组织应急演练，演练内容应涵盖应急处置预案的各个环节，包括报警、疏散、灭火、救援、档案抢救等方面。通过演练，检验应急处置预案的可行性和有效性，提高工作人员的应急处置能力和协同配合能力。

3. 对应急演练进行总结和评估，分析演练过程中存在的问题和不足之处，及时对应急处置预案进行修订和完善。同时，对应急救援物资和设备进行检查和维护，确保其处于良好的备用状态。

四、注意事项

1. 在实施档案十防措施过程中，应充分考虑档案的特点和保管要求，避免因防护措施不当对档案造成损害。例如，在使用防虫鼠药剂时，应选择对档案无腐蚀、无污染的药剂，并注意药剂的使用剂量和方法；在进行温湿度调控时，应避免温湿度变化过快对档案造成影响。

2. 档案十防工作是一个系统工程，需要各部门之间密切配合、协同作战。档案管理部门应加强与安全保卫部门、设备管理部门、后勤保障部门等相关部门的沟通与协调，形成工作合力，共同做好档案十防工作。

3. 档案十防工作需要持续投入一定的经费，包括设施设备的采购、安装、维护保养费用，人员培训

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