有效开会—效果与效率

有效开会—效果与效率

 

在我的理解中，会议可以分成两种：一种是“教学”性质的，就像上课一样，领导在上面讲，员工在下面听和记笔记，为告知、传达某方面信息的会议。第二种是“讨论”性质的，大家在一起，为明确或解决相关问题而举行的一种会议。

在项目开发过程中，不可避免的要开会讨论遇到的各种问题。而开会作为多人交流的一种较正式的活动，其效率和形式是非常重要的，会对整个项目和团队产生影响。

下面我谈谈一般会议中可能存在的问题：

1.    会议发起人实现不通知与会人员，不明确会议主要人员，与会人员事先不知道需要开会，更不了解会议主题。

2.    与会人员准备不充分，不认真分析会议相关资料，导致开会时大家对相关问题不了解，更无法提出意见和建议。

3.    会议中与会人员不积极发表意见，参与讨论，会议发起人唱独角戏。或者会议某几个人观点对立，形成无谓争论。

4.    会议没有明确的主题和列出需要讨论的问题，大家在那里瞎聊，你一句我一句，想到什么说什么。

5.    会议讨论没有得出结论，会议讨论没有结果。

针对以上会议可能存在的问题，我提出以下建议：

1.    会议发起人需要事先通知与会人员，明确会议主要人，告知所有人会议主题，会议举行时间，派发会议相关资料，估算会议时间。

2.    与会人员阅读相关资料，做好充分准备，避免出现对会议主题不了解的情况。

3.    会议开始时，会议发起人要明确会议需要讨论的问题。

4.    由于与会人员性格、职位、工作内容可能不相同等原因，会议气氛可能出现沉闷、或者争吵等一些不利于会议发展的情况，主持人和主要负责人需要对会议进行引导或控制，部分不能马上形成结论的问题则需要跳过，并做好记录。

5.    会议发起人和主讲人控制好会议进度和讨论方向，发现讨论方向偏离主题或时间太长的问题需要做出及时调整，引导会议朝正确方向发展。

6.    会议讨论结束时，相关负责人要对本次会议做总结，已解决的问题、未解决的问题，会议必须形成有效的结论。会议的结果，会后相关负责人都要立即整理成文档抄送给所有相关人员。如果是关于计划的内容，大家按计划有效执行。

7.    所有与会人员都要明确这个观念：“会议是为解决问题，而不是集体聊天的活动”，明确这点对提高会议效率非常重要。

如果会议相关人员都可以很好的做到以上几点的话，我想这个会议的目的就达到了。“提高开会效率，开好会”其实是一件很简单的事情。

 

蒋经国曾说：“不要开没有效果的会，不要说没有效果的话，不要写没有效果的报告，不要作没有效果的事”。就是提醒我们做任何事情，都要关注效率和效果。