【小沐学写作】Office操作技巧汇总（word、Visio、Excel、ppt）

1、Word技巧

1.1 添加题注

• 在 Word 中添加、删除标题或设置其格式：

可以为图表、公式或其他对象添加题注。 题注是带编号的标签，可将其添加到图表、表格、公式或其他对象。 它包括可自定义文本（“图表”、“表格”、“公式”或你键入的其他文本），后跟序数或字母（典型为“1、2、3…”或“a、b、c…”），并可根据需要选择性添加额外描述性文本。

（1）选择要添加题注的对象（表、公式、图表或其他对象）。

（2）在“引用”选项卡上的“题注”组中，单击“插入题注”。

（3）在“标签”列表中，选择能最贴切描述该对象的标签，例如图表或公式。 如果列表未提供所需标签，请单击“新建标签”，在“标签”框中键入新标签，然后单击“确定”。

（4）键入你想显示在标签后方的任意文本，包括标点。

（5）单击“确定”。操作完毕。

注意: Word 将插入序列题注编号作为一个字段。 如果题注类似于“Figure {SEQ Table * ARABIC}”，则 Word显示域代码而非 域结果。 若要正常查看题注，请按 Alt+F9。

• 为题注添加章节编号
  （1）选择要添加题注的对象（表、公式、图表或其他对象）。
  （2）在“引用”选项卡上的“题注”组中，单击“插入题注”。
  （3）在“标签”列表中，选择能最贴切描述该对象的标签，例如图表或公式。 如果列表未提供所需标签，请单击“新建标签”，在“标签”框中键入新标签，然后单击“确定”。
  （4）键入你想显示在标签后方的任意文本，包括标点。
  
  （5）在“题注”对话框中单击“编号”。
  （6）选择“包括章节编号”复选框。
  
  （7）在“章节起始样式”列表中，选择已应用于章节标题的标题样式。
  （8）在“使用分隔符”列表中，从选择用于分隔章节编号和题注编号的标点符号。 此示例中选择了连字符，因此章节 2 中第一个图像的题注将显示为“图 2-1”。
  （9）单击“确定”。

提示: 如果编号显示不正确，尤其是在添加或移动图表后，请尝试通过按 Ctrl+A（以选中整个文档）来更新题注，然后按 F9 更新所有题注。

• 设置图注样式
  （1）把图注调成自己想要的格式。这里设置的是居中、宋体、五号。
  （2）点击“开始”->“样式"的右下角下的小箭头。
  
  （3）找到"样式"中的"题注”，右键。点击“更新题注以匹配所选内容”，即可完成题注的样式设置。
  
  （4）此后，都是以新的样式格式添加的题注。
  

• 设置插入图注快捷键
  （1）点击"文件"->“更多”->“选项”
  
  （2）选择"自定义功能区"->键盘快捷方式->“自定义”
  
  （3）找到类别中的"引用选项卡"和命令"InsertCaption"，设置快捷键就完成咯。
  
  word插入题注时提示错误!文档中没有指定样式的文字。
  给正文加几个标题试试。

• 怎样删除Word题注标签和编号间的空格？
  在Word文档中给图片或表格插入题注后，在题注的标签和编号之间默认会出现一个空格，在建立题注之前，这个空格无法删除，如果文档中存在大量的题注，则可以通过替换的方法批量删除空格。插入题注的标签与编号间有一个空格，当标签是中文时需要用户手动删除。
  方法1：因为题注文字具有自己独立的题注样式，所以，在样式框中右键点击题注样式，点击选择所有实例。则所有题注文字都被选中了，然后打开查找和替换窗口，在查找内容中输入一个空格，在替换为中不输入任何内容，点击全部替换。这样，题注标签和编号之间的空格就被批量删除了。
  方法2：修改系统的宏函数InsertCaption。

1.2 设置纸张大小和左右边距

• 设置纸张大小：
  点击选项栏中的【布局】，点击【纸张大小】选择需要设置的纸张大小【A4】。
  
  设置纸张大小，另一种方法是选择【布局】选项，打开【页面设置】的窗口。
  
• 设置左右边距
  选择【布局】点击【页边距】中的【自定义页边距】选项打开【页面设置】窗口。
  
  或者点击【布局】选项，点击【页面设置】的右下角弹出【页面设置】窗口。
  

1.3 行距参数相同，但实际效果不同

格式和行距相同，但跟模板的大小却不一样。
首先选中不一样的段落，右击选择段落，检查对齐网格是否都勾上了。

若仍未一样，则检查 布局 - 页边距 - 自定义边距 - 文档网络 检查 网格、字符数 、行数是否一致。

1.4 word中一部分格式，全文都跟着变

1、在修改某一部分文字格式的时候，全文都跟着改变，按ctrl+Z后选中改变的地方不变,其他的恢复原样。
2、不知道您的文件是否在其他软件中编辑过。如果您在其他软件中编辑过相同文档，可能会造成Word的格式混乱。

解决办法:
打开->样式和格式->找到->正文->点击正文上的下拉列表->点击修改->弹出修改样式->去掉自动更新前面的勾。

1.打开有问题的word文件，开启修订模式，Ctrl+A 全选 整个文档，在 开始 ---- 样式 --- 点击右下角箭头。 

2. 在样式中找到 正文 该项，并点击 正文右侧的箭头，打开后选择 修改 。 

3. 进入修改后将 自动更新 取消勾选 ，然后 确定 ，再 Ctrl+S 保存 即可。

1.5 Word两个文档快速找不同

（1）方法1：
打开两个文档，在任意一个文档中，单击【视图】-【窗口】-【并排查看】按钮。
此时，Word会同时启用“同步滚动”命令。当滚动鼠标的滚轮时，两个文档会同步滚动。

（2）方法2：
利用Word中的【审阅】-【比较】功能。

2、Visio技巧

2.1 快捷键

• 下表列出了 Visio 中最常用的快捷方式。

执行的操作	按键
输入全屏视图。	F5
退出全屏视图。	Esc
打开“文本”对话框。	F11
打开“设置形状格式”任务窗格。	F3
组合所选的形状。	Ctrl+G 或 Ctrl+Shift+G
将所选形状置于顶层。	Ctrl+Shift+F
选择 指针工具。	Ctrl+1
选择文本工具。	Ctrl+2
选择文本块工具。	Ctrl+Shift+4
在模具中的主控形状之间移动。	箭头键

• 选择工具

执行的操作	按键
打开或关闭 “格式刷” 工具。	Ctrl+Shift+P
选择 指针工具。	Ctrl+1
选择“ 连接器 ”工具。	Ctrl+3
选择连接点工具。	Ctrl+Shift+1
选择文本工具。	Ctrl+2
选择文本块工具。	Ctrl+Shift+4

• 选择绘图工具

执行的操作	按键
选择矩形工具。	Ctrl+8
选择椭圆形工具。	Ctrl+9
选择线条工具。	Ctrl+6
选择弧形工具。	Ctrl+7
选择任意多边形工具。	Ctrl+5
选择铅笔工具。	Ctrl+4

• 在绘图页中的形状之间移动

执行的操作	按键
在绘图页上的形状之间移动。 点式矩形指示当前具有焦点的形状。注意: 不能移动到受选择保护的形状或锁定层上。	tab 键 (向前) 或 Shift+Tab (向后)
选择具有焦点的形状。	Enter
选择多个形状。	Tab 键将焦点置于第一个形状上，然后按 Enter。 若要将焦点置于另一个形状上，请按住 Shift，按 Tab 键，直到焦点位于形状上，然后按 Enter 将该形状添加到所选内容。 对要选择的每个形状重复上述步骤。
清除对形状的选择或形状上的焦点。	Esc
在所选形状的文本编辑模式和形状选择模式之间切换。	F2
微移所选形状。	箭头键
每次微移所选形状一个像素。注意: 必须关闭滚动锁。	Shift+箭头键

2.2 格式刷

我们都知道，使用格式刷工具，可以快速复制一个形状的样式到另一个形状上。

格式刷的快捷键是：ctrl+shift+P

使用Visio制作流程图的时候，在设置好一个形状的格式后，怎样将这个形状的格式批量应用到其他多个形状。

• （1）框选刷
  选中要使用格式的形状，在开始菜单下点击格式刷命令按钮。框选所有要使用样式的形状，即可将之前的形状格式应用到所有框选的形状上。
  

• （2）将要使用格式的形状拖动到最左侧，然后框选所有形状。在开始菜单下点击格式刷命令按钮，这样也可以批量应用形状格式。

如果你是用鼠标框选，那么你注意一下，有一个形状是蓝色粗框，其他的都是蓝色细框，细框的形状会统一向粗框的形状看齐。

• 双击格式刷，连续刷
  选中已设置好样式的形状，双击格式刷命令按钮。
  

2.3 快速对齐连接线

选择需要整理的连线，然后点击上方菜单栏上的“设计”分页。

在设计菜单下点开“版式”命令组区域右下角的下拉箭头。

在弹出的页面设置对话框中点开“分隔”后面方框的下拉箭头，在下拉列表选项中选择“无关线条”，意思为将流程图中无关的线条进行分隔显示。
点开“重叠”后面方框的下拉箭头，在列表中选择“相关线条”，意思为将流程图中的相关线条重叠起来。

设置完成后点击对话框下面的确定按钮，即可批量对齐连接线。

3、Excel技巧

3.1 Excel文档打开时，会同时打开相同的两个窗口

保存一下这个excel文档再打开试试。

结语

如果您觉得该方法或代码有一点点用处，可以给作者点个赞，或打赏杯咖啡；╮(￣▽￣)╭
如果您感觉方法或代码不咋地//(ㄒoㄒ)//，就在评论处留言，作者继续改进；o_O???
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