12035徐波：PMBOK融会贯通：会议一览

最新推荐文章于 2018-06-02 20:17:55 发布

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一、认识会议

项目管理脱离不了“会议+报告”，项目经理大部分时间与会议有不解之缘，PMP考试中也有相关会议的考题，首先我们来了解一下会议的基本步骤是：

1) 衡量会议是否必要召开

2) 界定目标和预期产出

3) 谁参加会议（主要干系人需预约，如果是高层需要提前一周时间预约）

4) 议程并发布会议通知（最好保证72小时前通知）

5) 讲义和教具

6) 专业地开会（明确目的和会议要求，专人记录，不期望解决所有问题，总结关键问题，理清决定和行动，建立和谐关系）

7) 会议记录及发布（24小时内）

注：尤其是最后五分钟，很多人是拍拍屁股走人，项目经理也忙着收摊。一定要对会议重大决议进行反述，并再次确定会议任务，负责人和任务时间。

1.1 PMBOK提到的常见会议包括：

A. 焦点小组会议--5.1收集需求的工具与技术：

预先选定的干系人和主题专家集中在一起，由受过训练专业主持人引导大家互动式讨论寻求集体意见

B. 引导式研讨会--5.1收集需求的工具与技术：

邀请主要的跨职能干系人一起参加对产品需求进行集中讨论与定义，有利于参加者达成一致意见。两个代表是应用于软件行业的“联合应用开发（或设计）（Joint Application Development，JAD）”，另外一个是应用于制造行业的“质量功能展开（Quality Function Deployment，QFD）”。QFD 从收集客户需求（又称“顾客声音”）开始，然后客观地对这些需求进行分类和排序，并为实现这些需求而设置目标。

C. 电话会议、网络会议和视频会议等使虚拟团队成为可能，是一种交互式沟通方法，常用于10.3发布信息中工具与技术“信息发布工具”中

D. 规划会议和分析—11.1 规划风险管理中工具与技术，用来制定风险管理计划

E. 审计会议—含在各审计工具中，主要形成经验教训

F. 状态审查会—11.6监控风险工具与技术

项目风险管理应该是定期状态审查会中的一项议程，越经常开展风险管理，风险管理就会变得越容易。经常讨论风险，可以促使人们识别风险和机会

G. 投标人会议—12.2实施采购工具与技术

又称承包商会议、供货商会议或投标前会议，目的是保证所有潜在卖方对本项采购（包括技术要求和合同要求）都有清楚且一致的理解，保证没有任何投标人会得到特别优待。要把对问题的回答，以修正案的形式纳入采购文件。为公平起见，买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题，以及买方所做出的每一个回答。

1.2 PMBOK并没有出现会议

例如“Kick off meeting”，却是考试的重点内容，英文都是用“Kick off meeting” 但却有两种会议：

a) 项目章程批准后

一般翻译叫“启动会议”，有时英文是“initiate meeting”，在项目章程批准后由发起人召集主要干系人进行的一个会议，主要内容包括分发章程、宣布项目正式启动和任命项目经理和介绍项目章程内容。

b) 项目管理计划批准后

有时翻译成“开踢会议”、“开工会议”等，这个会议主要目的表示项目进入执行阶段的标志，让团队成员了解项目管理计划，使团队成员有共同理解并获得干系人对目标的承诺，由项目经理和项目管理团队主导召开。

注意：PMP考题英文一般都是“Kick off meeting”。不管那个会议，都不会在会议当中讨论具体详细的话题，例如技术、规格等

二、考点链接

1. 焦点小组会议寻求专家集体意见，而引导式研讨会寻求一致意见（此点类似德尔菲技术）

2. 引导式研讨会JAD用于软件行业，QFD常用于制造行业