如何把工作任务分配给手下的员工

在美国伊利诺斯州一家金融公司担任网络系统工程师的TechRepublic 会员 RC Lopez在读过TechRepublic最近发表的一篇关于管理人员给员工分配工作任务的文章后，发表了一番见解深刻的评论。在言谈话语之中，他对总是对本来应该由他人来完成的工作亲历亲为、不给他人任何工作机会的管理人员表示了遗憾。他说，“由于不把工作任务分配给自己手下的员工，这样的管理人员给人留下的印象不是他们不信任别人，就是他们想要成为‘个别分子’。”

RC指出，对于任何管理人员来说，在给自己手下的员工分配了工作任务之后还不等人家完成就又亲自动手都是一个致命的错误。不幸的是，对于很多新上任的管理人员来说，由于他们还没有学会如何给员工分配工作任务、该给员工分配什么样的工作任务、没有学会在员工完成工作任务的过程中表现出必要的耐心，这又是一个普遍会犯的错误。

把工作任务分配给自己手下的员工完成对于大多数人来说并不是一个本能的反应，但是能够有效开展工作的管理人员都一致认可这一点的重要性--不管是出于使自己成为成功的领导者的角度考虑，还是出于使整个小组健康发展的角度考虑。他们应该知道如何确定哪些工作任务应该分配给自己手下的员工，而哪些不应该，也应该知道采取哪些行动来帮助员工成功的完成各自的工作任务。

大家可以遵循下面这些指导方针：


认可将工作任务分配给自己手下的员工完成的重要性

规划给员工分配工作任务的战略

在给员工分配工作任务的过程中应用常识

给员工成功完成工作任务的机会

在给员工分配工作任务时检查自己的个人动机

下面我们将就上述几个方面进行进一步的阐述。

认可将工作任务分配给自己手下的员工完成的重要性
如果你想要成为一名出色的管理人员，那么把工作任务分配给自己手下的员工去完成是非常重要的。要想取得成功，你需要对整个小组的工作目标有整体的了解和把握，在此基础之上确定应该如何实现这些目标。这通常就要求管理人员把具体的工作任务分配给自己手下的员工去完成，以便给自己留出更多的时间来对小组成员进行管理、帮助他们提高技能、保持员工队伍的工作士气。

规划给员工分配工作任务的战略
管理人员要认真考虑有哪些工作任务是可以或者应该交给自己手下的员工去完成的。如果不经过认真的思考就作出决定，整个小组的工作环境将会陷入没有秩序的混乱状态。要从确定自己的核心职责做起。然后，再确定有哪些职责可以交给自己手下的员工去承担，有哪些工作任务可以交给他们去完成。有的工作虽然很重要，但是并不是你作为小组的领导者应该完成的，或者说承担这些工作会影响到你对整个小组的管理，那么你就应该放手把这些工作交给手下的员工去完成。

在给员工分配工作任务的过程中应用常识
在给员工分配工作任务之前，管理人员一定先要了解清楚整个小组现在的实际工作状况。如果一名工作能力非常强的员工现在已经很忙了，已经需要为了完成手头的工作任务而加班加点，那么就不要再给她分配新的工作任务了。因为这样尽管可以表明你对她的认可和信任，但是对她来说并不是什么好消息。如果你决定把某项工作任务交给一名员工去完成，那么一定要告诉他你为什么要交给他这项任务，同他一起制定工作计划。如果能够把你们交流的内容同全组成员一起分享的话，可能会给你的工作带来帮助，因为这样能够使你得到小组成员的反馈信息，了解某项工作任务的进程会给小组每个成员带来的影响。

给员工成功完成工作任务的机会
在你决定把某项工作任务交给某名员工完成之前，一定要确定这名员工有成功完成这项任务的能力。不要想当然的认为所有的员工都有能力自己应对所有的问题--在必要的情况下要给他们提供指导和培训。还有一点也是非常重要的，那就是要向员工彻底说明你对他们的工作预期，然后密切的监控工作的进展情况。当然，这并不意味着当工作出现问题的时候你就要立即介入，代替员工本人去解决问题。相反，你应该预计到工作进行过程中可能会出现的问题，为员工成功解决这些问题提供必要的支持。

在给员工分配工作任务时检查自己的个人动机
效率低下的管理人员经常都背着不太好的名声--把那些不好完成的工作任务、那些“烫手的山芋”交给自己手下的员工去完成。在你决定把某项工作任务交给自己手下的员工去完成之前，先问问自己为什么要这样做。如果是因为这项工作任务不好完成，或者是很容易得到负面反馈的话，那么最好还是把这项工作留给自己。因为你的动机是很容易被小组成员所看穿的。

情景实例
让我们来看看下面这个情景，通过实例说明上面所谈到的几个关键问题。Betty是美国中西部一家中型公司的业务副主管。最近，她雇佣了Ray担任新的局域网管理员，并且对他寄予了厚望，希望他能够有出色的工作表现。在管理方面，Ray没有什么工作经验，但是他的技术背景却能够给人留下深刻的印象，并且他是一个很好相处的人。

有一天，Betty路过Ray的办公室时，看见他用双手抱着头，显出一副很沮丧的样子。她问他出了什么事。Ray回答说，最近他把局域网技术修正的任务交给了自己手下的员工Ron去完成。但是，现在这项工作进展的并不是很顺利，他已经准备自己亲自接手了。Betty向Ray提出了三个问题：


你是否彻底的同Ron说明了你对他的工作的期望值，是否清楚的向他交代了完成工作任务的最后期限？

Ron是否具备完成这样重要的一项工作需要具备的能力和经验？

你把这项工作任务交给Ron已经有多长时间了？

Ray说他觉得Ron已经明白自己对他的工作预期了，尽管他承认并没有同Ron就这个问题进行过正式的交流。看上去Ron似乎已经具备了完成这项工作的能力，但是实际上他以前并没有真正负责过这么大的一个项目。最后，Ray还承认，从他把工作交给Ron到现在仅仅过去了两周的时间。

Betty建议Ray继续让Ron来完成这项工作，但是要让Ron参加本周晚些时候举办的一个项目管理培训课程。Betty还建议Ray定期同Ron进行交流，以便了解项目的最新进展情况，并且在一些问题的处理上给Ron提供指导和建议。

对于Ray为了确保局域网修正工作的顺利进行而做出的勤奋努力，Betty表示了肯定和赞赏。但是，她同时也建议Ray不要太过紧张，要把精力放到对项目过程的管理上，以便给Ron提供最充分的空间和机会去成功完成项目。

我们给大家举这个例子是想要说明给员工分配工作任务的能力并不是每个人生来就具备的。这是一个需要管理、规划和监控才能够取得成功的过程。

最后的思考
要想成为一名高效的管理人员，你必须学会通过把工作任务交给自己手下的员工去完成来提高员工的知识和工作技能，并且给自己留出更多的时间进行管理工作。有的时候，把工作任务交给自己手下的员工去完成需要花费大量的时间，分散相当多的精力，特别是在员工缺乏经验的情况下就尤为如此。如果你要借助员工工作任务的分配作为自己的一种管理工具，那么你就要有耐心，要愿意应对肯定会出现的问题。但是，不管你在短期内会经历怎样的困难，这么做的长期回报都将远远超出你的付出，整个小组的工作效率将会得到提高，小组成员的工作士气也将积极而高涨。