IT项目管理中沟通的注意点

尽管IT信息化项目不可避免地存在沟通障碍,但只要我们学习掌握一定的沟通方法和技能,许多沟通障碍是可以防止和排除的,下面是提供的一些建议,与大家分享之,将有助于我们IT信息化项目沟通的改善.

1.提高有效沟通的途径

对于有效地沟通途径,国外有许多专家曾经提出许多不同的准则,其中比较完善的是美国管理协会提出的一套建议,其要点如下:

(1)沟通前先澄清概念.经理人员事先要系统地思考、分析和明确沟通的信息，并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。

(2)只沟通必要的信息.现代社会变化迅速，经理人员应从大量信息中进行选择，只把那些与下级人员的工作有密切关系的信息提供给他们，避免他们对信息的负担太重。

(3)明确沟通的目的.项目经理必须弄清楚,做这个沟通的真正目的是什么?要下级人员理解什么,确定了沟通的目标,则沟通内容就容易规划了.

(4)考虑沟通时的一切环境.包括沟通的背景、社会环境、人的环境及过去的沟通情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况。

(5)计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见.与他人商议，既可以获得更深入的看法，也易于获得积极的支持。

(6)要使用准确的表达.要把项目经理的想法和非语言精确地表达出来，而且要使接受者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

(7)要进行信息的追踪与反馈.信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

(8)要言行一致地沟通.项目经理必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是行重于言。

(9)沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来.大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。

(10)应该成为一个"好听众".项目经理在听取他人的陈述时应专心注意，成为一个好的听众，才能明确对方说些什么。

2.召开有效的会议

(1)确定会议的必要性.

(2)明确会议的主题目的和期望的结果.

(3)确定参加会议的人员和时间。

(4)在会议之前向与会者提供议程和必须先阅读的文件资料.

(5)准备好会议期间要分发的印刷品、多媒体辅助设施和会务后勤安排。

(6)使会议组织规范化。

3.使用模版和字典

 项目报告的大纲

一。封面

二.目录和综述

三.项目要求

四.项目描述和协议书

五.项目总体结果和成败与失败的原因

六.项目管理的手段和技术以及对它们的评价

七.项目小组的建议以及未来将要考虑的事项

八.最终项目甘特图

九.所有可交付成果的附件