数字革命升级~九大关键因素铸就高效内容服务平台

最新推荐文章于 2025-06-17 15:30:00 发布

OpenText企业信息管理

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文章标签：内容运营大数据

本文链接：https://blog.youkuaiyun.com/OpenText/article/details/121999321

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企业在数字革命中转向内容服务以提升效率。关键因素包括：整合信息源，优化用户体验，智能文档管理，支持多应用集成，规划云策略，提供工作效率工具，融入新兴技术，确保合规性，以及灵活选择解决方案。OpenText Documentum是实现这些目标的理想内容服务平台，提供全面的信息管理功能，并助力企业适应未来技术发展。

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信息是每个企业的核心价值。数字革命使产生和使用的信息类型和数量发生了翻天覆地的变化。企业正通过转向内容服务来提高灵活性、可扩展性和效率。内容服务专为改进常规和危机环境下的信息访问、流程连续性、团队协作和组织治理而构建。

所以，如何才能为企业找到一个灵活、高效、优质的内容服务平台？下面这9个关键因素您一定要知道。

1.思考获取信息的方式

完成最初收集信息的工作后，了解您的企业如何获取、存储、管理和使用信息。不要忘记各种各样的外围来源，比如SharePoint网站、旧版系统甚至其他ECM平台。所有数据都应该整合到内容服务平台上并可通过该平台获取。找出信息管理和工作流程中的缺口、难点和瓶颈。

最佳内容服务平台应该易于集成可优化当前状况的功能，同时实现未来的目标，在数据提取、管理和分发自动化方面畅想实现卓越运营，并且指日可待。规划未来，让AI和分析带来指数级价值增长。安全、隐私、最佳实践文档管理和记录保存方面的合规性监管日益严格，因此在分析数据的同时应该关注信息治理，这对生命科学、能源、制药等严格受管控的行业尤为重要。

2.评估理想的用户体验

传统ECM系统的易用性是员工长期面临的问题。

内容服务技术旨在提高用户工作效率，颠覆传统理念，为业务相关人员和IT架构师创造机会，在涉及流程中的具体工作流程、应用程序交互和信息访问时，对“完美”场景做出设想，重新构想新的用户体验。

3.评估当前的记录和文档管理程序

领先的内容服务平台的文档管理过程由自动数据分类驱动，减少了用户的管理负担，同时轻松提供内容情景，使内容易于访问。借助内容服务应用程序将现有内容管理平台与推动业务流程的主要应用程序集成在一起后，可以将集中管理的治理策略扩展到内容和数据。全局定义，局部应用。自动分配元标签，并随着信息的使用和修改进行更新和细化。

4.确保所提出的解决方案超越传统ECM的界限

与ECM系统自成一体不同，内容服务平台应着重支持其他应用程序。评估这点的有效方法是：考虑内容服务平台如何与其他应用程序、流程和信息来源无缝集成。通过该功能可以自动识别和划分信息，并将其分发给其他流程和用户，让其从中获益。

5.规划未来

混合环境将成为首选运营模式。优质的内容服务应该能够兼顾现在和未来的运营方式，能够在本地和云中运行，让企业可以在自己准备好后，选择按照自己的节奏转移到本地或云。对于重视灵活性和敏捷性的内容服务技术而言，基准要求是采用容器化架构。

容器化应用程序允许企业优化现有的运营环境，同时允许无缝过渡到未来的新环境。它是新标准，也是选择新的内容管理平台时必须要考虑的因素。

6.是否提供了需要的功能

内容服务平台必须有助于提高企业工作效率。这不仅仅是指能够让用户快速完成日常任务，还要提供一些功能，让员工能够适时轻松访问和使用正确的信息，从而做出更明智的决定，并推动创新。

7.思考如何在路线图中纳入新兴技术

内容服务技术是技术革命的中心，未来五年将改变很多企业：

AI和机器学习将极大地将许多常规活动将实现自动化，内容服务将接替人类管理任务；

向云托管转变将大幅影响桥接信息来源的基本内容服务概念；

通过5G网络实现全球互联，这意味着可即时获取大量数据。内容服务将处于分析、分类以及向有需要的人传播信息前端；

新一代知识型员工要求能随时随办公。生产力变得更加流畅和动态化，员工将更加自主和有创业精神。内容服务平台将为员工提供工具和信息，让他们按照自己理想的方式工作，同时确保遵守公司治理政策；内容服务供应商必须整合新兴技术，给予员工“成长空间”。

8.确保合规性

内容服务平台应该尽可能自动满足监管和合规性需求，并且随着规则和法规发生变化，内容服务平台必须足够灵活，以适应新规并将其纳入企业运营。内容服务可与先前的孤立系统集成，在这些系统中，生成和存储信息的能力是关键。

9.开始选择

过去十年，传统ECM平台的评估、选择和实施很少达到任务目标。企业越来越复杂和多样化，数字信息通过各种新渠道涌入，企业亟需将问题和机会作为单个实例来处理：设定一个特定目标——智能捕获、任务自动化、将流程转移到云等等，并将相关LOB用户、IT、风险管理和其他人员纳入考虑范围，确定最佳解决方案、实施，然后进行下一项，识别、精准解决。

结论

从基于ECM的模型到内容服务驱动的基础设施转变是信息管理自然演变的结果。合适的内容服务平台应能帮助企业通过最省力的方法实现独特工作效率和治理目标——通过开箱即用的功能、简单直接的附加组件或较低程度的代码定制，规划未来的同时也要考虑现在。合适的内容服务平台会为云、AI和自动化的未来奠定基础。严格受监管的公司以及仅仅想寻求更有效的内容管理解决方案的公司正逐渐认识到以新方式思考信息管理的好处。如果您正在寻找强大的领先技术内容服务解决方案， OpenText Documentum将会是您的理想选择。

OpenText Documentum内容服务平台

为云原生解决方案，提供全面的信息管理功能，包括捕获、生命周期管理、治理和应用程序归档。该平台体现了OpenText提供灵活、易于扩展的解决方案的愿景，不论是现在还是未来，都可以帮到企业。

成功案例