如何避免采购腐败

采购腐败是所有公司的噩梦。有时，腐败是显而易见的，但通常是微妙的，看起来无害，比如当一个供应商给公司的采购部门送小礼物。采购腐败即使看起来无关紧要，也会影响到你公司的底线和声誉。不过，如果你保持警惕，还是有办法预防的。

1、建立道德文化

要防止采购腐败，你能做的最好的事情之一就是在你的公司建立道德文化。这将淘汰那些可能倾向于不道德行为的人，同时鼓励正确的行为。道德文化必须从最高层开始——从首席执行官到组织中的每个人都必须被视为在日常生活的各个方面诚实和负责。

一个好的开始是建立一套行为准则，建立道德政策和程序。这有助于员工做出正确的决定，并为处理可能存在问题的情况提供了一个框架。雇佣以道德行为著称的人，并培训员工识别危险信号，可以鼓励员工适当地行为。它还传达了一个信息，即你的组织非常重视不道德的行为。

2、不要忘记供应商

与有道德的人一起工作的范围远远超出了你的组织。对所有供应商进行彻底的背景调查，以确保他们的行为符合法律和道德规范。获取参考资料并检查你的组织和供应商之间的潜在利益冲突。如果可以的话，了解他们的商业文化。他们是否注重道德实践？他们的价值观与你的公司一致吗？

请记住，你的供应商可能会外包出去。如果你不希望这样，在合同中明确说明，并确保你的供应商有能力在没有分包商的情况下履行其义务。

如果你同意外包，获得你的供应商外包的公司名单，并调查他们。没有直接与分包商打交道并不意味着他们（潜在的）不良行为不会影响到你。

3、留意警告信号

如果可能的话，对采购过程进行细分，整个交易不要由一个人全部负责。每个步骤都至少有两组眼睛盯着，增加了人们注意到任何“不对劲”的事情并采取行动的可能性。

德勤（Deloitte）表示，值得注意的警示信号包括：糟糕的记录、员工与供应商之间的私人信息（如通过私人电话进行沟通）、利益冲突、供应商赠送过多礼物、忽视内部控制，以及员工对最后一分钟审计的抵制。

如果你的行为准则被违反了，无论谁违反了，都要确保这些不太有利的行为会有后果。制定遏制不道德行为的政策和做法，对防止采购腐败和保护公司的声誉大有裨益。

4、走向数字化

最后，你必须利用现代电子采购软件来确保一切都按照计划和公司政策进行，确保意外事件不会破坏你的流程。现代电子采购系统8Manage SRM通过解决固有的采购风险和着手提高透明度和问责制，有效帮助企业消除采购腐败。

一方面，系统提高了数据对不同参与者的透明度的能力。其适当的数据汇总和透明的支出管理可以识别和消除异常支出、合同外的采购，取消未使用的服务，整合花在高绩效供应商上的支出。

企业可通过系统生成审计跟踪来提高对采购政策的遵守程度，并允许相关者在更广泛的透明度和问责制下，通过提高数据的可用性和完整性来审查决定和行动。

借助系统的采购到付款解决方案，利害关系人可让采购经理和管理人员了解到供应商各层级正在发生的事，使他们能够在中断发生之前进行预测和预防。

另一方面，8Manage SRM使采购流程和交易更加自动化。系统集电子招投标、采购及供应商管理为一体，为企业打造从供应、采购到交付的一站式采购管理平台。

通过自动化的采购和库存程序，使库存控制和采购的流程更加高效，而且采购经理和管理人员可以看到企业记录准确性的提高，以便对未来采购决策做出更好的判断。

每次交易，8Manage电子采购系统都能实时自动采集供应商的客观绩效数据，降低来自供应商的交易风险。企业也可以从以往的采购工作中汲取采购经验，也更容易发现采购中的异常行为。

近年来，技术已成为预防和打击采购腐败的最大盟友之一。数字化和数字化转型极大地推动和改变了企业，具有巨大的潜力和广泛的好处