给文件管理做减法，化繁为简的企业管理神器

最新推荐文章于 2025-11-25 09:06:33 发布

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#paas #安全 #java

本文介绍了企业在文件管理中遇到的四大难题，包括文件管理繁琐、安全任务重、沟通复杂和应用系统繁杂，并提出天翎知识管理系统作为解决方案。天翎KMS通过多维度分类、私有化部署和权限管理确保文件安全，同时提供共享协同和流程审批功能，减少无效沟通，还能与第三方系统对接，避免数据孤岛。此外，系统具备无限拓展能力和提供源码的优势，全面助力企业高效管理文件。

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编者按：本文从企业文件管理中的难题出发，提出了解决这些难题的方法——企业知识管理系统，化繁为简，助力企业管理。

概要：

（1）企业文件管理“四繁”难题

（2）天翎KMS助力企业文件管理

对很多企业来说，特别是大企业，企业的文件管理一直是一个令人头疼的难题，文件数量巨大，整理归类难，做起来费时费力，成果却往往不尽人意。

企业文件管理“四繁”难题

1.文件管理繁琐

文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露；查找缓慢，效率低下；知识库版本管理混乱。

2.安全任务繁重

外部：很多企业会选择将数据部署在云上，无论是外包数据存储还是使用流行的云计算SaaS应用程序，将更多数据存储在云中本质上意味着可能给信息带来更多不必要的或者未经授权的访问。

内部：对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等，知识库安全缺乏保障；员工离职或调岗后，资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。

3.员工沟通繁多

管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享，增加沟通成本；由于没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网，知识赋能创新难，造成“重复发明轮子”，增加沟通成本。

4.应用系统繁杂

企业在信息化管理的进程中，可能会先后采用了多种管理系统，如CRM、HRM、ERP等，数据也依然被封存在各种不同的系统中，信息间缺乏相互联系的通道，缺乏一个统一的界面，大量的信息，孤立的数据，多系统的相互独立性成为企业的整体信息管理的障碍，形成“数据孤岛”等问题。

化繁为简，助力企业文件管理

企业如何化繁为简，有效管理企业文件呢？一个强大的知识管理系统就可以搞定！天翎作为国内最早从事快速开发平台研发和应用的厂商之一，自2003年开发研发，至今已经18年历史，平台源代码已达200万行，客户累计授权超10万+，拥有丰富的低代码开发经验，可以为企业提供硬核技术和高质量的服务。天翎知识管理系统具有以下特点，可以很好地满足企业需求。

1. 多维度分类，让文件管理变得简单

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2. 私有化部署+权限管理，安全有保障

外部防护罩：私有化部署将所有的敏感数据或业务数据部署在内网的本地服务器上，服务的稳定性、数据的安全性是能够达到极大的保证的，这样就相当于给企业数据信息支起了“防护罩”。

内部隔离网：

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。