项目计划跟踪

 

在项目开始的前期阶段，我总是能列出很详细的项目计划。但随着项目的进行，新任务不断出现，任务的状态也需要不断跟踪。只要一两天忘记跟踪计划，这个计划基本上就已经残废了，不再有实用价值。  
   
  在六年里，我试过三种计划跟踪的方法。第一种是主动地向项目团队获得项目进展的信息。方法是每天上班后花10分钟开个早会，明确一下每个人当天的工作任务，然后我更新并发布项目计划。每天下班前花15分钟，了解每个人的工作进度，记录遇到的问题，并把进度同步到项目计划中。  
   
  ——这种方式，在某种程度上扼杀了团队的主观能动性，可能管得太死，项目团队有抵触情绪。  
   
  问题：因为大家并没有及时地记录下处理任务的时间，收集到的任务的实际工期的精度比较低。另外，早会还好，但下班前的会经常由于打断开发人员的工作或思路，召集的时间甚至长过汇报时间。大家抱怨每天浪费时间这半个小时常常导致大家被迫加班。我个人稍微估算了一下，0.5小时   X   10人   X   200天   =   4.2人·月，浪费的时间还真是很可观。  
   
   
  第二种，由项目团队主动用EMAIL、电话或口头向我汇报每天的工作进展。方法是每个人在接受到团队其他人转出的任务，（比如测试、文档等），遇到问题，以及完成某项任务时，及时以各种方式通知我。  
   
  ——集中汇报给我一个人的方式，造成我是监工的事实。对于天生爱自由和害羞的项目团队而言，无异于暴露个人隐私。  
   
  问题：很快，我就发现并不是每个人都能很主动的汇报。我经常会不知道项目团队在处理什么样的事情。有时候直到问题积累到一定程度，爆发出来的时候，我才了解到。  
   
   
  第三种，白板方式。在项目团队的视线范围之内放置一块白板，分左右两栏。左栏列举整个项目的概况，比如关键的几个里程碑或者阶段，并标出当前阶段的位置。右栏标明当前（当天、本周或者本月）的努力方向作为标题。然后在下面列出当前正在进行的任务项、问题。大家随时更新相关的任务和问题。  
   
  ——由于将个人监督扩展为群众监督，执行起来阻力很小。甚至，白板也逐渐成为团队文化培养的基地，大家会在白板的空白处抒发个人的感想，或者感激他人的言辞。所以，这也是我目前一直在使用的方式。  
   
  问题：白板的容量有限，所以，我们不得不定期清除已经完成的任务，已经解决的问题等。没有很好地将这些宝贵的财富留给后人以及我们自己未来的项目开发及管理。很浪费呀！（感叹……）