我用了三步，让采购申请真正实现了自动审批！

我先问大家一个问题，你们公司现在的采购申请流程，是不是差不多这样：

• 需求部门提个申请，发给领导
• 领导不在，等
• 领导回来了，又问：“这个是不是必须买？”
• 再退回去补说明
• 采购收到之后，又发现预算不清、规格不明
• 从头再来一轮沟通

最后，一件本来两三天就能搞定的事， 拖成一周甚至半个月。

于是很多老板就说一句话：

“我们上个系统，搞自动审批吧。”

系统也确实上了。 但过了一段时间你会发现：https://s.fanruan.com/739bg

• 审批还在点
• 人还是在催
• 流程一点没快
• 甚至采购更累了。

这时候问题就来了：

👉 到底什么才叫“能跑起来”的采购自动审批？

我给你一个非常直白的定义：90% 的采购申请，不用找人，也能自己往前走。

如果想要一套真正高效好用的采购申请自动审批系统，下面三步一步都不能少：

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第一步：采购申请必须标准

所有自动审批失败的系统， 几乎都死在第一步：

不是审批规则不行， 而是采购申请本身不够标准。

在能跑自动审批的系统里，一张合格的采购申请，至少要做到三点：

第一，物料标准化

• 必须绑定物料编码
• 有固定名称、规格、单位
• 不能自由发挥

如果你现在物料还全靠手写， 那后面的自动化基本不用想。

第二，需求场景标准化

系统不是靠“理解人话”来审批的， 它只认规则。

所以你至少要区分清楚：

• 生产用
• 维修用
• 项目用
• 备库用

不同场景，后面的规则完全不一样。

第三，金额与数量必须真实

很多企业习惯先报一个，后面再改。

但你要知道：

自动审批的前提，是你敢对这张申请负责。

如果申请阶段都不严肃， 那系统只会把混乱放大。

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第二步：采购审批规则必须精准

只要是按人走流程，就一定会遇到这些问题：

• 人不在 → 流程停
• 人看不懂 → 打回去问
• 人怕担责任 → 拖着不批

👉 人，是整个流程里最不稳定的变量。

同样一张采购申请：

• 今天批得很快
• 明天可能卡三天
• 换个人，标准又完全不一样

久而久之，大家都会形成一个共识：

“审批快不快，看的是人，不是流程。”

一旦形成这种认知， 系统存在的意义，其实已经被掏空了一半。

所以，自动审批里最关键的一步就是设定一套精准可行的审批规则：

1️⃣ 设置硬性拦截

很多企业一上来就想：“审批规则怎么设计得更灵活？”

但真正能跑起来的系统，恰恰相反。它一定先挡住不该走的申请，先做硬性拦截

硬性拦截简单说就是：

有些采购申请，系统直接不让你往下提。

比如：

• 没有预算 → 不让提
• 库存明明够 → 不让提
• 不在采购目录 → 不让提
• 超安全库存 → 强制提示

系统最大的价值，不是加速审批， 而是提前消灭无效申请。

只要这一关卡住：

• 审批量直接少一半
• 采购沟通成本直接下降
• 后面规则才能真正跑起来

2️⃣ 规则能跟着情况走

真正能跑起来的自动审批，一定不是谁有权限谁来点，而是规则先行、人退后。

举几个真正能落地的例子，而且大多数企业都能照抄的规则：

第一类：金额规则

• 5000 以下 → 系统自动通过
• 5000–5 万 → 部门负责人
• 5 万以上 → 财务 + 管理层

金额越小，越不值得占用管理层时间。

第二类：物料规则

• A 类常规物料 → 简化审批
• 非标 / 新物料 → 强制评审

你会发现， 真正需要讨论的，从来不是常用物料， 而是那些第一次出现的、不确定性高的东西。

第三类：场景规则

• 维修急件 → 快速通道
• 项目一次性采购 → 项目负责人

不同场景，本来就不该走同一套逻辑， 硬走，结果一定是效率和风险双输。

规则定清楚之后，你会发现一件事：

👉 审批不再是“谁来批”，而是“该不该批”。

3️⃣ 审批人只处理例外情况

这一步一旦跑顺， 你会看到一个非常明显的变化：

你会发现：

• 审批人反而更轻松了
• 但审批质量却更高了

为什么？

因为审批人的工作内容发生了本质变化。

以前，他们在干什么？

• 批常规
• 批重复
• 批没什么风险的申请

时间全被“无脑通过”占满。

而现在：

• 常规的、不需要纠结的 → 系统直接放
• 金额小、风险低的 → 自动走完
• 真正有不确定性的 → 才推给人

审批人只需要关注一件事：这些“例外”，有没有被放错？

这才是管理层、也是系统 真正该干的事。

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第三步：审批完成，自动生成采购订单

这里我不讲技术， 只讲真正能落地的逻辑。

当一张采购申请在系统里完成自动审批后， 系统已经天然具备了三类关键信息：

• 物料编码、规格、数量
• 使用场景、需求时间
• 审批规则与放行依据

这个时候，系统要做的不是“再问一遍人”， 而是按预先设定的规则自动转化：

• 常规物料 → 自动匹配默认供应商
• 合同物料 → 自动带出协议价格
• 计划类采购 → 自动合并订单

自动生成采购订单，带来三个非常关键的变化：

第一，信息不再二次录入

• 申请即订单来源
• 数据天然一致

第二，责任边界非常清楚

• 谁提的
• 为什么提
• 哪条规则放行的

后面出问题， 不用再扯皮。

第三，采购真正回归专业岗位

采购不再天天干录单这种事， 而是把精力用在：

• 供应商
• 价格
• 交期
• 风险

这才是采购岗位真正的价值。

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为什么很多企业“上了采购系统也没自动审批”？

你可能会发现有些企业的采购管理系统功能都有，流程图也画得很漂亮，但就是跑不起来。

原因通常只有三个：

1️⃣ 管理规则没想清楚，就想让系统兜底

系统不是“替你做决定”， 而是“帮你执行决定”。

如果你连：

• 什么能自动过
• 什么必须卡
• 谁对什么负责

都没想清楚， 那系统一定跑不动。

2️⃣ 不舍得在前端为难人

很多企业不敢把申请做严， 怕业务部门骂。

结果就是：

• 前面舒服
• 后面全靠人兜

真正成熟的管理，一定是前紧后松。

3️⃣ 把审批速度当成唯一目标

自动审批的目标，从来不是“更快批”。

而是：

让不该进流程的事，根本进不来。

这一点想不通， 自动化永远只停留在表面。

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最后一段：采购自动审批，本质是管理前移

我最后想强调一句：

采购自动审批，本质上不是技术升级，而是管理前移。

• 把模糊判断，前移成明确规则
• 把人工经验，前移成系统约束
• 把事后扯皮，前移成事前拦截

当你真正做到这一点，你会发现：

• 审批自然就少了
• 流程自然就顺了
• 系统才真正“跑起来”