工作中即使我们的决策再正确、任务分配再合理、团队成员再给力,项目进展过程中,也一定会有各种问题,所以我们需要过程的管控。
很多主管没意识到过程管控的重要性,他们会说:「我不关心过程,只在乎结果」 期待下属们各显神通,最终交出好结果,然而,这种做法只会让团队涣散。
主管也会感到更痛苦,因为他发现,自己一管就死,一放就乱。 自己认真管了,下属反而没有积极性了,工作全是自己一手包办,下属死气沉沉;但是放手吧,下属又自作主张,全乱了套。
其实,在《领导不需要头衔》这本书中,作者少毅已经给出了很好的答案,他把过程管理的精髓概括为7个字: 抓大、放小、管七寸,下面我们一起看看。
一、抓大:只管大事,抓稳知情权与决定权
抓大,指的是 只管大事 ,什么是大事? 主管工作中通常这些是大事:
- 能影响到核心目标能否完成的任务执行情况。
- 关键的动作或者项目的启动和结束。
- 费用开支。
- 人员的选拔和更迭。
- 员工的考核及团队的绩效分配。
以上 5 件事,是主管推动一个项目时应该亲自把控的事情,否则管理就会失控。 怎么抓呢? 绝对不是要我们亲自去做,而是要把知情权和决定权抓在我们自己手上,让团队成员及时向我们报告,我们来做关键的决策。如果发现有问题,管理者也要及时和团队成员做反馈,做的不好的要纠偏。
二、放小:非关键的事学会放手、引导、支持
把那些不是核心的、不是关键的事情放出去 。不要太多过问下面这些小事,过问愈多,自己的工作愈累,团队成员的工作反而愈消极。 那什么是小事呢?
- 财务预算中、计划内的事情
- 工作流程里常识性、人人都要会做的事情
- 已经有成熟运作执行规范和标准的事情
那放小怎么放呢? 放也有一个过程,不是说我们不闻不问。 确实有可能团队中的成员自己没信心,拿不定主意,这个时候我们可以先放决定权,多问问下属:「你觉得呢?」 引导让他交出企画,并且支持他就好。
关于「放」,我们还要留两手,一是备份制,另一个是追责制。
1/备份制
对于一些比较重要或者复杂的任务,你可以让团队成员放手去做,但是有一个要求,让他把前期的企划以及执行的流程记录下来,每周发送给你,备份这些企画和关键流程。
很多主管不会过问具体的工作,但是会要求会议纪录和成员的周报必须抄送给他,这就是一种备份制。 这样我们并没有直接干涉团队成员的决策,也没有介入他们的执行,但是通过这样备案的方式,我们能让成员们更加谨慎,也能及时掌握信息,防范风险。
2/追责制
一些权力可以放出去,但如果事后出了问题,追责的流程,我们还是要抓住。 追责的目的不是为了把事情没办好的责任推给成员,成员所有的错误,我们作为主管都要负主要责任。 而是要透过事后分析,帮助下属了解问题发生的原因、应该怎么应对、要吸取哪些经验。
三、管七寸:关注团队运行情况,抓住核心细节
做到了抓大放小,第3个就是要能够管七寸,也就是“3个盯”∶盯数据、盯细节、盯原由。这样才能看到并区分下属任务的完成进度和质量,确保过程顺利。
- 盯数据:运用数据分析、发现和把握核心问题,特别是人数规模在几百人的团队,更要通过数据让项目执行有迹可循,实现管理高效。
- 盯细节:管理者要掌握大局,更要通晓细节。细节决定成败,这话对各级管理者都一样,只不过定义的“细节”有所差异。
- 盯原由:忌主观模糊性的臆测结论,像剥洋葱一样一层层“盯”下去,直到找到问题的最根本的原因。
站在管理的角度,公司最高的领导者,都会深入一线,了解具体的工作,起到监督和指导的作用,确保过程顺利。 而好的领导者,则一定要深谙业务的本质,懂得抓大、放小、管七寸。
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