什么是项目管理

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前言

项目管理就是组织实施计划、进度和控制的活动过程。

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一、什么是项目

项目 定义为“为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作”。
“临时性”是指任何项目都有明确的起点和终点；
“独特”是指项目要创造的这个产品、服务或成果与此前其他的产品服务或成果不同。

项目就是在已经确定好的时间内必须解决的问题。

二、什么是项目管理

1. 项目管理的定义

项目管理的定义是：“将知识、技能、工具与技术应用于项目活动，以满足项目的要求，项目管理通过合理运用与整合其五大过程组（启动、计划、执行、控制、结束）来实现。”

项目管理的本质，项目管理中需要处理大量的政治问题，使团队成员的表现达到同一规定水平，为稀缺资源谈判。

2. 工具、人和系统

“做什么”是指要执行的“任务”，“怎么做”是指实现任务的“过程”。
这里的过程也用来表示一个团队的整体运作——团队成员如何交流、沟通、解决问题、处理矛盾、决策、分配任务、开会以及其他方面。
项目管理的工具，比如进度计划软件、计算机、项目日志、每日计划等，都可以用来处理“做什么”与“怎么做”两方面问题。
但是，一个不懂得“怎么做”的人，即使拥有工具，也不能成为项目经理。

组织是人的集合，过程是人在处理。如果人的因素出现问题，那么过程就可能出现问题；而过程有问题，任务的完成就会大打折扣。

如果你没有使用正确的管理过程，这些工具只能帮助你精准地记录错误。

3. 四个项目约束条件

论项目管理的三重约束——质量、时间和成本，换个说法，就是好、快、省。通常的说法是：好、快、省中只能选两个。
第四重约束——范围。

有两类质量要求，合在一起被称为规范。
一类是功能的要求，用来描述可交付成果的用途；
另一类是技术要求，用来说明可交付成果的特征。

定义一个项目，重要的是要明确项目的各项要求。

项目管理就是组织实施对项目要求所必需的一切活动知识、技术、工具和手段的应用。
PCTS目标定义了这些要求，它们是所有项目的制约因素，无论项目大小，你永远无法避开这些制约因素，你必须懂得它们之间是如何相互作用的。
P——技术与功能方面的质量要求；
C——工作中的劳动力成本（注意：主要设备与材料成本要与劳动力成本分开计算）；
T——项目规定的时间；
S——工作的范围与规模。
这些变量间的关系可以用下式表达C=f（P，T，S）换句话说就是：“成本是质量、时间和范围的函数。”

在一般的情况下，当P、T、S已经确定时，我能做的就是告诉发起人，要达到目标需要多少钱。
现实是，如果我这么做了，项目发起人可能会心脏衰竭。通常的反应是：“天哪，怎么能花这么多钱？！”紧跟着的一句就是：“我们出不起！”
然后，我的反应是：“你告诉我能出多少，然后我告诉你用这些钱能做多少事。”这意味着，要么缩减规模，要么延长时间，一般来说，降低性能质量是无法接受的。

4. 时间-成本权衡

当越过成本最低点后（时间延长），项目成本会因为缺乏效率而提高，这是说，你干得太慢了。
在成本最低点的左边，我们要减少花在项目上的时间，用通俗的话讲，就是我们要“挤压”项目，这并不是破坏它——我们只是想做得更快。
这时我们可以看到，缩减时间时，项目成本开始上升，并且是急剧上升，这是因为我们要动用更多的资源来加快速度。用句大家常说的话：我们实行的是“人海战术”。
问题是，当我们把更多的人力投入到项目中，他们会互相影响，工作不可能分得更细，这时我们便会碰到所谓的边际收益递减。举个例子，如果一个人能在10小时内完成某项工作，两个人却不能在5个小时内完成同样的工作，他们也许要花6个小时才行，而4个人可能要花上4个小时。所以我们得到的收益曲线并非直线。
另外，还有一个最少时间的限制，即无论你投入多少人力，你的项目都不能少于这个时间完成，我们把它称为“禁区”。
总有人认为，只要你投入足够的人力，便可以不花什么时间就能完成项目，而事实并非如此。
甚至，有一个起源于软件项目管理的法则，叫做布鲁克斯法则：“为一个已经延期的项目增加人手，只会让该项目延误更多。”
更不幸的是，在错误的时间增加人手，常常会彻底毁掉一个项目。如果你想通过增加人手来提高完成项目的可能性，此人必须能跟上项目的进度。
这意味着他需要指导和培训，谁来为他们做培训呢？很可能是你，也可能是项目组里的其他成员，而无论是谁，那个人的工作绩效都必然会降低。为了不耽误工作，她必须加班工作。而加班使她疲劳，因此效率更低，并可能因此常常出错，也就意味着她必须花时间去改正，这就是所谓的返工。随着返工次数的增加，她必须更加超时工作，才能赶上进度，从而更加疲惫，更容易出错，返工更多……
这就是说，这个项目很可能因失去控制而陷入恶性循环之中。所以我们千万要小心，不要轻易尝试用增加人力的办法帮助自己按时完成任务。

5. 质量

常用两种方法来定义质量：一种是，质量就是符合技术规范；另一种是，质量就是要满足消费者的需求。

对于项目来说，如果你能改进流程提高质量，那么，你就能同时降低项目的时间和成本，因为你减少了返工（这对项目不产生任何增值）。质量的改进会给你带来很大的收益。

6. 组织实施

项目管理就是组织实施计划、进度和控制的活动过程。
组织实施这个词非常重要，项目经理不是独自为团体制订计划，而是让那些实际实施业务的人参与制订计划。

为什么要这样呢？有两个原因：
首先，只有实施业务的人自己最清楚自己要怎么做，要花多长时间；
其次，他们最有可能想到一切必要的事情。而如果让你独自制订计划，你可能会遗漏某些方面；
而且，他们知道你的计划很可能有纰漏，而你又独自制定并把它“强加于人”，他们很可能拒绝接受。
所以，如果你想做一个好的、而且被你的团队所接受的计划，就让他们参与到计划制订中来。

7. 项目的特征

一般的项目管理，它包括五个阶段，有的模式仅包括四个阶段，即定义、启动、执行和结束