27、Outlook高级使用指南：邮件管理与群组协作

Outlook高级使用指南：邮件管理与群组协作

1. Outlook邮件管理

1.1 邮件管理灵活性

Outlook 2003的邮件管理和消息传递极为灵活。在Office 2003应用程序中，你可以自由掌控消息传递方式。例如，在Word中，选择“文件”➪“发送到”，会弹出一个包含多种目标选项的上下文菜单。若办公室有Exchange Server，可从上下文菜单中选择“Exchange文件夹”，将Word文档发送到他人Outlook应用程序的文件夹中。若选择“邮件收件人（作为附件）”，则会以常规邮件形式发送，文件会自动附加到熟悉的Outlook邮件表单中。

在Windows资源管理器中右键单击文件名，也有“发送到”上下文菜单，虽功能不如Office 2003应用程序的选项丰富，但可选择“邮件收件人”，此时会打开一个带有文件附件的Outlook邮件对话框，不过默认消息可能会让收件人困惑。若发送BMP文件，Outlook会提供“缩小所有图片”选项，选择后BMP文件会转换为JPG文件。

1.2 外出自动回复设置

使用路由功能需要Exchange Server电子邮件账户。若要外出一段时间，可使用“外出助理”按规则处理收件。邮件可自动删除、路由到特定文件夹或进行个性化回复等，但外出期间需保持Outlook运行，自动回复功能才能生效。

自动回复设置步骤如下：
1. 在Outlook 2003中选择“工具”➪“选项”。
2. 点击“选项”对话框中的“邮件格式”选项卡。
3. 取消选择“使用Microsoft Word 2003编辑电子邮件消息”，此设置在度假回来后可恢复。
4. 点击“确