项目进度表的作用

所有的进度表，不管是宴会计划，还是网站更新，都有三项功能。

第一，是对什么时候完成任务的承诺。
进度表在参与者之间提供了一份合同，确定每个人在一个特定的时间内要提供什么。一般而言，当人们考虑项目进度的时候，这是他们第一个要想的目的。进度通常向外强调，强调于项目团队以外而不是以内。因为，进度是用来帮助达成一份交易，或者遵从于客户的时间表。通常客户明确地要为这一及时性付费，就像他们为所提供的其他服务付费一样（考虑一下UPS或者FedEx快递业务）。为了使客户或者合作伙伴能够基于一项给定的项目做出计划，大家要在什么时间能够完成特定的任务上达成一致意见。

第二、进度表可以鼓励每个人把自己的工作看作整体的一部分，并且全力把自己的工作和他人的工作结合起来。

• 如果没有一个进度表来说明在某个特定的时间和日期内必须要完成某些任务，就不可能让大家互相团结和依靠起来。没有进度表，每个人只会关注他自己的任务，而不去考虑他的工作是否会影响别人。
• 只要当写下详细计划，旁边附上名字的时候，才可以真正地做些考虑和假设。即使是针对小的团队或者单独作战的个人，也是要这样。在进度表中，有一种心理上的力量，因为它对众宣布了你要履行的承诺。人们很难去忘记或者忽略那些贴在走廊里的白板上的东西，它们提醒着团队要去做哪些事情。尤其对于项目经理而言，一张合适的进度草稿，会让你提出“关于现实情况如何”的问题，也会让你在这个项目要求做些什么和哪些能够实现之间进行比较。
• 这种心理上的作用被称为强迫功能（Forcing function）。强迫功能来自于任何放在那里就能自然地迫使视野、态度或者行为的改变的事物身上。进度表对项目而言，就起到一种重要的强迫功能。如果进度表能够被项目经理合理地使用，它就会迫使每个人认真考虑他们所要做的工作。这种强迫功能是迈向实现项目潜力的重要的一步。即使进度出现问题，被增加一倍，或者减半，因为制定进度而带来的承诺和人与人之间的联系还是会被保留下来。因此，即使进度表本身后来被证明是十分不准确的，但是进度表的第二个目的已经实现了而且是非常物有所值的。例如，如果一个项目实现得非常晚，但是，进度表的存在依然能够保证它能够得以最终完成。

第三、 进度表提供了一种能够追踪项目和把工作分成若干个易于管理的小块的工具。 把工作分成一天或者两天的量，能够帮助团队更好地理解他们到底需要做些什么。想像一下，一个建筑者想要建一座房子，他给出一条线性要求：“房子：120天。”如此低的衡量办法，对于任何人来说，包括建筑者本身，都很难理解它所要求的工作的。但是，如果建筑者能够提供一份每周的要求细目，人们就容易理解什么时间应该完成什么样的任务，哪些工作是要优先完成的，并且会提出一些有意义的问题和澄清一些假设。从项目经理的角度来看，合理的进度表能够给项目提出一个清晰的轮廓，尽早地排除困难和疏忽，同时增加事情成功的机率。

• 项目越大越复杂，进度表也就越难制定。在一些较大的项目上，更多地依赖人和能够更好地影响他人的决定与时间选择。当你有少数几个人组成一个小团队时，成员之间更容易发现其他人工作上的问题。进度表在一个小团队上出现问题可不是一条好消息，但是在这样的案例中，半天的事故只是代表三个人付出额外的半天的努力，所以恢复到正常状态还是可能的。有的人熬一晚就行了，或者可能的话，整个团队一起来帮着赶时间。但是，在一些较大项目上，拥有数十或数百的成员和模块，一天的延迟可能会迅速叠加，并且产生各种各样的难以预料的问题。而这些问题的严重性往往超过了团队可以恢复的程度。无论是小团队还是大团队，进度表给那些经理和善于计算的人提出了各种问题，做出调整的机会，并且通过暴露和回应这些问题来帮助团队工作。
• 在脑海中知道了这三项功能，你就会很容易明白完美的进度表并不能解决项目本身带来的所有问题。进度表不能挽救糟糕的设计或者编程实践，它也不能保护一个项目免遭无力的领导，不明确的目标或者低效的沟通。因此，即使花了很多的时间去设计进度表，它们也只是一堆堆的文字和数字罢了。现在该轮到有人把进度表当成工具去管理和驱动项目了。

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