Effektif

最新推荐文章于 2020-01-06 16:04:04 发布

家庭煮夫

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Effektif是一个基于Web的工作流建模和执行平台，简化了工作流程自动化。适用于描述和协作日常工作，具备控制、灵活性和敏捷性等特点。本文介绍了Effektif的基本概念、流程构建、触发器、操作、角色分配、案例管理等功能。

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Effektif用户指南

介绍

Effektif是一个基于Web的工作流建模和执行平台。虽然其传统包括传统的业务流程管理系统（BPMS），但Effektif极大地简化了工作流程自动化。

何时使用Effektif

Effektif非常适合描述和协作日常工作。使用Effektif：

协调任务和切换
审批
路由文件
完善的业务流程。

优点

你会得到：

控制它需要的地方
在可能的情况下灵活性
减少延迟（使用自动触发器，动作和定时器）
在切换过程中不再有误传
可追溯性 - 关于谁做了什么的数据
清晰度 - 谁必须做什么的可见性
敏捷性 - 因为Effektif流程模型比软件更容易改变。

怎么运行的

流程是重复性工作的模板。流程通常由管理工作的人员创建，并指定必须执行哪些任务和操作才能达到某个目标。例如：对于每个雇用案例，必须完成“进行面试”，“准备合同”和“创建电子邮件帐户”等任务。

发布流程后，可以启动许多个案。Effektif记录每个案例必须执行的任务和操作。案例将人们聚集在一起，提供相关信息，为完成任务提供背景信息。案例也是协作空间，人们可以在其中讨论和创建针对个别案例的新任务。

术语

案件

一个案例是针对特定目标的一个协作页面。案例具有表示达到目标的具体行动项目的子任务。有两种类型的案例：与流程和临时案例相关的案例。

每个案例都有一个事件流，充当审计日志，包括协作期间共享的信息，如评论，文档和链接。通过使用案例评论而不是电子邮件，参与者确保讨论保留所涉及的每个人的完整背景。见案例。

临时案例

一个特设的情况下是没有预定处理的情况。这是一个达到任何一次性目标的合作空间。该案例汇集了一组任务，讨论和文档，并允许参与者共享任务的任何相关上下文信息。

任务

任务是可以分配给人员的案例中的具体行动项目。在流程案例中，任务可能已由用户任务操作创建。

处理

流程是自动执行重复性工作的模板，就像描述为实现目标而必须执行的操作的配方。

例如，考虑一个雇佣员工流程。每次雇用某人时，都必须完成三项任务：“进行面试”，“准备合同”和“创建电子邮件帐户”。每次启动流程时，都会创建一个新案例。

行动

操作是表示要完成的事情的过程中的步骤。在启动流程时，Effektif将按正确的顺序“执行”流程中的操作。此排序也称为控制流，并通过转换，网关和事件指定。

有不同类型的操作：用户任务将在案例中创建任务。“发送电子邮件”操作将发送电子邮件。“Google文件上传”操作会将文件上传到Google云端硬盘文件夹。

触发

进程中的触发器指定进程何时启动。手动触发器是最简单的，并且当您在Effektif中启动新的过程案例时启动该过程。表单触发器允许指定您必须完成的表单以启动新的流程案例。电子邮件触发器在其自己的电子邮件地址接收电子邮件时会创建新的流程案例。触发器和启动事件之间没有直接关系。

角色

角色是用于在进程中分配用户任务的机制。角色对应于BPMN图中的泳道，也称为过程角色。

流程角色与组织角色不同。例如，您的组织可能会有“支持工程师”角色。但是，每个支持案例只有一个人处于“支持联系人”流程角色。流程角色仅持续一个案例的持续时间，而组织角色更加静态，并与您在组织中执行的工作相关。见角色。

组织

一个组织代表Effektif用户的集合 - 通常是公司 - 以及他们在Effektif中的所有数据。组织内的人员无法看到组织中的数据。当您登录Effektif时，您会看到一个特定组织内的所有数据。如果您是多个组织的成员，则可以通过在右上角选择名称下的其他组织来切换组织。

案例

案例本质上是针对特定目标的小型协作空间。例如，“雇用员工”或“签订合同”。案例通常比单个人的简单任务大，比项目小。

案例用于将目标分解为具体的行动项目（或任务）并与其他人合作。该案例是共享和讨论有关该主题的所有相关上下文信息的中心位置。

查看案例

的例视图显示的情况下为一个单一的过程的概述。要打开案例视图，请从主菜单中选择案例。

案例视图 - “雇佣员工”流程的案例

该表显示了雇佣员工流程的案例。您可以使用表格上方的菜单选择不同的流程，没有流程的临时案例或已删除流程的案例。表中的每个案例都显示案例名称，灰色和绿色任务状态栏以及显示工作流变量值的其他列。

灰色和绿色状态栏显示将鼠标光标悬停在其上时有关已完成和打开任务的信息。

将鼠标悬停在灰色条上以查看案例已完成的任务。

将鼠标悬停在空心栏上查看案例的开放任务。

这些状态栏的右侧是工作流数据列，您可以自定义它们。

自定义案例视图表列

的例视图的表包括用于工作流列变量，这通常是在触发器的形式或以用户任务的表单字段。您可以在案例视图中选择哪些字段显示为表列，以便您可以清楚地了解流程的案例。

要自定义表列，请打开“案例”视图，然后单击右上角的“ 配置列”按钮。

配置表列

使用列列表最左侧的拖动图标更改列顺序，然后单击最右侧的删除图标以删除列。您还可以使用文本框编辑列的标题。

列列表下方是一个菜单，用于选择要添加到表中的其他列。

向表中添加列

该菜单列出了当前未包含在表中的所有工作流变量。在此示例中，Interviewer变量是User，这意味着其他字段可用于用户的电子邮件地址，名字，ID和姓氏。

创建案例

要创建新案例，请导航到案例 ; 在菜单的案例中，选择没有进程的案例，然后单击开始新案例。

开始一项新任务

然后出现案例标题。

输入案例标题

接下来，键入案例标题并按Enter键。现在创建了新案例。

新案例

手动关闭案例

关闭案例的正常方法是完成其所有任务。但是，有时你想放弃一个案例并停止工作。为此，您可以手动关闭案例。

结案

要关闭案例，请选择案例视图右上角的省略号菜单，选择关闭此案例，然后再次单击以确认。

任务

任务表示某人应该完成的工作。案例通常包括多个任务，这些任务通常是流程定义的一部分。您还可以向案例添加临时任务。

在Effektif中，可以将任务分配给特定用户，并具有截止日期和子任务。

在收件箱中查看您的任务

在收件箱显示分配给您的任务的概述：任务列表为您的工作的。要打开“收件箱”，请从主菜单中选择“ 任务”，然后选择“ 收件箱”选项卡。

任务收件箱

每个任务都会显示受理人，即收件箱中的所有内容，以及指向任务本身的链接。

收件箱的左侧分为具有截止日期的任务的部分，因此您可以优先处理您的工作。右侧列出了分配给您但没有截止日期的任务。

查看所有任务

“ 所有任务”视图显示所有受理人的任务。

所有任务的列表

具有截止日期的任务在任务名称右侧有一个时钟指示器。对于现在到期的任务，此指示器显示为红色。

您可以使用右侧的控件来过滤任务列表，这在有大量工作时非常有用。

任务过滤器

“ 所有任务”视图包括几种任务筛选器，可用于管理一长串任务。

参与过滤器 - 根据与您的相关方式显示任务，例如您启动的任务。
流程过滤器 - 显示特定流程的任务。
到期日过滤器 - 根据到期时间显示任务，例如过期的任务。
已完成的过滤器 - 显示已完成的任务，这些任务通常是隐藏的。

创建案例任务

要创建任务，请打开案例，然后使用任务列表添加新任务。在文本框中输入任务标题以创建任务。

键入新任务的标题，然后键入Enter

添加任务后，它将显示在列表中：

启动进程时，将创建一个案例，并且将启动所有没有传入转换的元素。因此，如果您仅使用简单操作列表来创建用户任务列表，则在进程启动时将立即启动列表中的所有这些任务。

分配任务

您可以将任务分配给您自己或其他人，以指示期望谁在该任务上工作。已分配的任务列在受理人的任务收件箱中，受理人会收到任务通知和提醒。

您可以从任务列表中的任务中的任何位置分配任务。要分配任务，请单击任务名称左侧的受理人按钮，以打开候选人列表。

分配任务

要分配任务，请从列表中选择候选项，或键入名称或电子邮件地址以首先对其进行过滤。

完成任务

对于任务，有一个突出显示的完成按钮（绿色背景上的方框）来完成任务。

当任务具有表单时，表单将显示在相同的位置，并且具有完成表单底部任务的按钮。通常只有一个完成按钮，但在使用决策时可能还有多个按钮。每个按钮都会记录决定并一次完成任务。

重新开始任务

当您在任务中看到“ 重新打开”按钮时，表示任务已完成。您可能希望重新打开意外关闭任务的任务，或者当您了解需要为此任务完成的其他工作时。如果您忘记附加文档或发表评论，您仍然可以在不重新打开任务的情况下执行此操作。

重新打开任务而不是创建新任务的优点是现有任务保留其上下文。

流程构建器

流程构建器用于创建和配置可执行流程。可执行流程类似于软件，但使用流程构建自动化更容易。通过Effektif，非技术人员可以创建有用的流程。

触发器

触发器定义进程何时启动。触发器和BPMN启动事件之间没有关系。请参阅开始事件。

手动触发

手动触发是启动过程的最简单方法。使用手动触发器，您可以在Effektif中手动启动流程，方法是选择启动新案例，然后选择要启动的流程。

表格触发器

使用表单触发器，您可以使用表单来启动进程。选择表单触发器后，可以使用表单构建器指定表单域。

表单触发器配置 - 使用表单构建器定义触发器表单

电邮触发器

电子邮件触发器会为您发送到触发器的Effektif电子邮件地址的每封电子邮件启动一个新案例。请注意，这与阅读现有的电子邮件帐户（例如您自己的帐户）不同。选择电子邮件触发器后，您可以看到其电子邮件地址：

邮件触发器配置

电子邮件触发器创建一个电子邮件变量，用于存储启动该过程的电子邮件

使用电子邮件触发器的一种方法是将触发器电子邮件地址添加到邮件列表，例如support@example.com`或`info@example.com。您必须要求邮件列表的管理员将进程触发器的电子邮件地址添加到列表中。完成此操作后，发送到邮件列表的电子邮件也将转发到流程触发器地址，从Effektif开始。然后，您将在活动流中看到该电子邮件：

在流中触发邮件

Salesforce触发器

Salesforce触发器启动新案例以响应Salesforce作为Salesforce工作流的一部分发送出站消息。在使用Salesforce触发器之前，请配置Salesforce Integration。

配置Salesforce服务后，可以将其选为流程触发器，以便Salesforce发出的消息现在可以触发新案例。

Salesforce触发器的示例

在流程定义中，您可以像使用普通变量一样使用Salesforce消息中包含的Salesforce对象字段。

操作

操作就像一个过程中的步骤。操作可以是Effektif中的用户任务，对文档管理系统中的文件的操作或表示在进程中要执行的操作的任何其他操作。

“ 进程”构建器的操作选项板

简单的动作列表视图

简单操作列表视图是创建进程的最简单方法，作为操作列表。这是创建“清单流程”的最简单方法，它具有一组用作核对清单的用户任务。

如果未在“ 高级流”视图中添加任何控制流，则将在进程启动时立即启动所有操作。默认情况下，简单操作列表视图中的所有操作都是并行运行的。

高级流程视图

的高级流图是一个 BPMN 图编辑器显示的行动和事件等和网关控制流元件。您可以使用“ 高级流”视图在操作，决策和其他控制流行为之间添加顺序流。

添加转换

您可以在“ 高级流”视图中创建转换。转换指定顺序流，这意味着下一个操作仅在前一个操作完成时开始。

要添加转换，请单击以选择第一个操作。所选元素右侧出现几个符号：

通过将过渡符号拖动到目标来开始创建过渡

单击过渡符号并将其拖动到目标元素。将符号拖到目标元素上时，表示您可以删除以创建转换：

创建悬停在目的地上的过渡

在目标上释放鼠标按钮以创建过渡。

创建下一个用户任务

有一种简单的方法可以在一个过程中创建下一个用户任务，类似于创建上面的过渡。首先选择上一个操作：

通过拖动操作符号开始创建下一个用户任务

单击圆角矩形符号任务符号并将其拖动到画布上的空白处。

将圆角矩形符号拖动到空白处

删除要在其中创建下一个用户任务的符号。释放鼠标按钮以创建删除它的新用户任务，并从上一个操作转换。

同时添加下一个用户任务及其转换

或者，只需单击用户任务图标任务符号即可在默认位置创建新用户任务，并进行转换。

控制流量元素

控制流元素（如事件和网关）也是图的一部分，但与操作不同，控制流元素不代表应该发生的事情。相反，您使用事件和网关来指定操作之间的流程。

变量

进程具有在进程运行时存储工作流数据的变量。操作所需的表单和信息中的所有信息都将连接到这些变量。每个案例都为每个工作流变量存储自己的值。

填充参考编号变量以在工作流中使用的触发器表单

工作流变量可以包含单个值（例如引用号），也可以包含多个字段，例如电子邮件，其中包含from，to，subject和attachments等字段。

角色

角色（又称过程角色）是一种用于分配任务的工作流变量。角色是存储单个用户的用户类型的变量您可以选择使用canidate列表配置角色。角色相当于BPMN中的泳道。

这些流程角色与组织角色不同。例如，您可以成为组织中的团队负责人，可以是没有结束日期的职位。流程角色（例如“审阅者”）具有不同的范围，仅适用于单个案例的持续时间。

将任务分配给候选人Alice和Ben 的支持工程师角色

您可以使用角色为一组候选人中的一个人分配多个任务。例如，您可能有一个支持流程，其中包括分配给支持工程师的三个用户任务。相反，将三个任务分配给名为“支持工程师”的新角色，并将相关人员添加为角色的候选人。

创建具有角色的第一个任务将通知该角色的所有候选人。当其中一个候选人完成任务时，具有相同角色的后续任务将被分配给同一个人。这是有效的，因为这个人具有关于该案例的背景知识。

如果重新分配具有角色分配的任务，Effektif将更新角色变量，并将具有相同角色的所有后续任务分配给新受理人。

使用表单域来分配角色

执行流程时，通常使用“受理人”按钮选择某人，将特定人员分配给角色。有时，您希望此分配成为流程的明确部分，以确保在正确的时间进行分配。例如，在完成初始调查任务之前分配支持工程师可能很重要。

您可以通过向表单添加角色分配来完成此操作，因为任务分配角色是一个流程变量，就像任何其他用户表单字段一样。

将支持工程师角色分配添加到表单

要向表单添加角色分配，首先要定义流程角色，例如上面创建的支持工程师角色，然后在表单上的“ 重用字段”标题下，选择角色变量以将其添加到表单中。

或者，您可以先定义支持工程师通过添加具有类型的字段角色用户的初步调查任务的形式，然后选择支持工程师在其他用户任务的角色分配配置。

行动类型

所有操作在“简单操作列表”中显示为行，在“高级流程”视图中显示为圆角矩形。

操作通常具有在您选择操作时打开的配置面板。

用户任务

流程编辑器中的用户任务

用户任务意味着用户必须执行任务。在这种情况下，将创建一个任务。在配置表单中，可以指定以下可选详细信息。

分配 - 可以将任务分配给用户或过程角色。
表格 - 任务可以给出表格。要完成任务，必须提交表单。
提醒 - 任务截止日期通知。
升级 - 自动任务重新分配。
访问权限 - 用户和组的任务权限。

分配

使用“分配”选项卡指定任务的默认受让人或候选人。候选人可以是个人用户或组织团体。

在流程编辑器中配置用户任务分配

您还可以为任务的分配指定角色，例如BPMN泳道，以便相关任务自动分配给同一个人。

形成

使用表单构建器创建用户任务表单，以便在用户任务中输入和更新数据。

提醒

使用用户任务的“ 提醒配置”面板选项卡设置任务截止时间通知。如果您配置截止日期或提醒期限，那么Effektif将在截止日期到期时发送电子邮件。

在流程编辑器中配置用户任务提醒

如果任务已分配，Effektif会将这些通知发送给任务的受让人，如果未分配任务，则将其发送给所有任务的候选人。如果任务未分配且没有候选人，Effektif会将通知发送给流程的所有者。

上报

您还可以使用“ 提醒”配置面板选项卡配置升级。如果您配置了升级期和受让人，则Effektif将在截止日期到期时自动重新分配任务，并向新的受让人发送通知。

访问权

使用“ 访问权限”选项卡设置查看，分配和完成任务的权限。有关详细信息，请参阅限制对用户任务的访问。

发电子邮件

流程编辑器中的发送电子邮件任务

发送电子邮件操作会向指定用户发送电子邮件。在配置中，您可以指定

至：

发送电子邮件的人员。您可以在组织中键入普通电子邮件地址，选择变量，变量字段或用户。

学科：

电子邮件的主题。要在主题中使用流程数据，请先键入＃。如果变量字段列表太长，您可以在＃之后继续输入以缩小列表范围。组合使用向上和向下箭头选择正确的字段。按Enter键选择字段。要从主题中删除变量字段，只需删除它就像普通文本一样。

附件：

要添加附件，请单击附件字段。如果工作流变量中有文件，则会显示它们。选择一个文件变量字段以将这些字段作为附件添加到邮件中。

主体：

就像在主题中一样，您可以通过键入＃将模板文本与变量字段组合到Start 。有关使用＃的详细说明，请参阅此列表中的上述主题。

Google云端硬盘上传文件

流程编辑器中的Google云端硬盘上传文件任务

Google云端硬盘上传文件操作会将一个或多个文件发送到您选择的帐户。

创建Google云端硬盘上载文件操作后，配置面板会显示一个开始配置帐户的按钮。

当您点击配置Google云端硬盘帐户按钮时，系统会显示一个弹出窗口，可帮助您将Effektif与您的Google云端硬盘帐户集成。

如果您已在该浏览器中登录Google，Google会执行检查。有三种可能的结果：

如果您已经通过Google的单个用户进行了身份验证，则会跳过登录屏幕并直接进入下面的权限屏幕。
如果您尚未在此浏览器中对Google进行身份验证，则会显示一个登录窗口：

Google云端硬盘登录

如果您在此浏览器中向Google的多个用户进行了身份验证，请选择您要使用的帐户。

身份验证完成后，您会看到以下屏幕，该屏幕允许您授予Effektif访问您的Google帐户的权限。

Google云端硬盘权限授予

接受权限后，弹出窗口将消失，并建立与您帐户的连接。

配置Google云端硬盘帐户后，“ 上传文件操作”配置面板会显示该帐户，并在您的Google云端硬盘帐户中显示“ 我的云端硬盘”中的文件夹。

Google云端硬盘上传文件验证配置

您单位中的其他人将能够看到您已配置帐户，但他们将无法查看您的电子邮件地址或浏览您的帐户文件夹。

在目标文件夹部分，您现在可以浏览并选择要将文件上载到的文件夹。

在文件夹名称模板旁边，您可以选择指定要在目标文件夹中创建的子文件夹名称。此名称模板可以包含流程变量，因此您可以动态创建新的子文件夹以组织文件。例如，如果您的流程变量包含唯一的客户ID，则可以使用该ID将每个客户的文件保存在单独的文件夹中。使用正斜杠（/）分隔嵌套的子文件夹级别。

在要上载的文件部分中，您可以选择包含一个或多个要上载的文件的变量字段。如果没有文件变量，则会自动创建名为“File”的变量。如果变量中已存在文件或文件列表，则会预先选择它。

Google云端硬盘打印文件

流程编辑器中的Google Drive打印文件任务

Google云端硬盘打印文件操作使用Google云打印来打印已上传到案例的文件。

创建Google云端硬盘打印文件操作后，配置面板会显示一个开始配置帐户的按钮。此配置与上载文件配置（上面）中的配置相同。

使用Google帐户进行身份验证并获得权限后，即可配置“ 打印文件”操作。

配置Google云端硬盘帐户后，“ 打印文件操作”配置面板会显示帐户，打印机设置以及要打印的所选文件。

Google Drive Print文件验证配置

在要上载的文件部分中，您可以选择包含要打印的文件的文件变量。

Box上传文件

流程编辑器中的框上载文件任务

该盒上传文件的行动拯救一个或多个文件到您选择一个Box帐户。

创建Box上载文件操作后，配置面板会显示一个开始配置帐户的按钮。

单击“ 配置框帐户”按钮时，将打开一个弹出窗口，供您授权Effektif使用您的Box帐户。登录到您的Box帐户后，如果您尚未登录，Box会显示授权页面。

登录Box后，Box权限授予

授予访问权限后，弹出窗口将关闭，Effektif将连接到您的Box帐户。

配置Box帐户后，“上载文件操作配置”面板将显示该帐户，并在Box帐户的“ 所有文件”中显示这些文件夹。

盒子认证配置

您单位中的其他人将能够看到您已配置帐户，但他们将无法看到您的电子邮件地址或浏览您的帐户文件夹。

在配置面板上，在目标文件夹旁边，您现在可以浏览并选择要将文件上载到的文件夹。

在要上载的文件旁边，您可以选择包含一个或多个要上载的文件的变量字段。如果没有文件变量，则会自动创建名为“File”的变量。如果变量中已存在文件或文件列表，则会预先选择它。

JavaScript动作

JavaScript操作允许开发人员运行JavaScript以执行流程。创建或选择JavaScript操作后，配置面板如下所示：

JavaScript配置面板

面板的顶部是JavaScript文本编辑器。默认情况下，它已包含。console.log('Hello World!');

下半部分允许您测试脚本。单击“ 测试”以执行JavaScript代码。结果显示在下面：

JavaScript测试输出

接下来，我们将展示如何使用数据。假设在进程的其他地方有一个表单，它有每种类型的字段，如下所示：

表单获取JavaScript的输入

再次打开JavaScript配置时，您将看到变量部分显示了一些表单字段变量。

JavaScript变量

单击“ 显示所有字段”，然后在脚本中选择要访问的变量。在此示例中，选择了所有变量。对于所选的每个变量，您将获得一个输入字段以指定测试值。在这里，您可以看到具有测试值的所有字段。

JavaScript测试值

再次单击Test it时，我们可以看到不同变量类型的变量数据的JSON结构。

JavaScript JSON值

您可以使用这些变量使用请求模块将数据发送到外部Web服务。例如，以下脚本将startDateHTTP POST请求中的变量值发送到外部Web服务。

     var requestBody = {“startDate”：startDate};

request.post（{
        网址：'http://www.mocky.io/v2/55798e08bdbf280d0d423cb8'，
        body：JSON.stringify（requestBody），
        标题：{'Content-Type'：'application / json'}
  }，
  function（error，response，responseBody）{
        var log =“HTTP”+ response.statusCode +“\ n”+ responseBody;
        if（！error && response.statusCode === 200）{
          console.info（日志）;
          var responseData = JSON.parse（responseBody）;
          startDate = responseData.startDate;
        }
        其他{
          console.error（日志）;
        }
  }
）;

    

此示例使用使用Mocky配置的测试端点来返回HTTP响应。这在Effektif测试控制台中有以下结果：

通过外部Web服务更新变量

从HTTP 200开始的两个日志语句显示来自Web服务的HTTP响应。响应主体（在Mocky中设置）是JSON数据，其中包含startDate变量的更新值，将日期更改2015-06-15为2015-06-16。

然后，脚本使用JSON.parse 并更新startDateEffektif中的变量来解析此JSON响应，如测试控制台变量表中的“ 更新值”列中所示。

形式

在Effektif中，您可以在运行流程时使用表单输入信息。您可以在两个地方使用表单：表单触发器和用户任务。

表格触发器

在为流程启动新案例时，可以使用表单触发器设置工作流变量的值。

使用表单触发器启动新案例

此表单有一个描述（输入个人详细信息）和两个字段。“ 名称”字段标签旁边的图标表示该字段具有其他说明。

要向流程添加表单触发器，请使用流程构建器的“ 触发器”页面选择何时提交表单。

用户任务表单

您可以使用用户任务表单来查看和编辑工作流变量的值。

在用户任务表单上查看和编辑值

要将用户任务表单添加到流程，请使用流程构建器的“ 操作”页面添加用户任务，并在用户任务的配置面板上选择“ 表单”选项卡。

查看表单数据

当您在表单中输入数据时，它将显示在案例视图的事件流中：

在案例事件流中表单数据

您可以使用事件流顶部的表单链接仅显示表单数据。

使用表单生成器

要在流程编辑器中创建表单，对于表单触发器或用户任务，请使用表单生成器。

流程编辑器的表单构建器用于新的空表单

表单构建器中的“ 描述”部分是一个文本区域，可用于向完成表单的人员提供初始说明。例如，使用可以使用Markdown格式化描述，这样可以方便地链接到其他信息。

在添加一个字段第二包含字段类型的调色板。单击其中一个字段类型以将该类型的字段添加到表单。

的重用一个场部分是已经被上其它形式，例如作为触发形式定义的变量的列表：

将现有工作流变量添加到表单

将现有字段添加到表单可以查看或更新现有信息，例如用于完成触发器表单中缺少的信息的用户任务表单。

配置表单域

向表单添加字段时，它们显示在“ 字段”部分中：

在流程编辑器的表单构建器中配置表单域

在“ 字段”部分中选择一个字段以打开其配置面板。字段配置面板的顶行显示字段类型标签，即可编辑字段名称。

要删除字段，请单击右上角的删除按钮，然后单击确认标记按钮以确认：

删除表单域

其他字段配置属性如下。

描述 - 可选字段描述，通过上下文相关帮助图标显示
初始值 - 用于预填充表单的可选默认字段值
只读 - 指定该值不可编辑，用于显示先前输入的信息
必需 - 指定需要字段值，以便在没有值的情况下无法完成表单

文本字段还有一个额外的多行选项，指定表单字段显示为多行文本输入区域，用于更长的文本值。

选项字段有一个选项 - 可供选择的值列表：

选择字段配置

日期字段有一个日期/时间选项，用于在日期和时间之间进行选择，只选择没有时间的日期，或只是一个时间：

日期字段配置

用户字段还有一个Candidates选项，您可以使用该选项选择可以选择的用户：

用户字段配置

控制流

您可以使用转换，网关和事件来指定进程中操作的处理顺序。

过渡

转换是高级流视图中从源元素到目标元素的箭头。转换指定仅在源元素完成后“执行”目标元素。转换在BPMN中称为“序列流”。

独家网关

流程编辑器中的专用网关

使用专用网关在多个执行路径之间进行选择。专用网关选择一个传出转换，并仅在该转换上继续执行。有两种方法可以配置专用网关：使用人工决策或8自动决策*。

人的决定

当一个人必须做出决定时，将人类决定用于专属网关。之前的操作必须是用户任务，其中包括做出决定。用户界面将决定作为用户任务表单上的按钮呈现给用户。

这是一个例子。假设您有一个名为“审查合同”的用户任务，一个专用网关和两个用户任务“打印合同”和“更新合同”：

专用网关必须至少有一个传入和两个传出转换

选择专用网关。人为决定是默认类型。创建元素并连接它们之后，如上所述，将配置专用网关：

默认人工决策配置

“打印合同”和“更新合同”是将显示在用户任务表单上的默认决策按钮。对于每个按钮，右侧的标签表示过程中的下一个操作，单击该按钮时将执行该操作。在此示例中，当用户单击决策按钮“打印”合同时，将执行“ 打印合同”任务，并且不会执行“ 更新合同”任务。

您可以轻松更改按钮上的文本。例如，将它们更改为“ 批准”和“ 拒绝”：

自定义决策按钮

在为此流程启动新案例后，审核合同任务将具有决策按钮：

任务决定按钮

在独占网关之前将表单字段添加到任务时 - 在此示例中查看合同 - 将决策按钮添加到表单中。

自动决定

自动决策是一种独占网关，可根据您选择的条件选择传出转换。对于每个转换，您可以使用工作流数据制定条件。从上到下依次评估过渡条件。工作流引擎将使用当前案例的字段值以第一个条件为真进行转换。

自动决策条件编辑器

要指定条件，请首先选择字段和比较运算符。在右侧的输入字段中输入静态值，或单击结合符号按钮以选择另一个字段。

条件可以包括多个字段值比较。要添加更多子条件，请单击列表底部的按钮。您还可以使用顶部的选择字段指定列表中的所有条件必须为true，或者至少其中一个条件为真。

如果未完全指定子条件，则评估整个条件将失败，并且不会进行转换。所述警告符号符号表示一个不完整的子条件，而检查符号符号表示子条件是有效的。单击这些符号中的任何一个以从列表中删除子条件。

未指定的条件标有警告符号符号。

默认转换

自动决策通常具有默认转换。默认转换是一种回退机制：如果没有条件评估为true，则采用默认转换。

默认转换

要使转换成为默认值，请在顶部的选择字段中选择“每个默认值”项。

并行网关

流程编辑器中的并行网关

使用并行网关来模拟将彼此同时完成的任务，或者一次一个但不按特定顺序完成的任务。为此，您需要分叉并加入序列流。

分叉

使用并行网关，您可以将执行分叉为多个并发流。当进程执行到达并行网关时，将为每个网关的传出转换创建一个新的单独执行流。我们来看下面的采购订单示例：

并行网关示例

在此示例中，当完成输入采购订单用户任务时，将激活并行网关。并行网关将创建两个单独的执行路径。一个人将转换到接收付款并创建该用户任务。同时，另一个将创建发送货物用户任务。

后进入采购订单完成后，这两项任务收到付款和发送货物将被创建。

您可以根据需要设置任意数量的传出转换。这些转换的所有目标任务将立即启动。

加盟

您还可以使用并行网关将并发路径重新连接在一起。在这种情况下，加入并行网关具有多于一个的传入转换。工作流执行将在网关处等待，直到有多少执行流到达，因为它有传入的转换。当最后一个并发流到达时，加入并行网关将激活，并且将在传出转换上创建一个执行流。

要继续上一个示例，请将采购订单流程扩展为：

带连接的并行网关示例

在此示例中，存档采购订单仅在接收付款和发送货物完成后才会启动。

默认分叉

默认情况下，像用户任务这样的操作之外的多个传出转换将被解释为并行。这意味着如果您有多个用户任务转换，则将同时执行这些转换的所有目标操作。让我们看一个简单的例子。

默认分叉

后寄货完成后，这两项任务收到付款和发送货物将被创建立竿见影。

您可以将默认分叉与并行网关结合使用以进行连接。

默认合并

当多个转换导致用户任务时，将为到达那里的每个执行流启动用户任务。这意味着并行流没有隐式连接。

并行网关问题

如果您回过并行网关，最终会遇到问题。为了避免情况：

不受欢迎的环回

和这个：

不受欢迎的环回

为了避免这些问题，请考虑分叉和连接之间的所有操作，作为流程的自包含部分，这样任何转换都不应跨越该范围。

开始活动

流程编辑器中的启动事件

开始事件标志着进程的开始。所有没有传入转换的过程元素都被视为启动元素。启动事件与触发器没有直接连接。如果要创建更多consice图表，通常可以省略启动事件。

结束活动

流程编辑器中的结束事件

与开始事件一样，结束事件也是可选的。结束事件标志着执行流程的结束：

结束活动

这相当于：

没有结束事件

通知

Effektif发送各种电子邮件通知，以便让流程参与者及时了解他们所涉及的案例，并在将任务分配给某人时避免任务切换延迟。

任务已创建

此通知表示已在案例中创建新任务。

Effektif将此通知发送给任务的默认受让人（如果有）。如果定义，Effektif还会将此通知发送给每个候选任务候选人或每个候选组的每个成员。

任务已分配

此通知表示某人已在案例中分配了现有任务。

Effektif将此通知发送给任务的新受让人。

在评论中提到

此通知表明在案例评论中提到了某人。

Effektif将此通知发送给评论中提到的每个用户。

提醒安排

此通知是一项任务已打开的预定提醒。

如果任务已分配，Effektif会将此通知发送给任务的受让人，如果未分配任务，则将此通知发送给所有任务的候选人。如果任务未分配且没有候选人，Effektif会将通知发送给流程的所有者。

任务升级

此通知表明打开的任务已达到其升级截止日期。

Effektif将此通知发送给任务的新受让人，该受让人正在升级任务。

服务帐户访问权限已过期

此通知表示对外部服务（如Google云端硬盘）的访问已过期。

Effektif将此通知发送给使用其外部服务帐户的Effektif用户。

许可证即将到期

此通知表明Effektif许可证即将过期。

Effektif将此通知发送给Effektif组织的管理员，该组织的许可将过期。

访问控制

您可以在Effektif中使用访问控制来限制谁可以访问流程或流程中的特定任务。默认情况下，进程和任务是公共的，这意味着组织中的所有用户都可以访问。配置访问控制时，可以限制对特定用户或组的访问。

限制对流程的访问

当您将进程设为私有时，您可以向用户和组授予五种不同的权限。

编辑过程 - 更改流程并发布新版本
启动流程 - 启动流程的新案例
查看流程 - 查看流程列表中的流程
编辑案例 - 通过编辑或完成任务来处理流程案例
查看案例 - 查看流程的案例。

您可能有多种方法可以使用这些访问控制来限制人们处理流程的方式。例如，使用权限：

编辑授予组的流程，将流程编辑限制为适合流程建模的人员
查看仅授予您自己用户的流程，以便在您创建第一个版本时隐藏其他人的不完整或草稿流程
启动流程，仅授予您自己的用户，以便具有View流程和编辑流程权限的人员可以在草稿流程上进行协作，但在未准备好使用时无法启动案例
编辑分配给一个组而不是另一个组的案例，以允许第一个组处理案例，而第二个组可以看到他们自己无法协作的案例的工作。
查看分配给组的案例，以限制对包含敏感信息的案例的访问。

要应用流程限制，请打开流程并选择“ 详细信息”。

在“ 处理详细信息”页面上，“ 选项”选项卡具有“ 访问权限”部分

流程详细信息 - 访问权限

单击“将此进程设为私有”按钮以配置访问控制。

配置进程访问控制

您现在可以使用复选框向用户和组授予权限。使用文本框搜索其他用户和组，将其添加到表中，以便您可以授予对它们的访问权限。

单击“将此流程设为公共”以删除该流程的所有访问限制。

限制对用户任务的访问

与限制对整个流程的访问权限的方式相同，您还可以限制对流程中各个用户任务的访问。

将用户任务设为私有时，可以授予用户和组两种不同的权限。

查看任务 - 通过添加注释来审核任务并参与讨论
编辑任务 - 更改任务的标题，分配和截止日期，并创建子任务。

假设您有一个包含批准的流程，其中来自Managers组的人员必须批准或拒绝Employees组中某人的请求。您需要使用“ 编辑”任务权限来限制对批准用户任务的访问权限，以便只有经理才能提供批准。

要应用用户任务限制，请打开一个进程并选择用户任务。在用户任务配置面板中，选择“ 访问权限”选项卡：

用户任务访问权限

单击“ 定义特定访问”按钮以配置访问控制。

配置用户任务访问控制

您现在可以使用文本框搜索用户和组，并使用复选框授予权限。

Salesforce集成

Effektif与Salesforce工作流程集成。您可以对其进行配置，以便Salesforce中的更改将自动触发Effektif进程。

Effektif配置

在设置Salesforce集成之前，您需要在Effektif中创建Salesforce可以向其发送信息的端点。在Effektif中设置如下。

在右上角的用户菜单中，选择“ 我的组织”，然后选择“ 服务”选项卡。

在Salesforce标题下，输入新的触发器类型名称，然后选择“ 创建”。

复制生成的端点URL，或打开此窗口以供日后使用。

Salesforce配置

在启用Salesforce触发器之前，需要配置出站消息，这是一种Salesforce工作流操作。在Salesforce中进行如下设置。

选择Setup菜单项，然后选择Build → Create → Workflow＆Approvals → Workflow Rules。

创建或编辑新的或现有的工作流规则，然后在“ 工作流操作”部分中选择“ 编辑”。

在“ 指定工作流操作”页面上，选择“ 添加工作流操作”，然后选择“ 新建出站邮件”。

在“ 配置出站消息”页面上，配置新的出站消息，以定义要发送到Effektif的对象字段。

在“ 端点URL”字段中，粘贴先前创建的Effektif配置中的端点URL。

选择保存。完成配置后，请不要忘记激活工作流程规则。为此，请单击“ 工作流规则详细信息”页面顶部的“ 激活”按钮。

在Outbound消息页面上，在Endpoint WSDL旁边，选择Click for WSDL链接，该链接将打开Web服务定义文件。

保存workflowOutboundMessage.wsdl文件，接下来将用于配置Effektif。

完成Effektif配置

最后的配置步骤是使用Web服务定义文件在Effektif中配置Salesforce服务。

在右上角的用户菜单中，选择“ 我的组织”，选择“ 服务”选项卡，然后选择之前创建的Salesforce触发器类型。

选择上载文档，然后选择workflowOutboundMessage.wsdl之前保存的文件。

现在您已准备好在Effektif中使用新的Salesforce触发器。

我的简历

在右上角的下拉菜单中，选择我的个人资料以查看和编辑您自己的Effektif用户设置。个人资料页面分为四个部分：

我
优先
组织
服务

我

使用“ 我”部分更新您的用户个人资料，包括联系人详细信息和头像图像，或更改密码。

优先

使用“ 首选项”部分配置Effektif用户界面和通知。

取消选中复选框以禁用所有电子邮件通知。

组织

“ 组织”部分列出您所属的组织，并指明您是否为组织管理员。

您可以使用离开图标离开组织。

服务

“ 服务”部分显示您的第三方服务的个人配置，例如关联的Google帐户。

组织设置

使用“组织设置”页面可以设置用户和组，管理邀请以及配置Salesforce Integration等外部服务。

在页面顶部的标头中，您可以编辑组织名称。

用户

用户列表显示属于您组织的成员的用户。您可以展开每个用户的条目以查看其电子邮件地址，许可证类型和成员资格类型 - 指示用户是否为管理员。

管理员可以将其他用户提升为管理员：在展开的用户面板上，单击“ 提升为管理员”按钮。

管理员还可以使用用户名旁边的删除按钮删除用户。

组

组列表显示组织的用户组。您可以使用这些组在流程构建器中定义任务候选。

要创建新组，请在组列表下方的文本字段中输入组名称，然后单击“ 创建”按钮。

单击组的名称以展开其成员列表，以便您可以编辑名称并添加或删除成员，

邀请

邀请列表显示您邀请使用Effektif的人员。

要邀请某人使用Effektif，请选择他们将使用的许可，在文本字段中输入他们的电子邮件地址，然后单击“ 邀请”按钮。他们将收到一封电子邮件，其中包含指向注册页面的链接，他们可以在其中创建一个将成为该组织成员的Effektif用户。

变量

表单和一些操作链接到工作流数据，称为变量。工作流变量主要是自动创建的，就像创建新表单字段时一样。

数据类型

工作流信息存储在变量中。每个变量都有一个用户定义的名称和一个类型。类型可以是单个值，如字符串（文本）或电子邮件地址。其他类型如用户，文件或电子邮件是复合的 - 由多个值组成。复合类型具有字段列表。

使用表达式或配置某些操作时，将引用工作流数据。这些可以是变量的引用，也可以是复合变量内的字段。用户界面将指导您并显示您拥有的选项。

字符串类型

该字符串类型存储纯文本。

文件类型

该文件类型存储的文件。

用户类型

user类型的变量是指组织中的用户。用户是具有以下属性的对象类型：

ID：	（id）此用户的唯一标识符
名字：	（字符串）用户的名字
姓：	（字符串）用户的姓氏
电子邮件地址：	（emailAddress）用户的电子邮件地址

电邮地址类型

该电子邮件地址类型存储的电子邮件地址。

电邮类型

该电子邮件类型存储的电子邮件，并使用电子邮件触发。触发该过程的电子邮件将存储为变量。电子邮件中的数据字段（例如来自地址或附件）可在以后使用。

电子邮件是具有以下属性的复合类型：

ID：	id：此电子邮件的唯一标识符
从：	（emailAddress）发件人电子邮件地址
至：	（名单的EMAILADDRESS）收件人的电子邮件地址
抄送：	（名单的EMAILADDRESS）接收邮件的抄送的电子邮件地址
学科：	（字符串）电子邮件的主题
主体：	（字符串）纯文本消息
bodyHtml：	（字符串）HTML电子邮件的HTML代码（可选）
附件：	（列表的文件）附加到电子邮件中的文件