XXX管理平台系统——会议管理

XXX管理平台系统会议管理

 

关于项目中的会议管理，其实并无定数可言，与个人的爱好、管理风格、沟通能力、团队组织、项目规模、甚至公司的 IT 管理风格息息相关。

在 H公司 工作的时候，我的 department manager 喜欢把所有的员工召集起来一起进行月度会议，传达公司的规章制度、部门的最新成果和项目分享。各个项目也有不同的会议组织方式，因为项目一般比较少，通常会发邮件邀请部门中的各位成员进行项目案例的分享；当然项目的启动会、项目中的重要风标就是项目内部成员的封闭会议了。

在 i公司 工作的时候，我的 program manager 喜欢把项目中 20 多位成员集中在一起，然后请项目中的重要角色进行项目阶段汇报 ( 语言当然用英文了 ) ，项目会议时间往往要 2 个小时。我所带的子 team 有 5~8 个人，因项目本身的任务和需求比较明确，每天我都会用半小时的时间去思考和评估本项目中的进度以及所遇到的问题，然后在第二天早上进行项目会议，会议的目的很明确，确定前个工作日的工作进展、了解其中的问题然后分配当日的工作任务，周而复始。

在本项目中，因为系统本身比较复杂，包含了系统集成和不同的子项目，团队成员又比较多，还包含很多非现场支持成员；因此我更喜欢进行每周 3~5 人的会议，即把各个子项目经理和关键成员聚集在一起进行会议沟通，了解各子项目进展，一起评估项目中遇到的问题，然后一起进行解决方案的探讨，并不断进行评估和修正项目进度，对于项目的具体技术 实现和技术问题，我并不参与，关于项目的进度和实现情况，由项目测试 人员进行测试。在项目会议之后各项目内部再进行项目内部会议。

这样做的好处是：减少无效的被动沟通，因为会议中大多数人可能处于被动接受状态，无法参与到决策和沟通过程中；提高项目中各子项目经理和关键成员的积极主动性。缺点是无法了解每个成员的具体情况和工作态度。

为了避免这一点，作为必要的辅助，我会不定期的与项目组各个成员进行一对一的沟通，沟通场所会发生在抽烟的时间、运动的时候或者偶尔聊天的时候，尽量在一种比较轻松宽松的环境中创造一种比较平等的氛围，以了解每个成员切实关心的生活问题、技术问题等等，并给出相应的建议和必要的帮助。

全体会议通常发生在公司领导到来的时候或是项目中重要的事情发生的时候，主要是为了传达某种任务、制度和情绪。