SharePoint 2010文档管理的自动分发功能

 

需求: 本公司有不同的分支,不同的分支有不同的站点,他们拥着各自站点下的文档库管理着自己的文档.但是我们想提供一个统一的入口让他们上传自己的文档,并且这些不同分支上传的文档要能存在他们各自站点下的文档库里.或本网站有不同文档库，想统一保存一些相同的文档。

操作方法和步骤如下：

1、 点【网站操作】--【网站设置】--【网站操作】--【管理网站功能】，如下图：

2、 启用【内容管理器】的Feature，如下图：

3、 启用后会在【网站操作】--【网站设置】--【网站管理】下多了个功能，如下图：

同时导航还多了个【放置库】，就是统一上传文档的入口也就是分发处入口。

4、 点【内容管理器设置】内容管理器设置界面中，是对整个网站的内容管理器功能，进行全局的设置。如果选择了“将新内容提交到库”选项，那么无论用户是将文档上载到网站的什么地方，这个文档都会被自动移动到“放置库”中，以对其应用规则，进入如下图：

其他根据实际情况而定，然后点【确定】保存即可。

5、 点【内容管理器规则】进行文档分发的规则设置，如下图：

提示：接着选择分发的【目标位置】，很关键，如下图：

我这里选择本网站的其他文档库，如我建立的【MyChina】文档库，根据规则也就是文档库标题包含”C”的自动分发到这个文档库里头，所以文档名称无所谓。点【浏览】，如下图：

设置好所有参数规则后，点【确定】即可

6、 点左边导航【放置库】开始上传文档，如下图：

注意：【放置库】，就是统一上传文档的入口也就是分发处入口。

点【确定】后，要注意下因为我的规则写的是文档标题含有”C”，所以文档名称无所谓，如果规则选择的是名称包含“C”，标题随便取，所以为了达到效果，必须编辑下标题，如下图：

7、 点【提交】后，系统会根据规则自动提示分发到对应的文档库里头，提示如下图：

8、 最后去【MyChina】文档库查看效果图：

再去看下分发入口【放置库】文档已经空了，系统自动分发文档”C文档”到【MyChina】文档库，效果如图：