迁移至新ERP时规避风险的5种方法

若问制造商，对于其老旧的企业资源规划（ERP）系统，最可能的短期计划是什么？最常见的答案往往不是升级，也不是从大型软件供应商处购买新系统，而是令人头疼的 “不做决定”—— 维持现状。许多公司因害怕变革，且认为更换系统是一项艰巨的任务，而迟迟不采取行动。

然而，推迟 ERP 系统更换的真相是，这会给企业带来一系列问题，且随着时间的推移会愈发严重，既影响短期效率，也关乎长期战略定位。当企业确实需要更换 ERP 系统时，就应着手进行，以保持竞争力、合规性，并具备支持业务增长与创新的能力。

本文将揭示，缓解购买和实施新 ERP 系统相关的风险并非无法实现。通过周密规划、战略决策和有效的项目管理，负责 ERP 项目的企业领导者能够避开那些最常见的成功障碍。

风险 1：业务中断

ERP 系统更换可能会对公司的日常运营造成严重干扰。对过渡期间出现停机、生产力下降和运营混乱的担忧是可以理解的。

缓解中断风险的策略应从分阶段实施开始。企业应分阶段实施更换，而非一次性全部替换，先从非关键功能入手，逐步过渡到更重要的流程。在项目启动前，与实施团队共同制定详细的实施计划，确保所有人都能按计划执行。同时，还应制定应急计划，以应对任何不可预见的情况。

值得注意的是，在过渡期间，新的 ERP 解决方案通常可以与旧的遗留系统并行运行，这让用户能在熟悉新软件的同时维持运营的连续性。通常在此期间，企业会开展大量培训，以便当新 ERP 系统完全接管时，员工能在第一天就顺利上手。

风险 2：实施过程中的复杂性与失败风险

ERP 项目可能极为复杂，存在失败的风险。从整体项目管理挑战到集成问题和数据迁移难题，对推出延迟的担忧屡见不鲜。

幸运的是，企业可以通过以下步骤减少 ERP 项目的延迟。首先，应组建项目团队，成员需具备制造业 ERP 实施的相关经验。如果企业内部没有这样的人才，可以引入外部顾问。这些专家拥有深厚的背景和丰富的经验，熟知经过验证的 ERP 最佳实践和项目方法，能够确保项目成功且按计划进行。

在项目推进过程中，定期进行进度审查，使实施团队能够坚守既定的里程碑，识别可能出现的任何风险或问题，并做出必要的调整。最后，可以在特定部门或功能进行试点测试，在全面上线前发现并解决潜在问题。

风险 3：对遗留系统的依赖

一些企业犹豫是否购买新的 ERP 系统，是因为它们过度依赖高度定制化的解决方案。更换定制化 ERP 系统的企业担心，旧系统所具备的独特功能无法在新系统中复现，或者新系统的表现不如旧系统。这种担忧往往是不合理的，不应阻止企业采用急需的现代化解决方案。

为缓解对更换此类系统的担忧，企业应对旧 ERP 系统进行全面盘点和分析，记录所有定制化内容、集成和依赖关系。要特别注意旧系统是如何辅助各项流程的，以及哪些关键功能需要迁移到新系统中。这也是拥有制造业最佳实践经验的顾问发挥作用的机会，他们可以提供标准化流程模板。

此外，分析阶段也为企业规划数据迁移策略提供了契机，具体而言，就是确定现有数据如何移植到新的 ERP 系统中。数据迁移为企业提供了一个难得的机会，可以清理冗余、错误的数据。

理想情况下，关键利益相关者应参与分析阶段，从组织内各个部门收集见解和特殊需求。他们将确保新 ERP 系统满足公司需求，并协助为所有员工制定全面的培训计划。需要注意的是，应详细记录即将被替换的遗留系统，以便在新系统实施过程中参考。

风险 4：法规与合规担忧

对于汽车和生命科学行业的制造商而言，在 ERP 系统更换过程中遵守严格的法规和合规要求至关重要。在供应商选择阶段，确保替换系统符合合规要求是关键。企业在核实新系统能否满足严格的合规要求时，往往会推迟购买。因此，建议在 ERP 实施过程中，主动向监管机构咨询合规问题。

选择在目标行业拥有良好业绩记录的知名 ERP 供应商至关重要。在选择供应商之前，企业通常会深入研究所有适用标准。例如，汽车制造商在评估时会考虑 IATF 16949 和 ISO/TS 16949；而对于生命科学公司来说，FDA 法规（如 ISO 13485）则极为重要。若有疑问，实施团队可以聘请合规顾问，判断所考虑的新 ERP 系统是否支持相关法规。

其次，企业应实施严格的数据迁移协议，确保所有数据从旧系统迁移到新系统的过程准确、完整且合规。在此阶段，应纳入监管机构要求的任何现代化网络安全措施。及时了解当前的网络安全法律法规和标准，将长期避免企业承担责任和遭受损失。

企业应计划进行全面测试，以验证新 ERP 系统是否满足所有法规要求，包括用户验收测试（UAT），测试场景应涵盖合规功能。确保系统能够提供详细的审计跟踪和日志，记录用户活动和系统变更 —— 这往往是合规要求的内容。

风险 5：高昂成本与投资回报率不确定性

企业选择不推进 ERP 系统更换的主要原因之一是其成本。项目成本包括软件、硬件和服务等系统要素。这些成本应由有经验的人员来确定，因为行业内有很多关于 ERP 项目时间和成本超支的案例。此外，要让公司的高管团队批准这样的采购，他们必须清楚这个大规模且具有颠覆性的项目能带来的投资回报率。

要克服这些障碍，应进行详细的需求评估，确定哪些功能是必需的，哪些模块和功能是非必需的。合理的预算应包含所有潜在成本。采取这些步骤应该能大幅削减总体支出。定义关键绩效指标，从损失的资金、废品和库存等方面跟踪老旧 ERP 系统的性能，这对确定变革如何产生积极影响大有帮助。

为何要修复 “未损坏” 的东西？

许多 ERP 供应商现在只销售云解决方案，与旧的遗留系统相比，其前期成本更低。原因是云解决方案提供无缝升级，降低了 IT 基础设施成本，且采用订阅制定价模式能分摊成本。

此外，应将定制化需求控制在仅对业务运营至关重要的范围内。定制化成本高昂，且往往会增加复杂性，这与实施新 ERP 系统的初衷相悖。与所选的 ERP 供应商紧密合作也不容忽视 —— 供应商通常很乐意在实施期间及之后提供强有力的支持。

通过遵循这些风险缓解策略，企业能够克服对 ERP 系统更换的恐惧，并为自己配备一个面向未来、安全且有望快速带来投资回报的解决方案。

本文转载自 雪兽软件
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