管理时间是空话，集中精力吃青蛙

别再想着管理时间了。找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事，它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律，每天划出20%的时间，集中精力，专门对付这三只青蛙。坚持不懈，你的人生就能取得完全不同的成就。

    “如果你必须吃掉一只青蛙，不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙，记得要先吃掉最大、最丑的那只。”

    ——博恩•崔西，《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一书的作者

    如今这个世界日益复杂，我们承受的压力越来越大。在寓意奔腾向前的马年即将来临之际，我们很有必要重新审视备受世人推崇的“时间管理”这个理念。每天的时间似乎永远也不够用，不足以让我们完成所有想完成的事情。那么，为什么有些人总能更有效地利用时间，从而取得比其他人更大的成就呢？

    受本文开头博恩•崔西这段话的启发，我们先把“管理时间”放到一边，去“吃掉三只青蛙”吧。此话怎讲？这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙！相反，我们指的是“三的法则”(The Rule of Three)，一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略。想了解更多吗？那要看你能不能腾出几分钟读完这篇文章。这几分钟或许会重塑你对“时间”的理解，同时引导你在2014年获得新的成就。你或许将一马当先，让其他人望尘莫及！如果你想受益于“三的法则”，请立刻做以下五件事情。

    1. 明确你的“三只大青蛙”。问自己一个问题：“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事，它会是什么？”把它写下来。然后再找出一个，也把它写下来。最后再写一个。这就是你的“三只青蛙”。它们很可能是一些非常重要，需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们又大又丑！把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后，再开始运用时间管理的帕累托定律：“80%的成就源自20%的活动。”它意味着，在一个8小时工作日，效率的差异往往取决于一小时。问题是：你将如何使用这一个小时？

    

    

    2.先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”。我们所说的“又大又丑”指的是，这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。歌德说：“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情。”为了专注于最重要的活动，每天至少在它身上投入你20%的时间，你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务，如下图所示：

    迅速分析这套时间矩阵之后，你就会清楚地发现，最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。是的，会有许多人和事以“万分紧急”之名，要求你投入时间。其中一些也的确比较重要，不能回避。但除非它们与你的某只“青蛙”有关，你会发现，忙碌了一阵子后，你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了。耗费时间从事“不紧急，不重要”的活动，这种诱惑总是存在，这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”，不会帮助你获得任何进步。

    此处蕴含的信息是：每天至少投入20%的可用时间，从事你的“三只青蛙”之一，它们皆是“不紧急，但重要的”活动。如果你不这样做，你就会身心疲惫，总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之，你会“失控”，任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。

    3. 每天保护自己的“青蛙时间”。如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”？答案“非常简单，但不容易做到”。它意味着，你需要在你可利用的时间周围划出保护圈，不惜一切代价守住这个保护圈，以有效利用时间。简单地说，“保护你的时间”意味着你必须：

    • 对一些浪费时间的活动说“不”，比如各种打扰，不必要的电话，会议和电子邮件等等。

    • 在日历上划出“青蛙时间”，给予它“神圣不可侵犯”的地位，这样你就可以确保专注于优先事项的时间。

    • 关掉手机，忽略电子邮件，关上门，在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

    如果有人想打断你，只需向他们解释，这是你的“青蛙时间”，你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移，人们就会开始尊重你集中精力的方式，他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。所以：请务必保护你的时间，专注于重要活动，做一个有效利用时间的榜样。

 

   4. 把“三的法则”应用到你的整个生活。效率不应该只体现在与工作有关的“青蛙”身上！在你生活的每个领域，确认意义重大的“三只青蛙”：

    • 健康

    • 家庭

    • 个人理财

    • 建立关系

    • 成长与发展

    • 放松与享受

    这些就是史蒂芬•柯维所说的“高杠杆”活动：相对于做这些活动需要的时间，它们往往能够产生更加强大的成果。这正是“三的法则”的真谛所在：围绕“重要，但不紧急的”高杠杆活动组织时间。

    应用“三的法则”时，你可以：

    • 挑出本年度的“三只青蛙”

    • 每个季度的“三只青蛙”

    • 每月的“三只青蛙”

    • 每周的“三只青蛙”

    • 每天的“三只青蛙”

    如果你悉心实践这项法则，把20%的时间投资在这些重要事项上，坚持一整年，你就可以取得超出自己想象的成就。而且，你依然可以利用其余80%的时间来处理所有那些“急事”。

    5.创建并严格遵循每天的“待办事项清单”。一项著名的研究重点考察了世界上最成功的一批人，探寻他们高效率的秘密。经过数千次采访，头号因素终于浮出水面：他们都有制定每日“待办事项清单”，还有频繁审视的习惯。一天结束时，他们都不会忘记为次日创建新清单。但这还不是全部。他们不仅每天都创建一份“待办事项清单”，而且还确保每天的“待办事项”包括对自己职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。

    下面的消息对许多人来说都是一个坏消息：你的收件箱不是你的“待办事项清单”！我们时常发现，上班族坐下后，往往首先打开电子邮件，然后一件接一件地从事这些事项。当然，他们看起来“很忙”。这个策略的问题在于，它导致你在没有事先安排的情况下，随机使用时间，你的工作注定是低效的！到底应该怎么办呢？

    • 限制你在电子邮件上花费的时间：一天三次，每次用30分钟处理电子邮件。

    • 简明扼要，态度诚恳地回复邮件。千万不要使用“全部答复！”这是最浪费时间的事情之一。

    • 选择与你的“三只青蛙”匹配的事项，优先处理。

    • 把一些不太重要的事项放入“跟进”文件夹。

    • 让人们知道你将在稍后联系他们，你目前正在专注于从事其他事情。

    如果不这样做，会发生什么事情？你会让自己沦为“电子邮件的奴隶”。而且你会发现，一天到头，烟冒了不少，但没有多少火苗，几乎没有煮熟任何东西！我知道，这听起来并不容易，有时确实不容易做到。一个大问题是：你想一整天盯着电脑屏幕，即刻回复每个人，还是想展现工作效率？解决的办法是：想方设法地专注于你的优先事项。到了年底时，你不会因为“按照收件次序，及时回复了所有邮件”而获得奖金、奖励，也不会因此得到提拔。

    最后分享一点。时间就是生命。你能在多大程度上利用好时间将决定你能否有所成就。被动、磕磕绊绊地度过每一天是一种极其痛苦的生活方式。有效率意味着你设定好自己的立场，每天专注于你的“三只青蛙”，过滤掉不重要的事情，学会说“不”，直至你攀上事业的顶峰。这一点的确不“容易”做到，这是事实。但光知道这个事实是没用的。现在的问题是：你将如何度过永远也无法从头来过的余生？只有你自己才能决定。

    “我们永远无法真正打破普遍规律。面对它们，我们只能不断重塑自我。”——史蒂芬•柯维。

    祝愿你拥有一个硕果累累、事半功倍的马年！(财富中文网)

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    译者：叶寒

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