Excel基础之正确建表及数据简单清洗加工

Excel基础快速预览

5项表格操作要点，你是否都会

1.区分工作表与工作簿 。

“工作簿”是指一个Excel文件，其中可以包含多个“工作表”。

2.学会调整视图大小

Excel表格中录入太多数据后，如果想要看放大数据看细节怎么办？

3.增加/删除单元格

4.学会冻结窗格

数据分析常常会面对海量数据，当Excel表格中录入了数百行数据时，看不到表的第一行数据名称怎么办？当需要某列重要 信息固定显示时怎么办？解决方法是使用冻结窗格功能。冻结窗格功能可以保持表格某行/某行数据可见。

5.单元格合并与取消合并

Excel高手会用的5个绝招

1.定位功能

方法是按Ctrl+G键，打开【定位】对话框

2.复制功能

3.粘贴功能

4.重复上一步功能

在Excel中使用F4键能重复上一步功能，例如为某单元格设置了字体、颜色、缩进等格式，再切换另外的工作表中，选 中需要进行相同设置的单元格，按下F4键，就自动重复相同的操作了。

5.分列功能

在建立数据表时常常遇到这样的情况，所获得的数据与实际 需要的数据呈现方式有出入。例如原始数据中，地址列为“ 云南省昆明市官渡区”，但实际需要省份数据、城市数据、 区域数据都单独成列。这种类似的情况都可以使用分列进行 解决。

新手最容易犯的10个错误

1.随意插入空格

2.数值和单位放在一个单元格内

3.数据格式不对应

在Excel中，不同类型的数据都有不同的格式，如日期数据 有对应的日期格式、文本数据有对应的文本格式。

4.插入空格对齐文字

单元格中文字长度不一致，如人名有两个字和三个字的人名。正确的设置方法是，选中需要对齐的单元格区域， 单击【开始】选项卡下【数字】组中的对话框启动器 ，打开如右下图所示的【设置单元格格式】对话框，选择对齐方式 为【分散对齐（缩进）】方式。

5.数据记录和汇总混合录入

破坏了数据录入的规律 ，影响后面数据分析 .

6.不必要的工作表划分

7.插入多行标题

插入多行标题会导致数据的类型出现混乱，不方便数据统计分析。要想保持标题行不消失，可以用前面讲过的冻结窗格功能.

8.滥用单元格合并

9.颜色设计不合理

10.一个单元格输入多行数据

3步骤掌握数据表建立的方法

数据命名:

• 言简意赅
• 添加单位
• 使用术语
• 通用书面语

数据记录:

• 数据表录入
  一维表和二维表记录的数据一样，但是记录方式不同。
  二维表，分为横向和纵向二个维度，横向是销量，纵向是商品名称。
  二维表有两个缺点:
  一是记录的数据项目有限,二是不方便使用透视表分析。

二维表转换成一维表
菜单栏->数据->从表格->选定数据来源范围->新菜单栏的转换->逆透视列下拉->其他列->菜单栏-开始->关闭并上载.

• 外部表格导入
• 网页数据导入

学会调整数据类型

为表格数据设置数据类型可以在录入数据前，事先设置单元格的数据类型，也可以在数据录入后，设置数据类型。

• 掌握格式调整原则
  干净 颜色统一 易阅读 数据清晰 数据对齐 有层次感 有间距
• 使用系统预置的格式，学会一键格式调整法 。
  开始-->套用表格格式

数据来源

电商类数据寻找

• 卖家工具
• 淘宝排行榜

互联网类数据寻找

• 腾讯用户研究
• 友盟+数据报告
• 百度无线报告
• 艾瑞移动互联网报告
• 中国互联网络信息中心

金融类数据寻找

• 世界银行数据库
• 中国经济信息网
• 国研网
• 美联储
• Orbis Bank Focus

高手神器-Excel易用宝

数据源太分散怎么办？
使用Excel易用宝轻松收集几千个文件的数据
易用宝是Excel功能扩展工具，可以有效提升Excel的操作效率。针对Excel软件在数据处理与分析过 程中的多项常用需求，Excel易用宝集成了数十个功能模块，从而让繁琐或难以实现的操作变得简单可行 ，甚至能够一键完成。例如合并工作表功能，如果不懂得编程，很难快速完成，但是使用易用宝，可以批 量合成不同文件中的工作表。

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数据清洗

数据清洗，是对原始数据的再审视。使用Excel的正确操作，发现并处理原始 数据表中的重复值、缺省值、错误值，纠正数据的格式。

3种方法数据去重

• 用删除重复项功能(数据–>数据工具)
• 排序删除重复项
• 条件格式删除重复项

3种方法处理缺省值(空值)

首先是Ctrl+G找到缺省值

• 替换缺省值
• 删除缺省值
• 忽略缺省值

深度检查数据逻辑

• 用函数检查逻辑
  函数是Excel的重要功能，它是一些预先定义好的公式，通过特定的参数结构进行计算。函数的功能十分强大，不仅可 以对数据进行计算，还能根据不同的逻辑判断数据正误与否
• 用条件格式
  检查逻辑 如果觉得对函数比较生疏，很难正确输入函数来判断数据的逻辑值正确与否。此时可以使用条件格式来检查逻辑值， 减少了函数使用的困难。
• 不要忘记检查格式
  需要引起重视的5个格式问题
  日期格式 时间格式 数值格式的小数位数
  数值格式的千位分隔符 百分比格式

数据加工

数据加工，是对原始数据的变形。充分利用Excel功能，对数据进行计算、转 换、分类、重组。将理论付诸于实践，帮助分析者发现更有价值的数据形式。

数据计算

• 简单计算
• 函数计算

数据转换

• 行列转换 (transpose:Ctrl+Shift+Enter)
• 记录方式转换(替换)

数据分组

使用VLOOKUP进行数据分组，要设置一个条件区域，目的是告诉函数，用什么依据来为数据进行分组

数据重组

• 数据拆分
  数据-->分列
• 数据合并
  =TEXT(A4,"0.0%")&"的人"&B4
=CONCATENATE(A11,"用时",B11,"天")
• 数据抽取
  =LEFT(A2,5)左侧开始抽5个单位
  =RIGHT(A2,2)右侧开始抽2个单位