17、工作中的优化智慧与技巧

工作中的优化智慧与技巧

在工作中，我们常常会遇到各种需要解决的问题，从技术难题到人际关系挑战，从项目推进的阻碍到日常流程的优化。下面将为大家分享一些在实际工作中总结出来的宝贵经验和实用方法。

一、关注“面子”与文化差异

在工作中，当我们解决问题时，往往会不经意间影响到他人的“面子”，也就是荣誉和声誉。比如，你兴奋地告诉客户部门主管，自己让 TPS 报告的处理速度提高了 10 万倍，本以为会得到热烈的回应，结果主管却询问是谁写的代码，随后便打电话给相关开发者的经理。这是因为你没有考虑到指出问题可能暗示有人工作失误，从而引发了一系列意想不到的情况。

不同文化对于处理此类情况有着不同的态度：
- 日本文化 ：“面子”观念尤为重要，在日本工作时，这种文化影响会被放大。
- 美国文化 ：主流商业文化更看重事实而非情感，但对于处理失败的态度存在差异。有些公司将失败视为大胆尝试过程中不可避免的一步，而有些公司则不惜一切代价避免指责。
- 荷兰文化 ：以直言不讳著称，无论话语多么尖锐，都会直接表达。但我们在与荷兰人交流时，要提醒自己不要过于敏感，同时也要注意简洁明了地表达观点。

有效沟通需要承担责任，不能随意说出未经深思熟虑的想法，而应在确定事实后再表达。为了提升应对文化和政治阻碍的能力，推荐以下资源：
- 维基百科上关于机组资源管理（CRM）的文章 ：这是航空业针对 20 世纪 70 年代一系列致命事故的有效应对措施，强调的是人际沟通、领导力和决策等方面的问题。
- Liz Wiseman 的《Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter》 ：这本书能帮助我们充分利用身边的能量和智慧。

真正的优化需要兼顾技术和非技术因素，任何一方的冒进都可能对自己和他人造成不利影响。

二、珠宝商方法的应用

珠宝商方法是一种巧妙的说服策略。有这样一个故事，一位丈夫打算花 200 美元为妻子在珠宝店挑选一件周年礼物。珠宝商在他们挑选 200 美元的商品时，介绍了新到的商品。妻子看中了一款 300 美元的手镯，丈夫虽觉得价格超出预算，但看到妻子开心的样子，最终还是决定购买。

在工作中，我们也可以运用这种方法。比如，Phyllis 每天运行的程序速度很慢，经过研究，你发现创建一个新的数据库索引并删除另一个索引可以解决问题，且对系统中其他程序造成附带损害的可能性很小。但由于 DBA 团队之前有过不好的经历，不太可能实施你的建议。这时，你可以邀请 Phyllis 到你的工作站，让她在测试系统上运行慢程序。具体步骤如下：
1. 邀请体验 ：邀请 Phyllis 到你的工作站，为她提供座位，并让她在你进行实验的测试系统上运行慢程序。
2. 见证效果 ：Phyllis 运行程序后，发现程序瞬间完成。她起初怀疑结果的正确性，你让她再次检查确认。经过多次运行和研究输出，她发现程序运行正常且速度极快，感到非常兴奋。
3. 提出问题 ：你接着让她运行另一个程序，确认没有意外变慢。然后告诉她，虽然在测试系统上可以解决问题，但公司的变更控制程序不允许在生产系统上进行同样的更改，需要她帮忙说服系统管理员进行更改。
4. 获得支持 ：Phyllis 为了不失去这种良好的体验，愿意帮忙，并表示知道该和谁沟通，甚至直接走向了 CFO 的办公室，成为你解决问题的新队友。

三、应对变更控制

变更控制就像免疫系统，旨在保护系统免受有害更改的影响。但当它不合理地延迟有益更改时，就会成为阻碍，尤其是在系统出现问题时。

在系统正常运行时，变更控制政策适当延迟变更并无问题。但当系统处于危机状态时，可能需要牺牲一定的安全性来换取灵活性。例如，Orange County 的客户如果变更控制政策延迟消除表锁或修复不良 SQL 的操作，公司可能会面临困境，但 CEO 意识到政策应服务于业务，为解决问题开辟了道路。

对于短期项目来说，变更控制可能会让人特别沮丧。因为时间有限，如果变更控制政策耽误了一两天，可能你离开时建议还未实施。所以，像珠宝商方法这样的技巧就显得尤为重要，激励业务中的倡导者持续推动问题解决，比单纯提出建议更有效。

四、记录实验数据的重要性

2016 年，在弗吉尼亚州里士满附近的一个项目中，用户的系统运行速度比预期慢，原因是他们没有记录实验数据。经过数周的多次实验，他们对哪些操作有效、哪些无效只有模糊的记忆，例如：
- “我记得将参数 P1 设置为 false 时，系统运行非常慢。”
- “我记得将参数 P2 设置为 3 时，系统运行很快。”

通过将这些实验数据整理成析因实验矩阵，我们可以更清晰地分析结果：
| P1 | P2 | 响应时间（秒） |
| — | — | — |
| true | 1 | 284.7 |
| true | 2 | 78.4 |
| true | 3 | 4.2 |
| false | 1 | 未记录 |
| false | 2 | 9.9 |
| false | 3 | 154.7 |

由于 P1 有两个测试值，P2 有三个测试值，矩阵需要进行六次不同的实验，但他们只进行了五次。从结构化的数据中可以看出，之前的记忆与实验结果相符，如实验 6 证实了“P1=false 时系统运行慢”，实验 3 证实了“P2=3 时系统运行快”。然而，他们最终选择的 P1=false 和 P2=3 的组合，导致程序响应时间为 154.7 秒，而原本可能达到 4.2 秒。

记录数据有诸多好处：
- 准确性 ：书面记录比记忆更准确，避免记错信息。
- 结构化思维 ：整理和索引研究数据有助于组织思维，确保关注正确的问题，如发现未执行的实验 4。
- 增强论证 ：交叉引用证据可以使论证更严密，可参考律师使用的贝茨编号系统。
- 知识共享 ：书面记录可以被分享、研究和学习。
- 工作留痕 ：记录定义了工作的记忆方式，如果没有记录，很难向他人和自己证明事情的发生。

在里士满的项目中，我们还发现一个问题，用户花费大量时间担心某些查询在升级后变慢，但实际上并非如此。由于他们没有整理证据，导致精力浪费在错误的问题上。通过整理数据，证明了实际情况，让他们能够专注于真正需要解决的高优先级问题。

五、面对失败与保持积极心态

并非所有项目都能有圆满的结局。很多时候，我们的团队知道正确的解决方案，但却无法说服客户实施。例如，Richard 的项目看似简单，但实际上四个人全职工作（还有一些人兼职）花了三天半才完成。在项目进行过程中，我们曾花费近三个小时寻找和隔离所需的跟踪数据，当时甚至不确定 Richard 是否会让我们继续尝试。幸运的是，他积极配合，最终项目成功。

回顾成功的项目，我们会发现它们有四个共同点：
1. 遭遇挫折 ：曾有失败似乎不可避免的时刻。
2. 不可控因素 ：存在一些超出我们控制范围的因素。
3. 获得帮助 ：得到了他人的支持和帮助。
4. 坚持到底 ：没有放弃。

基于这些经验，我们可以制定以下应对策略：
1. 相信准备 ：不要害怕，相信自己的准备。如果对准备不自信，就投入更多精力进行准备。
2. 保持平和 ：记住宁静祷词，接受无法改变的事情，勇敢改变可以改变的事情，并拥有分辨两者的智慧。
3. 寻求帮助 ：寻找能够帮助自己的人，建立良好的关系，不要羞于寻求帮助。
4. 永不放弃 ：无论遇到多大的困难，都要坚持下去。

六、接受紧张情绪

1981 年 4 月 12 日，试飞员兼新手宇航员 Robert Crippen 在航天飞机哥伦比亚号上等待首次太空试飞。尽管他为这次任务做了充分的准备，拥有航空航天工程学位，有 20 年海军飞行员、17 年试飞员、15 年宇航员和 10 多年航天飞机设计团队成员的经验，但在发射前仍感到紧张。经验丰富的任务指挥官 John Young 告诉他，在即将点燃 750 万磅推力的火箭时，感到紧张是正常的。

这个故事告诉我们，即使做好了充分准备，感到紧张也是自然的。不要害怕紧张，而应将其视为身体给予的额外力量和专注力，帮助我们应对重要事件。

七、与孩子分享优化思维

Richard Feynman 说过：“如果你不能用简单的语言解释一件事，说明你还没有真正理解它。”我们可以通过与家人分享解决问题的故事，来锻炼表达能力。比如，和孩子们玩一个游戏，让他们理解自己的工作。

游戏设定是妈妈去杂货店购物只需半小时，而爸爸去却花了近四个小时。你让孩子们假装成绩效顾问，帮助解决这个问题。孩子们往往会在不了解具体情况的前提下，就开始提出让购物更快的建议，这和成年人的行为很相似。

在引导孩子们的过程中，你可以这样做：
1. 引导观察 ：你建议孩子们和你一起“购物”（在客厅模拟），让他们根据观察指出问题。
2. 模拟购物 ：你描述购物步骤，如看到微波炉上的购物清单有“培根”，然后步行去杂货店买培根。孩子们会指出妈妈是开车去的，这是问题所在。
3. 逐步优化 ：你按照孩子们的建议开车去杂货店，接着描述后续步骤，孩子们又会指出一次只买一件东西效率低，应该带着清单一次性买完所有东西，并且使用购物车。

通过这个游戏，孩子们帮助你优化了购物流程。之后，你可以向孩子们解释自己的工作，即找出让事情更快的机会，并向人们解释如何利用这些机会。还可以类比网络就像故事中的道路，服务器就像杂货店，服务器上低效的算法就像在店里不使用地图。

这个游戏不仅有趣，还能让孩子们学会观察和思考，你也可以尝试和孩子们一起玩，享受其中的乐趣。

总之，在工作和生活中，我们会遇到各种各样的挑战，但通过关注人际关系、运用巧妙的方法、记录数据、保持积极心态和培养观察思考能力，我们能够更好地解决问题，实现优化和进步。

工作中的优化智慧与技巧

八、完整流程总结与技巧梳理

为了更清晰地展示工作中解决问题的完整流程，我们可以用 mermaid 流程图来呈现：

graph LR
    A[发现问题] --> B[分析问题背景与文化因素]
    B --> C{是否涉及他人“面子”问题}
    C -- 是 --> D[采用合适沟通方式，如考虑文化差异]
    C -- 否 --> E[正常分析解决方案]
    D --> E
    E --> F[提出初步解决方案]
    F --> G{变更控制是否阻碍}
    G -- 是 --> H[运用策略，如珠宝商方法获取支持]
    G -- 否 --> I[实施解决方案]
    H --> I
    I --> J[记录实验数据与结果]
    J --> K{是否成功解决问题}
    K -- 是 --> L[总结经验，持续优化]
    K -- 否 --> M[重新分析问题，调整方案]
    M --> E

从这个流程图可以看出，工作中解决问题是一个循环且复杂的过程，每个环节都相互关联，需要我们综合考虑各种因素。下面我们对之前提到的技巧进行梳理总结：
1. 沟通技巧 ：
- 关注他人“面子”，考虑不同文化中对于荣誉和声誉的重视程度，避免因解决问题而伤害他人感情。
- 有效沟通需承担责任，在确定事实后再表达观点，避免随意指责。
- 可借助相关资源提升应对文化和政治阻碍的能力，如机组资源管理文章和相关书籍。
2. 解决问题策略 ：
- 珠宝商方法：通过让相关人员亲身体验改进后的效果，激发他们的积极性，从而获得支持来推动解决方案的实施。
- 应对变更控制：在系统正常时，尊重变更控制政策；系统危机时，可适当牺牲安全性换取灵活性，运用策略激励业务倡导者推动解决。
3. 数据管理 ：
- 记录实验数据，整理成结构化形式，如析因实验矩阵，以便更清晰地分析结果。
- 书面记录具有准确性、能结构化思维、增强论证、便于知识共享和工作留痕等优点。
4. 心态与态度 ：
- 面对失败，要认识到成功项目往往也会有挫折和不可控因素，相信准备、保持平和、寻求帮助并坚持到底。
- 接受紧张情绪，将其视为应对重要事件的额外助力。
5. 思维培养 ：
- 通过与孩子玩游戏等方式，培养观察和思考能力，学会从不同角度看待问题，找出优化机会。

九、案例深入剖析与技巧应用

我们以之前提到的 Phyllis 程序优化案例为例，深入剖析每个步骤中技巧的应用：
|步骤|具体操作|应用技巧及原理|
| ---- | ---- | ---- |
|发现问题|Phyllis 每天运行的程序速度慢|通过日常观察发现系统性能问题|
|分析问题|研究得出创建新数据库索引并删除另一个索引可解决问题，但 DBA 团队可能因过往经验不实施建议|技术分析结合对团队文化和历史的了解，判断可能遇到的阻碍|
|解决问题策略|邀请 Phyllis 到工作站，让她在测试系统运行程序，见证效果后提出变更控制问题，寻求她的帮助|运用珠宝商方法，让用户亲身体验改进效果，激发其积极性，利用用户影响力推动解决方案实施|
|记录数据|无明确记录操作，但应记录测试过程和结果，如程序运行时间等|记录数据有助于验证解决方案的有效性，为后续可能的调整提供依据|
|沟通协调|与 Phyllis 沟通，让她理解问题和解决方案，并愿意帮忙说服系统管理员|考虑到 DBA 团队的态度，通过与用户沟通获取支持，避免直接与 DBA 团队冲突，保护他人“面子”|

通过这个案例可以看出，在实际工作中，我们需要综合运用各种技巧，灵活应对不同的情况。

十、技巧拓展与实际应用场景

这些技巧不仅适用于上述案例，还可以拓展到更多实际应用场景中：
1. 软件开发项目 ：
- 在团队协作开发中，当发现同事代码存在问题时，运用沟通技巧，考虑对方“面子”，以合作的方式提出改进建议，避免引发冲突。
- 对于项目中的变更需求，采用珠宝商方法，让客户或相关负责人亲身体验改进后的效果，更容易获得支持。
- 记录开发过程中的实验数据，如不同算法的性能测试结果，有助于选择最优方案。
2. 企业管理 ：
- 在制定企业战略或政策时，考虑不同部门文化和员工态度，避免因决策伤害部分员工的荣誉和声誉。
- 当遇到变更阻力时，激励业务部门的关键人员成为倡导者，推动变革的实施。
- 对企业运营数据进行记录和分析，如销售数据、成本数据等，为决策提供依据。
3. 教育领域 ：
- 教师在教学过程中，发现学生学习方法存在问题时，采用合适的沟通方式，保护学生的自尊心，引导他们改进。
- 对于教学方法的变革，让学生亲身体验新方法的优势，提高他们的接受度。
- 记录学生的学习表现和实验结果，如考试成绩、作业完成情况等，以便针对性地进行辅导。

十一、持续学习与成长

在工作中，我们需要不断学习和成长，以更好地应对各种挑战。可以从以下几个方面入手：
1. 知识学习 ：关注行业最新动态和技术发展，学习新的理论和方法，如数据分析、项目管理等。
2. 经验积累 ：总结每次项目的经验教训，不断改进自己的工作方法和技巧。
3. 人际关系拓展 ：与不同领域的人交流合作，学习他们的经验和思维方式，拓宽自己的视野。
4. 心态培养 ：保持积极乐观的心态，面对失败不气馁，将其视为成长的机会。

通过持续学习和成长，我们能够不断提升自己的能力，更好地运用优化智慧解决工作和生活中的问题。

总之，工作中的优化是一个综合性的过程，涉及到人际关系、沟通技巧、数据管理、心态调整等多个方面。我们需要灵活运用各种方法和技巧，不断总结经验，持续学习成长，才能在面对各种挑战时游刃有余，实现工作和生活的不断优化和进步。