时间表管理方案

时间表管理方案

时间表应用场景

        时间表可用于捕获一周中工作组成员的所有工时。 即可用于特定项目任务的工时管理，也可以管理非项目活动（如培训、病假或休假）的工时。时间表应用于如下场景：

1. 企业的管理精细化程度比较高， 财务系统与时间表上的工时相关联。
2. 资源经理或者部门经理希望管理资源的所有工时，包括项目工时、非项目工时、出差、请假等。

系统中的时间表模块，提供很多参数设置，通过调整设置，达到符合管理要求的使用场景。

使用时间表管理工时的准备工作

创建时间报告阶段

• 在Project Web App站点，选择 设置 >PWA 设置。
• 在 "时间和任务管理"下，选择" 时间报告阶段"。

 

 

1. 设置开始日期。

在"定义批量时间段参数"下，设置"第一个时间段的开始的日期"，建议开始日期选择“财政周期”开始日期的那周的周一。

 

 

      2.设置时间段名称的格式。

在 "定义批处理命名约定"下，添加前缀和后缀，让时间段更清晰。示例如下

 

 

       3.创建期间并保存。

• 选择 "批量创建"。

 

 

• 选择“保存”。

 

 

       4.查看创建好的时间报告阶段

 

 

设置时间表管理员

时间表管理员的职能是审批资源提交的“时间表”，一般由资源经理或者部门经理审批。

当新建资源的时候，在“工作分配属性”下，有个选项“时间表管理员”，如下图

 

 

这个选项必须是系统中设置的“时间表管理员”。

时间表管理员需要在系统里单独设置，设置步骤如下：

1、在 "时间和任务管理"下，选择" 时间表管理者"如下图

 

 

​​​​​​​2、选择 "添加管理器"，从弹出框中选择要添加为审批者的人，点确定。

下图是添加完成后的的时间表管理员

 

 

时间表审批

审批管理员设置

当团队成员在组织中工作时，谁应该能够批准该工作所花的工时，是项目经理还是部门经理，时间表的审批人在哪里设置呢

Project Web App添加新用户时自动设置该资源的“时间表审批者”为资源本人，默认设置等同于该资源的时间表不需要审批。如果时间表需要审批，就要把时间表审批者更换为“审批管理员”。

注意，审批管理员必须是"时间表管理者"页上 列出的人员。

行审批

如果要求提交时间表之前，必须完成行审批，需要在“时间表设置值和默认值”页面的"时间表策略"部分中的"任务状态管理器审批"下，选择"启用"。 还可以勾选"在时间表审批前要求行审批"。 完成 更改 后，单击"保存"。如果只希望经理批准整个时间表，请选择"已禁用"

审批流程

1、工作组成员完成工时填报后，提交时间表审批。如下图

 

 

如果不是“固定审批流程”就会弹出如下页面，可以手动选择“时间管理者”

如果在系统设置里，选择的是“固定审批流程”，下图中就不会出现红框中的内容。

 

 

审批管理员在“审批中心”可查看到审批类型为“时间表”的记录，点击“接受”，就完成该时间表的审批

 

 

任务进度审批

在时间表中，可提交项目工时的进度更新，审批进度更新的人与审批时间表的人不同， 例如，您可能需要部门经理审批工作组成员的工时，但您可能不需要此人批准已完成工时的百分比 (任务进度) 。在Project Web App中，项目经理始终需要批准任务进度，然后才能将任务进度应用于项目计划。

任务进度审批流程

工作组成员，在时间表页面，填报完项目工时，勾选未提交的任务，点击“发送“按钮下的“发送所选任务进度”，完成提交。

 

 

项目经理在审批中心，可查看到审批类型为“状态更新”的记录，点击“接受”或“拒绝”。

 

 

如果项目经理选择的是“接受”，还需要点击“历史记录”，选择“状态更新”，如下图

 

 

查找审批后的“状态更新”记录，然后发布，发布后，才能更新项目计划状态。如下图所示。

 

 

管理时间表

• 自动创建时间表

时间报告阶段设置后，项目经理发布计划，项目成员在时间表页面可查看到分配给自己的任务。

项目成员填报实际工时，系统就会自动创建填报时间段的时间表

• 重新创建时间表

如果时间表的属性字段或者视图发生了变化，已生成的时间表不会自动更新，必要的情况下，请删除旧的时间表，重新创建新的时间表。

•  恢复时间表

提交审批后或审批通过后的时间表，工作组成员是没有办法修改的。如果还需要修改，就要系统管理员在系统设置页面，选择“管理时间表”，找到对应的时间表，点击“恢复”按钮进行恢复。如下图所示：