Excel 常用的九十九个技巧 Office 自学教程快速掌握办公技巧

Microsoft Excel 是微软为 Windows、macOS、Android 和 iOS 开发的电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能。由于 Excel 具有十分友好的人机界面和强大的计算功能，它已成为国内外广大用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制各种专业化表格的得力助手。允许用户自定义界面的电子制表软件包括字体、文字属性和单元格格式，它还引进了智能重算的功能，当单元格数据变动时，只有与之相关的数据才会更新，荒岛本次带来九十九个 Excel 技巧，提高您的办公效率。

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1、快速求和

对多行多列的单元格数据求和，可以直接选取单元格区域，按组合键【Alt、+、=】即可快速求和。

2、单元格内强制换行

当单元格内容特别多时，就会显得特别宽，阅读很不方便，此时可以单击要换行的单元格，光标放到编辑栏中，单击要换行的位置，按 Alt+回车强制换行。

3、多个单元格同时输入

选中所有单元格，在编辑栏输入内容，按下组合键【Ctrl+Enter】即可实现多个单元格同时输入。

4、快速隐藏列

表格内容太多需要隐藏工作表中某一列的数据时可直接选取列，快速向左拖动，选中的列就隐藏了。

5、快速调整显示比例

光标任意点击表内单元格，按住 ctrl 键的同时滚动鼠标滑轮，就可以快速放大或者缩小工作表的显示比例。

6、怎样快速删除“0”值单元格行

按组合键【Ctrl+F】导出查找对话框，选择【查找】选项卡，在输入栏中输入：0，点击【全部查找】再按组合键【Ctrl+A】就会显示表格中内容为 0 的所有单元格，选中单元格后右击【删除】即可。

7、重复上一次输入

在单元格中输入内容按回车键进入下一个单元格后，再按组合键【Ctrl+D】即可以快速的重复上一次输入的内容。

8、填充数值

当遇到编序号可以先依次在单元格内输入连续几个数值，然后选择单元格区域，鼠标移至左下方变成黑十字时则向下拖动填充即可。

9、批量处理行高、列宽

点击表格内行列，选中需要统一行列的区域，鼠标移至行列之间的线上，待鼠标变化为黑色带双向箭头时候拖拽行标或列标之间的线就能实现行列统一行高列宽距离。

10、列宽自动适应内容

在表格区域内选中所有需要调整的行列，鼠标放在行标或列标之间的线上，当鼠标变化为黑色带双向箭头时候双击鼠标左键。

11、一次插入多行或多列

在表格内同时选择多行或多列，在选取区域内点击右键，选择【插入】则在选取区域的左侧或上方会插入与选中行数或列数相同的区域。

12、快速移动选取数据

选取需要移动的数据区域，鼠标移动到区域边缘线，当鼠标箭头变为黑色实心状态时，按【shift】键并点击鼠标左键拖拽到正确位置即可。

13、快速定位边缘单元格

选中数据区域任意一个单元格，鼠标移至单元格的下边框线上，当鼠标箭头变为实心状态时双击单元格下框线，即可快速跳转到该列数据最后一行。

14、冻结窗格

依次点击菜单栏的【视图】-【冻结窗格】-【冻结首行或冻结首列】若需要同时冻结首行和首列时点击数据区域左上角第一个单元格再选择冻结窗格中的【冻结拆分窗格】即可，需要取消冻结则点击【取消冻结窗格】。

15、批量操作数字前加汉字

选中数字单元格区域，按【Ctrl】键+数字【1】打开单元格格式窗口，选择【数字】-【自定义】，在【类型】中输入 “编号：00” 点击【确定】即可。

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16、查找重复值

选取查找数据的区域，依次点击【开始】-【条件格式】-【突出显示单元格规则】-【重复值】设置选择重复值格式为【浅红填充色深红色文本】。

17、如何复制粘贴行宽

复制表格区域内内容，点击空白处单元格粘贴，在粘贴后区域右下侧的粘贴选项中选择【保留源列宽】。

18、隐藏表格内公式

选取公式所在单元格区域，单击鼠标右键菜单中【设置单元格格式】在弹出的对话框中选择【保护】选项卡，勾选【隐藏】选项。然后点击菜单栏中的【审阅】-【保护工作表】即可。

19、设置 Excel 每页显示表头

在 Excel 打印预览视图中，点击【页面设置】在对话框中选择【工作表】选项卡，点击【顶端标题行】文本框右侧图标，然后选定表头和顶端标题所在的单元格区域，再单击该按钮返回到【页面设置】对话框，点击【确定】即可。

20、Excel 表格内换行

在单元格内输入内容后，按组合键【Alt+Enter】后即可在单元格内换行，换行后直接输入内容即可。

21、设置页眉页脚

点击菜单栏中的【页面设置】-【打印页眉和页脚】在对话框中对页脚进行设置格式就可以了。

22、一键新建表格文件

快速新建 Excel 文件可以直接按组合键【Ctrl+N】新建表格。

23、快速切换至另一个 Excel 窗口

当我们需要查阅两个表格的文件内容时，可直接按组合键【Ctrl+Tab】键切换表格窗口。

24、输入身份证号或以 0 开头的字符数字串

选择单元格区域后，单击鼠标右键选择【设置单元格格式】在对话框中选择【数字】选项卡，再点击分类下属的【文本】-【确定】，设置完成后直接输入身份证号或以 0 开头的字符数字串就可以了。

25、快速删除空行

当表格区域内需要删除空行时，可直接选中表格内某列，按组合键【Ctrl+G】导出定位对话框，定位条件勾选【空值】后点击【确定】再删除整行即可。

26、删除工作表内所有图片

按组合键【Ctrl+G】导出定位对话框，定位条件勾选【对象】后点击【确定】再点击删除即可。

27、快速输入分数

直接在单元格内输入分数 “1/4” 回车后会变为日期格式，我们可以在单元格内先输入：“0”，然后按空格键再直接输入分数 “1/4” 就可直接以分数形式显示。

28、快速选中连续的数据区域

选中表格区域内某个单元格后，同时按住【Ctrl】+【Shift】+方向键（上，下，左，右），即可快速选中对应方向的数据区域。

29、日期双位显示

单元格数据区域内日期需要双位显示如 2020/01/01 时，可直接选中表内数据，按【Ctrl】+数字【1】调出【设置单元格格式】对话框，选择【数字】选项卡，点击【自定义】，设置类型为：yyyy/mm/dd，点击【确定】就可以了。

30、快速互换行或者列

选中表格内的行列，按住【Shift】键不放，当鼠标指针变成十字形时，拖动到想换到的位置即可。

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31、快速输入位数超过 15 位的长数字

切换至英文状态下先在单元格内输入单引号，再输入数字即可。

32、快速排序

选取数据区域中任意一个单元格，在菜单栏中选择【开始】-【排序】，选择排序依据的主要关键字如日期、成绩等，选择升序或者降序。

33、快速给文件设置密码

依次点击菜单栏中的【审阅】-【保护工作表】在对话框中设置密码点击【确定】就可以了。

34、同时查看两个工作表

点击菜单栏中的【视图】-【并排比较】在并排窗口的对话框中选择需要比较的工作表点击【确定】。

35、在合并后保留所有单元格的内容

选取单元格区域，并把列宽拉到可以容下所有单元格合并后的宽度，点击菜单栏中的【开始】选项卡，选择【两端对齐】把多个单元格的内容合并到一个单元格中，在分隔的空隔处按组合键【Alt+Enter】添加强制换行符，换行再合并单元格即可保留所有单元格内容。

36、批量取消批注

选取包含批注单元格区域后，点击菜单栏中的【审阅】-【删除批注】。

37、快速关闭 Excel 文件

快速关闭 Excel 文件可直接按组合键【Ctrl+W】在弹出来的对话框中保存更改即可。

38、快速隐藏表格内行/列

需要隐藏表格内某行时可直接按组合键【Ctrl+9】

39、多页内容打印到一页上

依次点击菜单栏中的【文件】-【打印预览】-【页面设置】，选择【页面】选项卡，缩放调整选择【其他设置】，设置为【1 页宽】、【1 页高】再点击【确定】。

40、打印工作表中不连续区域

在打印时不需要整页打印可以按【Ctrl】键的同时选取表格内需要打印的区域，再点击【文件】-【打印区域】-【设置打印区域】即可。

41、单元格上标数字输入

如平方米（m2）可以现在单元格内输入：m2 然后选中 2 按组合键【Ctrl+1】打开单元格设置对话框，在字体特殊效果中勾选【上标】。

42、表格行转列，列转行

复制单元格内表格区域，点击鼠标右键【选择性粘贴】在对话框中勾选【转置】即可快速实现行转列、列转行。

43、快速对齐姓名

输入姓名时会有两个字及三个字的姓名，先选取姓名单元格区域，单击鼠标右键选择【设置单元格格式】，点击【对齐】选项卡，【文本对齐方式】选择【分散对齐连续】再点击【确定】。

44、求平均值

需要求表格内数据的平均值时，在需要求平均值的单元格内输入：=AVERAGE，双击函数后拉取表格区域，再按下回车键就能快速得出区域内数值的平均值。

45、快速生成带方框的 √ 和 × 号

在目标单元格内输入大写的 R 或 S（注：R 为对号 √，S 为错号 ×），然后点击菜单栏中的字体样式，选择设置字体为：Wingding2 即可一键生成带方框的 √ 和 × 号。

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46、分段显示手机号

首先选中所有手机号码，按 Ctrl+1 键调出设置单元格格式窗口，数字页面中分类选择【自定义】，右边的类型框中输入000-0000-000，点击【确定】手机号就分段显示了。

47、快速绘制斜线表头

将光标移至目标单元格后，点击菜单栏中的【插入】-【形状】选择直线样式，按住【Alt】键的同时在单元格左上角起点位置拖动鼠标直至右下角位置。

48、快速冻结第一行及第一列

选中表格内的 B2 单元格，点击菜单栏中的【视图】-【冻结至第 1 行 A 列】就完成了。

49、快速提取数据

先在单元格内输入需要提取的数据，将鼠标移至单元格右下角，出现黑色实心图标时向下拖动填充即可快速提取需要的数据。

50、隐藏工作表

当需要将整个工作表隐藏时，鼠标右键点击表格内最下方的工作表，选择【隐藏】就可以了。

51、为 Excel 文件添加密码

文件 - 信息 - 保护工作簿 - 用密码进行加密。

52、为文件添加作者信息

在该 Excel 文件图标上右键单击 - 属性 - 摘要 - 在作者栏中输入。

53、让多人通过局域网共用 Excel 文件

审阅 - 共享工作簿 - 在打开的窗口上选中“允许多用户同时编辑”。

54、设置文件自动保存时间

文件 - 选项 - 保存 - 设置保存间隔。

55、恢复未保护的 Excel 文件

文件 - 最近所用文件 - 点击“恢复未保存的excel文件”。

56、设置新建 Excel 文件的默认字体和字号

文件 - 选项 - 常规 - 新建工作簿时：设置字号和字体。

57、同时打开对比两个或多个 Excel 文件

视图 - 全部重排 - 选排列的方向。

58、同时查找一个工作簿中的两个工作表

视图 - 新建窗口 - 全部重排 - 选排列方向。

59、工作表插入背景图片

页面布局 - 背景 - 选择插入图片。

60、设置单元格按回车键光标跳转方向

文件 - 选项 - 高级 - 最上面 “按Enter键后移动所选内容” - 设置方向。

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61、多页强制打印到一页上

页面布局 - 打印标题 - 页面 - 调整为 1 页宽 1 页高。

62、插入分页符

选取要插入的位置 - 页面布局 - 分页符 - 插入分页符。

63、隐藏 Excel 工作表界面

选取要隐藏的工作表 - 视图 - 隐藏。

64、输入带方框或圈的对号和错号

选中需要输入的区域，设置字体为【Windings2】，分别输入大写的O、P、R、S、U就是对应的对号和错号。

65、输入带圈的数字

在目标单元格中输入公式：=UNICHAR(ROW(A9312))，就是带圈的①，需要其他带圈的序号下拉填充公式即可。

66、利用列表选择录入内容

在目标单元格中按下 Alt + ↓，出现下拉列表，也就是上面录入的内容，可直接选择输入数据。

67、固定长度编号录入

选中编号单元格区域，按【Ctrl+1】打【设置单元格格式】窗口，选择【自定义】；，在类型文本框内输入【00000】，点击【确定】，编号前在用 0 补齐了。

68、合并单元格求和

首先选中所有合并单元格，然后输入公式：=SUM(合并后的全部列)-SUM(合并前的全部列) ，输入完成后按 Ctrl+回车键 确认公式即可。

69、隐藏编辑栏、灰色表格线、列标和行号

视图 - 显示 - 去掉各项的勾选。

70、带单位的数值求和

选中列按 Ctrl+H 键，调出查找和替换窗口，在查找内容输入：百万替换为输入需要替换的单元格，点击【全部替换】按钮。

71、按特定符号拆分数据

点击 “数据” 选项下的 “分列”，按要求把数据分离即可，注意有身份证号码和银行卡号等信息时，要在分列第三步中将列数据格式设置为文本。

72、快速对比两列数据

选中两列数据→【Ctrl+\】→【开始】→【填充色】填充一个颜色突出显示差异数据。

73、阿拉伯数字转换大写数字

选中需要转换的数字区域，按 Ctrl+1 键调出设置单元格格式窗口，在【数字】页面，分类选择【特殊】，类型列表中选择【中文小写数字】，就转换成中文小写，选择【中文大写数字】，就转换成中文大写。

74、将表格数据显示为整数将表格数据显示为整数

选中所有的数据，然后按快捷键CTRL+SHIFT+1，所有的数据小数点就不显示出来了，同时在千位有一个千分符号。

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75、把窗口拆分成上下两部分都可以上下翻看

选取要拆分的位置 - 视图 - 拆分。

76、设计倒计时牌

想到知道离情人节还有多少天，两个日期相减即可得出还有多少天。

77、单元格内插入可视化迷你图

选中数据区域 - 点击右下角 - 迷你图 - 折线图。

78、快速定义名称的方法

选中需要定义的区域，在名称框中输入内容，按回车键确认。

79、隔行填充颜色

使用 Ctrl+T 键。

80、快速创建柱形图

使用 Alt+F1 键 。

81、工资统计上调

找一个空单元格输入上调数字→【复制】→选中所有工资→鼠标右键-【选择性粘贴】→【加】→【确定】。

82、固定长度编号

只需要将整列的格式调整成文本格式后，我们再输入 001 就不会变掉了。

83、冻结首行单元格

全选首行单元格 -【视图】-【冻结窗格】- 选择【冻结首行】即可。

84、撤销工作表保护

首先我们将保护变得工作表打开，然后点击【审阅】-【撤销保护工作表】-【输入密码】-【确定】即可。

85、恢复输入错误的公式

如果公式输入时错了，按 ESC 键就可以恢复到输入前的状态，也可以点编辑栏的取消按钮。

86、取消固定单元格

首先全选固定的单元格，然后点击【视图】-【冻结窗格】-【取消固定单元格】即可。

87、两列互换

选取 A 列光标放在边线处，按 shift 同时按下鼠标左键不松，拖动到 B 列前面，当 B 列前出现虚线时，松开鼠标左键即完成互换。

88、批量设置求和公式

选取包括黄色行列的区域，按 alt 和 = (按 alt 键不松再按等号) 即可完成求和公式的输入。

89、快速定位单元格

首先用快捷键【F5】调出对话框 -【引用位置】输入自己想要的单元格行数，点击【确定】即可。

90、快速填充工作日日期

先下拉填充日期，完成后在右下角出现一个【自动填充选项】按钮，点击后选择【填充工作日】即可。

91、批注添加图片

选取批注 - 右键 “设置批注格式” - 颜色 - 填充效果 - 图片 -选择图片。

92、插入任意多空行

当你选取行并把光标放在右下角，按下 shift 键时，你会发现光标会变成如下图所示形状。

93、日期转化为星期

选中日期，按 Ctrl+1 键调出设置窗口，【自定义】-【类型】框中输入 xxxx，确定后就自动显示星期几了。

94、快速提取字符串中的数字

单元格内手动输入目标值，接着按下 Ctrl+E，Excel 会自动识别截取规则，批量截取数字。

95、快速制作斜线表头

选中单元格 - 右键单元格格式设置 - 边框 - 勾选斜线。

96、插入数据条

【开始】→【条件格式】→【数据条】→选择需要的即可。

97、快速筛选不重复数据

选中数据区域→【数据】→【排序和筛选】→【高级】→勾选【选择不重复记录】→【确定】。

98、隔列插入空列

按住 Ctrl 键不放，再依次点击列标选中各列，然后鼠标右键点击列标，选择【插入】即可完成隔列插入空列。

99、表格瞬间高大尚

表格采用粗边框，标题行用深色填充白色字体，正文表格采用和标题行相同颜色的浅色调。