39、SharePoint文档管理与协作解决方案全解析

SharePoint文档管理与协作解决方案全解析

在现代办公中，高效的文档管理和协作至关重要。SharePoint提供了一系列强大的工具和功能来满足这一需求，下面将详细介绍其中的一些关键功能。

1. 放弃签出

具有“覆盖签出”权限的用户或签出文档的用户，可以在文档库中从文档的编辑菜单中选择“放弃签出”。此命令会移除文件上的锁定，并丢弃自文档签出以来所做的所有更改。

要求签出文档是一种最佳实践，可降低多个用户对同一文档进行冲突更改的可能性。用户可以通过SharePoint Web界面或兼容的应用程序（如Microsoft Office）来请求签出和签入文档。由于签出和签入文档的方式多种多样，以及签出文档更改的行为和可见性，需要向最终用户进行充分的解释和沟通。

2. 实现和维护文档版本历史

版本历史是任何文档管理系统的重要特性，具有以下几个重要的商业用途：
- 审计追踪 ：通过保留文档的先前版本，可以识别文档在其生命周期内所做的更改。
- 恢复功能 ：如果用户的更改导致文档损坏，可以恢复到文档的先前版本。
- 可见性控制 ：在某些情况下，需要控制谁能看到文档的特定版本。例如，只允许组织内的用户查看文档的最终版本，而不是编辑过程中的草稿。

配置版本历史

要启用版本历史，请在文档库的“自定义”页面上点击“版本设置”链接。在“文档版本历史”部分，可以配置库仅保留最终版本或主要版本（如1.0、2.0、3.0…），也可以同时保留草稿或次要版本（如1.1、1.2…）。还可以根据业务需