优秀笔记课件——POWERPOINT使用技巧

三、POWERPOINT
使用技巧
1
、在
PowerPoint
中插入一个幻灯片模板
　
 PowerPoint 2002
的新特性之一就是我们可以在单
个演示文稿中使用多个幻灯片母版。幻灯片母版是
存储信息的设计模版元素，包括风格、占位符和配
色方案。有了这个特性，用户就可以对演示文稿中
的所有幻灯片做全面更改
——
例如替换一种字体风
格。
　　在使用多个幻灯片母版时，请记住如果我们要
全面更改自己的演示文稿，就需要改变每一个幻灯
片母版。
　　如果我们想要插入一个幻灯片母版：
　　
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POWERPOINT
使用技巧
 首先在
“
视图
”
菜单中，将鼠标指到
“
母版
”
，然后执
行子菜单中
“
幻灯片母版
”
命令。
 然后如果我们要插入使用
PowerPoint
默认风格的
幻灯片母版，在
“
幻灯片母版视图
”
工具栏中，点击
“
插入新幻灯片母版
”
按钮。如果用户要通过添加新
的设计模版来插入幻灯片母版，在
“
格式
”
工具栏
中，点击
“
设计
”
按钮，指向需要的设计，点击箭
头，并在快捷方式菜单中选择其中的一个选项。
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POWERPOINT
使用技巧
2
、使用幻灯片搜索器复制其他演示文稿中的幻灯
片
　　
 我们可以使用
“
幻灯片搜索器
”
工具来快速从其他演示文
稿中复制幻灯片。
首先在普通视图的
“
幻灯片
”
选项卡上，选中要将复制
的幻灯片插入到后面的幻灯片缩略图。执行在
“
插入
”
菜
单中的
“
幻灯片
(
从文件
)
”
命令。
在弹出
“
幻灯片搜索器
”
对话框中，单击
“
浏览
”
查找文
件，在
“
浏览
”
对话框中选择文件，再单击
“
打开
”
。
如果
用户希望幻灯片能够保持当前的格式，在
“
幻灯片搜索器
”
对话框中选中
“
保留源格式
”
复选框。如果清除了这个复
选框，复制的幻灯片将采用将其插入时前一张幻灯片使
用的格式。
如果我们只是想要插入选定的幻灯片，请单
击要插入的幻灯片，再单击
“
插入
”
；如果要插入所有的
幻灯片，请单击
“
全部插入
”
。完成以后单击
“
关闭
”
关闭
对话框。
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POWERPOINT
使用技巧
3
、创建对象的镜像　　
 我们可以用下面的方法去创建一个对象的镜像，
来实现幻灯片中的一些特殊效果：
　　首先单击选中要复制的自选图形、图片、艺
术字或剪贴画，在
“
编辑
”
中执行
“
复制
”
命令，再
执行
“
粘贴
”
命令。
在
“
绘图
”
工具栏上，单击
“
绘图
”
，指向
“
旋转或翻
转
”
，再单击
“
水平翻转
”
或
“
垂直翻转
”
。
　　最后用鼠标拖动并放置复制的对象，使它与
原始对象呈镜像。
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POWERPOINT
使用技巧
4
、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间
　
　
我们都知道，可以在幻灯片的页眉页脚里添加日期、
时间。实际上，幻灯片中的任意一个位置，用户
都可以添上时间和日期。
首先在在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插
入点。点击
“
插入
→
日期和时间
”
，系统弹出
“
日期
和时间
”
对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格
式。选完以后单击
“
确定
”
就可以了。
　　如果我们希望在每次打开幻灯片的时候，日期和
时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时
间，请选中
“
自动更新
”
复选框。
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POWERPOINT
使用技巧
5
、更改了
“
空白
”
演示文稿
的默认设计后再回到原始
样式　
　
如果我们更改了默认的
“
空
白
”
设计模板，却又希望重新
将原始默认设计应用于演示文
稿。这时，请执行以下操作：
　　首先打开要应用默认设计
的演示文稿。在工具栏上，单
击
“
设计
”
按钮。在
“
可供使用
”
之下，单击第一项
“
默认设计
模板
”
。
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POWERPOINT
使用技巧
6
、将演示文稿另存为模板
　
　
 如果我们得到了一个制作精美的演示文
稿，希望在以后自己制作演示文稿的时候
也能够用到这样的设计。这时候就可以将
它另存为模板。在用户新建模板以后，新
模板就会在下次打开
Microsoft
PowerPoint
时按字母顺序显示在
“
幻灯片
设计
”
任务窗格的
“
可供使用
”
之下。
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POWERPOINT
使用技巧
 单击
“
文件
→
新建
”
，在
“
新建演示文稿
”
任务窗格
的
“
根据现有演示文稿新建
”
之下，单击
“
选择演
示文稿
”
，再选择所需的演示文稿，然后单击
“
创
建
”
。（这样可保留原始演示文稿。）
 接着我们需要删除新模板中不需要的任何文本、
幻灯片或设计元素，并应用确实希望应用于该模
板的更改。完成修改以后执行
“
文件
”
菜单中的
“
另存为
”
命令。在
“
文件名
”
框中，键入模板的名
称。在
“
保存类型
”
框中，单击
“
演示文稿设计模
板
”
。单击
“
保存
”
。
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POWERPOINT
使用技巧
7
、在段落中另起新行而不用制表位　
 缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本。对
于编号列表和项目符号列表，五层项目符号或
编号以及正文都有预设的缩进。但有时我们可
能要在项目符号或编号列表的项之间另起一个
不带项目符号和编号的新行。这个新行仍然是
它上面段落的一部分，但是它需要独占一行。
这时用户只需要按
Shift+Enter
，即可另起新行。
　注意，一定不能直接使用
Enter
，这样软件会
自动给下一行添上制表位。
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POWERPOINT
使用技巧
8
、在大纲视图和普通视图中拖动文本　
 如果我们要拖动项目符号或幻灯片图标
旁边的选定段落，请指向该项目符号或
幻灯片图标，四向箭头出现后可以任意
拖动。拖动的同时鼠标指针会变成垂直
或水平的双向箭头，并且出现标记文本
目标的线条。
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POWERPOINT
使用技巧
9
、自动选定整个单词　
 我们可以设置
PowerPoint
，使得每次在一个
单词上双击鼠标左键，就能够选定整个单词和
单词后的空格，而不必用鼠标拖过每个字符。
做法是：
　　执行
“
工具
”
菜单中的
“
选项
”
命令，在弹出
对话框中使用
“
编辑
”
选项卡，选中
“
自动单词
选定
”
复选框。
然后单击
“
确定
”
关闭对话框。
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POWERPOINT
使用技巧
10
、用高对比度查看幻灯片　
　
 对于视力不好的观众，用户可以采用高对比度来查
看幻灯片。方法是：
　　首先单击
Windows
的
“
开始
”
菜单，将鼠标指向
“
设置
”
，执行弹出菜单中的
“
控制面板
”
命令。双击
“
辅助选项
”
图标。在
“
显示
”
选项卡上，选中
“
使用高
对比度
”
复选框。
单击
“
确定
”
按钮关闭对话框。在
Microsoft
PowerPoint
的
“
视图
”
菜单上，指向
“
颜色
/
灰度
”
，
执行
“
高对比度
”
命令。
　　要注意的是，高对比度设置是为在普通及幻灯
片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图。在幻灯片
放映视图中，幻灯片以所设计的形式显示。高对比
度仅是一种屏幕设置，此设置不影响实际的演示文
稿，也不应用于打印的演示文稿。
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POWERPOINT
使用技巧
11
、在
PowerPoint
里改变公式的颜色
　
 我们常需要在幻灯片中插入公式，由于公式的颜色
是黑色的，而
PowerPoint
本身又有着背景颜色，
有时候公式就看不清楚了，这时候我们可以按照以
下方法改变公式的颜色：
　　右击想要改变颜色的公式，在弹出快捷菜单中
执行
“
设置对象格式
”
命令，然后在弹出对话框中使
用
“
图片
”
选项卡，单击
“
重新着色
”
按钮。在弹出对
话框中选中黑色矩形块左边的复选框，然后在黑色
矩形块右边的下拉列表中选择希望的颜色。
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POWERPOINT
使用技巧
11
、给
PowerPoint
演示文稿添加表格
　
　
 在
PowerPoint
中使用表格，可以很容易的使文本
对齐，尤其是当文本可能会以多种形式（包括放映
幻灯片、联机内容以及打印的讲义）表示时更是如
此。
　　选中需要放置表格的幻灯片，执行
“
插入
”
菜单
中的
“
表格
”
命令，在
“
插入表格
”
对话框中设置表格
的行数和列数。
单击
“
确定
”
按钮，幻灯片上就绘制出表格了。
　　之后用户就可以输入表格内容了，方法是：在
单元格内单击鼠标左键，键入所需信息，然后按
“
Tab
”
键进入下一个单元格。
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POWERPOINT
使用技巧
12
、将
Word
文件导入
PowerPoint
 PowerPoint
中有一种简单的方法可以让用户快
速将
Word
文件转化成可供演示的
PowerPoint
文件。用户只需要先将
Word
文件转换为大纲视
图，设置好各级的标题，然后在
PowerPoint
中
执行
“
插入
”
菜单中的
“
幻灯片（从大纲）
”
命
令，在弹出的对话框中选择想要要转换为幻灯
片的
WORD
文档就可以了。
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POWERPOINT
使用技巧
13
、如何在
PowerPoint
中插入
Excel
图表
　　

用户有时候会需要在
PowerPoint
中做一些简单的
数据比较，那么就需要将
Excel
图表插入到幻灯片
中。
打开需要添加
Excel
工作表的幻灯片，执行
“
插
入
”
菜单中的
“
对象
”
命令；
　　如果要创建新的图表，请选择
“
新建
”
，再选择
“
Microsoft Excel
图表
”
；如果要插入已创建好的
图表，请选择
“
从文件创建
”
，然后再输入文件名称
或者按下
“
浏览
”
按钮来定位文件。
最后，按下
“
确定
”
按钮，即可完成插入，而且
用户可以在
PowerPoint
中对此图表做进一步修改。
应用同样的方法，用户还可以完成在
PowerPoint
中插入
Excel
工作表的操作。
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POWERPOINT
使用技巧
14
、更改编码列表中的开始编号　
 PowerPoint
中的编号不一定非要从
1
，或者
a
开始用户可以对编码列表的开始编号做修
改。使得编码工作更灵活。
　　首先在要更改开始编号的行中放置插入
点，执行
“
格式
”
菜单中的
“
项目符号和编号
”
命令。
在弹出对话框中使用
“
编号项
”
选项卡，
在
“
开始于
”
框中，选择所要的编号。完成后
单击
“
确定
”
返回。
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POWERPOINT
使用技巧
15
、在
PowerPoint
活用项目符号和编号

用户在
powerpoint
中经常会用到项目符号和编
号，常用的无非是
“
(
、
(
、
(
”
等符号，实际上用户可
以执行
“
格式
”
菜单中的
“
项目符号和编号
”
命令，在
弹出对话框中使用
“
项目符号项
”
选项卡，然后单击
“
自定义
”
，用户就可以在新弹出对话框中选择多种
多样的项目符号，如
“
(
、
(
、
(
、
(
”
，将这些符号运
用到幻灯片中，使内容更加丰富多彩。
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POWERPOINT
使用技巧
16
、在
PowerPoint
中计算字数和段落

Office
系列软件中的
Word
组件具有统计字数和段
落的功能。
PowerPoint
中却没有，然后有时候用
户确实需要了解这些信息。我们可以用另一种方
法插卡这些信息：
首先执行
“
文件
”
菜单中的
“
属性
”
命令，在弹出对
话框中使用
“
统计
”
选项卡。文件的各种数据，包
括页数、字数、段落等信息都被显示在下面的统
计信息框里。
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POWERPOINT
使用技巧
17
、控制文件的大小
　

有时候同样的两份三四十页的
PowerPoint
的
文件，都包括差不多数量的图片，但文件大小
却相差很悬殊。为什么？这时要仔细检查图片
的格式和大小。如果原图片尺寸很大，最好用
图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成
JPG
等占用磁盘空间较少的格式。
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POWERPOINT
使用技巧
18
、利用保存选项缩写文件体积　
 PowerPoint
的
“
快速保存
”
功能每次保存时都在文
件尾增加本次的更改情况。这样就使得文件存贮了
大量修改信息，变得越来越大。用户可以通过关闭
“
快速保存
”
功能，不保存这些信息，方法是：执行
“
工具
”
菜单中的
“
选项
”
命令，在弹出对话框中使用
“
保存
”
选项卡，取消选中
“
允许快速保存
”
复选框。
单击
“
确定
”
关闭对话框就可以了。
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POWERPOINT
使用技巧
19
、调整
PowerPoint
中图形或文本框的位置
　
　
 用户经常需要在幻灯片中调整图形或文本框的位置
时，有时需要调整的位置非常细微，这时候用鼠标就
会觉得不好掌握了。不过，用户可以先用鼠标选中该
图形或文本框，然后用键盘方向键来移动，这样就可
以对图片或者文本框的位置进行微调了。
　　如果用户还决定不够精密，可以在选择该图形或
文本框后，按住
“
Ctrl
”
键不放，然后使用方向键来移
动该对象，这样可以更精确地控制图像移动间距。
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POWERPOINT
使用技巧
20
、在
Web
上发布动画演示文稿
　　
 PowerPoint
可方便地将演示文稿转换为网页。用户
将演示文稿发布到
Web
时，会将网页或
Web
档案
的备份保存到指定位置，例如
Web
服务器或其他可
用的计算机。通过发布演示文稿（而不只是将它存
为网页或
Web
档案），可以维持
.
ppt
文件格式演
示文稿的原始版本，同时又能将所有必需的支持文
件（包括图形、字体和背景）添加到共享目录中。
　　首先打开要发布到
Web
上的演示文稿或网页，
执行
“
文件
”
菜单上的
“
另存为
Web
页
”
命令。在
“
文
件名
”
框中键入该
Web
页的文件名称。
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POWERPOINT
使用技巧
 然后在
“
保存类型
”
框中，执行下列操作之一：
如果用
户想要保存为网页并创建包含支持文件（例如项目符
号、背景纹理和图形）的相关文件夹，选择
“
Web
页
”
。
如果用户希望保存为
Web
档案，并将所有支持信息
（例如图形和其他文件）包含在单一文件中，则要选
择
“
Web
档案
”
。在文件夹列表中，选择演示文稿的目
录。
接着单击
“
发布
”
，弹出
“
发布为
Web
页
”
对话框。
在
“
浏览器支持
”
下，选择
“
Microsoft Internet
Explorer 4.0
或更高（高保真）
”
。为确保浏览演示文
稿时动画能够播放，单击
“
Web
选项
”
，选择
“
浏览时
显示幻灯片动画
”
，然后单击
“
确定
”
。
 　如果用户要在发布后立即在浏览器中查看已发布演
示文稿的显示效果，可以选择
“
在浏览器中打开已发布
的
Web
页
”
复选框，单击
“
发布
”
关闭对话框。如　　
现在用户就可以将发布的链接或
Web
档案文件本身
发送给自己的观众了。
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POWERPOINT
使用技巧
21
、将幻灯片中的对象另存为图片
 PowerPoint
能让用户将幻灯片中的任何对象保
存为各种格式的图片，我们可以将它作为一个
强大的图形编辑软件来使用。
用户只需要用右键这个对象，然后执行快捷菜
单中的
“
另存为图片
”
命令。然后在
“
文件名
”
框
里，键入想要保存的图片名称，在
“
保存类型
”
列表框中选择希望存成的图片格式。
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POWERPOINT
使用技巧
22
、选择另一位
“
Office
助
手
”
　
 PowerPoint
中默认的
“
Office
助手
”
是一个可爱的孙悟空。
用户还可以按照自己的喜好选
择
“
Office
助手
”
。
　　首先右击
“
Office
助手
”
，
执行弹出菜单中的
“
选项
”
命令。　
在弹出菜单中使用
“
助手之家
”
选项卡，然后用户单击
“
上一
位
”
或
“
下一位
”
按钮，直至找
到所需的
“
助手
”
。完成以后单
击
“
确定
”
返回。
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POWERPOINT
使用技巧
23
、判断
PowerPoint
中的图片是位图还是线条
图　　
 在
PowerPoint
中，用户很容易的就可以判断幻灯片
中的图片是位图还是线条图。用户只需要单击图片
的调整控点，然后拖动鼠标，尽可能大的拉伸图
片，如果图片显示出一个一个的像素，而且看起来
越来越模糊，则这幅图片是位图；如果图片在放大
过程中始终都不显示像素，则该图片是线条图。
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POWERPOINT
使用技巧
24
、用
PowerPoint
—
更改撤消的次数
 PowerPoint
的
“
撤消
”
功能为文稿编辑提供了很大
方便。但
PowerPoint
默认的操作次数却只有
20
次。用户可以自己来定义可撤销的次数：执行
“
工
具
”
菜单中的
“
选项
”
命令，在弹出对话框中使用
“
编辑
”
选项卡。然后在
“
最多可取消操作数
”
中设
置用户满意的次数即可。
　　用户要注意，
PowerPoint
撤消操作次数限制
为
150
次。