工作效率

1996 - 1997年在Y酒店兼职阶段，始终没有耽误MBA的课程，但是为了全职地工作，我选择放弃了学校的一切课外活动，选择了离学校最近的工作单位，骑自行车只要5分钟。还有酒店的工作岗位需要的不是上朝九晚五的正常班，白天有课可以上晚班，下午有课可以上两头班，一天有课就可以周六、周日上班，总之，将时间很好地安排，帮助我在全职岗位上坚持了一年半的时间。而这段半工半读的生活，帮助我锻炼了在同一时间内应付几件事情的能力，同时逼着我做任何事情都不能拖延，而只能在第一时间高效地完成它，否则就可能出现不能分身的情况。

 

观点：工作有计划性，才会挤出更多的时间，做更多的事情

 

    工作效率高的人，往往是很好的时间管理者，高效率的工作要求我们的工作要有目标、有计划和有时间管理的方法。

   一位在系统设备商高层任职的朋友，当年在美国5年内拿了两个硕士学位，还结婚生子，回国时仅30岁，就任职为某国外厂商中国公司的副总裁了。很多年少的成功者都是按照既定的人生目标，有计划地安排时间，在短时间内实现多个人生目标。

   工作的计划性体现在每天的日程安排，要求我们：

（1）每个周一安排一周的工作。

（2）将重要的会议、会面和其他事务安排在合适的时间。

（3）工作安排要有一定弹性。

（4）每天回顾计划完成的情况。

（5）每周回顾当周计划完成的情况。

合适的工作安排在合适的时间，有以下做法：

（1）了解自己工作效率高和工作效率低的规律，即所谓的“生物钟”。

（2）将需要创造力的工作，安排在工作效率高的时间，比如说写一份重要的报告，安排在上午“十点”一天最有效率的时段（很多人习惯于晚上写东西，这因人而异）。

（3）外出开会和拜访客户，要充分预留交通时间。

（4）将可以在路上安排的事务考虑上，比如电话沟通可以在出租车上进行。会议资料也可以在出租车上阅读讨论。

（5）出差的路上，可以在候机的时间安排上网阅读新闻、收发邮件（当然这需要移动电脑较长的待机时间和无线上网的条件），飞机上的时间可以写一份短小的报告，也可以抽时间阅读最近的书籍，机场的书店购买几本新书，是最好地打发飞机上无聊时间的方法。

 

            观点：充分了解自己的工作习惯，决定你是否可以在同一时间处理多项事务

 

    每个人都期待成为成功者，短时间内完成几项人生目标也是一种成功，多年坚持在一个领域“十年磨一剑”也是一种成功。每个人的工作特点不同，有一类人是专注型的，一个时间内只可以专注做一件事情，而且是可以专注于一类事情，深入研究重复性的工作。另一类人是灵活型的，动静结合，工作效率高，但工作深度不够。除了需要选择不同的工作岗位类型外，还要自己的时间安排适合个人类型特征，否则事倍功半，得不偿失。

 

观点：紧急的事情就是重要的事情

 

    传统的时间管理矩阵如下图1-2所示，按事情紧急程度的高低和重要性的高低，将自己的事情分类，然后制定日程安排。其次，日常中的工作安排得很满的时候，紧急事情就是你当前最重要的事情，这个道理是做了咨询顾问才明白的。   

   2000年的“五一假期”，某资深讲师在飞机上还在准备第二天的课程。晚上，我们三个咨询顾问帮助其完善课程设计的基本概念，当时不太理解地问：为什么会在最后时刻才把这么重要的事情完成？而一年以后，做了几个咨询项目，我发现紧急状态下去完成重要的任务，几乎是咨询项目的常态，而咨询报告的修改会在参加咨询项目汇报会的路上进行，甚至在会议开始前还在进行。

   紧急的事情是需要在一个既定阶段马上要完成的事情，所以制定工作的截止日/截止时间，是将事情转变为紧急状态的条件。

   比如，按照工作的计划表，在工作的关键环节需要完成的工作，肯定是重要的工作，这项工作的前半段是需要准备、酝酿的时间，后半段是实施执行的时间，往往事情刚开始，没有那么紧密，也没有太高的效率，所以这时候需要处理其他紧急的事情，而将事情的间隙时间来处理这类重要的事情。如果在工作的deadline（最终提交日）之前设定一个检查日，就人为地将处理重要事情的过程设为几次需要紧急完成的任务，紧急的事情才会让你感觉到更重要，才会拿出时间去实施它。

   2003年在上海外派执行项目时，每天白天与客户开会，晚上需要处理完成文件，于是我规定自己不插电源，在电池待机时间（大概一个小时）完成一份文件。这就好像是在既定的时间完成答卷一样的考试，督促着自己有效地集中精力完成工作。

   时间不能很好地利用，计划不能很好地执行，有以下几种情况：

（1）认为时间很多，还有其他时间可以完成工作，迟迟不启动，或者启动之后不能完成，没有约定截止日。

（2 计划总是在变更，总有工作会取消，原定一小时的工作，拖期两个小时完成。

（3 工作安排太紧张，时间重叠，工作安排没有弹性，是经常发生的事情。

（4 中途冒出来的事情打断了正常的计划，被临时的安排打扰。

 

观点：要学会说“不”

 

    说“不”不是很容易的事情，除非你非常清楚什么是你想要的，什么是你暂时不想要的。学会说“不”的过程正是正确你掌握职业规划的过程。问题是对什么事情说“不”，如何说“不”。

需要说“不”的事情:

（1） 非计划中的、短时间内又不能完成的事情：这类事情包括项目执行过程中，节外生枝出新的需求需要跟进，这个时候不好由项目成员跟进，否则两个方面都执行不好。

（2） 非计划中的、自己不擅长的，需要花时间学习的事情：接受项目挑战的工作最好是在有准备，有计划的情况下，否则工作计划会受到影响。

（3） 非计划中、又不能提升能力的工作：耗时费力又不能价值增值的工作，最好说“不”，否则会是资源的浪费。

     那如何说“不”呢？如何避免说“不”的心理障碍？

（1 说“不”并非是态度不好：一定要表现出对份内工作负责任的态度，同时表达出对计划外工作的不接受。

（2）说“不”并非是不接受上司的安排：不要让上司有误解，认为你不理会他的安排，方法就是站在他的角度考虑最佳的工作安排，准确地表达自己的困难，不是自己不可以做，而是出于工作质量考虑，最好采纳更合适的安排。

（3）说“不”并非表现自己的能力不够：说“不”说明你的理性、负责任，而不是能力不足，不能接受更多和更有挑战的工作，相反是能充分判断精力投入与工作结果之间的关系，也是一种工作能力，也是有经验的职业表现。

 

观点：将不适合的工作“授权”或“外包”

 

    不适合实施的事情，会有两种安排，一种是不需要更多能力的，可以“授权”由助手级的人员完成。另一种是需要更高能力的工作，“外包”给专业人员来完成。

    比如说资料收集的工作、翻译工作、报告核查的工作、报告打印装订的工作和数据录入的工作，可以“授权”，这样节省下来的时间可以做更多是适合岗位职责的工作。特别是管理人员更需要将操作类的工作授权给执行层的人员，而不要亲自操练很多，搞得自己的工作没有效率，而手下却没有太多的责任，没有经过压力下的工作而成长的工作能力。

    如果企业内人员的专业性不足，有些工作就需要外包给外部专业公司去执行了，比如说信息系统开发、公司宣传片的拍摄、公司网络的建设、公司CI的设计、营销推广策划和广告推广策划都需要外包公司实施。如果有内部人员进行可能会节省成本，却换来不专业的结果，反而事倍功半，不如“外包”完成此类工作，效率高，专业性强，工作质量高。

   给你的建议：

•  了解自己的工作习惯：知道自己是“并行”工作类型的人，还是“串行”工作类型的人，“并行”在同一时间可以处理几项工作，这样就可以灵活地安排工作，否则亦然。

•  制定工作计划：任何工作都要在既定目标、既定时间内制定时间计划，然后按照计划完成任务，评估计划完成率。

•  克服自己的坏毛病：如有拖沓的毛病，就缩短检查周期，如有效率不高的毛病，就奖励自己效率高的时候，惩罚效率低的表现。如计划拖期，就占用自己的娱乐时间。

•  每周都规定一天的“非工作日”：选择周六或者周日，不安排任何工作，彻底放松，帮助自己更有精力地进入工作状态。

•  适当地安排娱乐活动：找到自己的爱好，适当的时候放松，是为了更有动力地投入到工作。