每天上百封邮件，看我用看板方法来瓦解

“在公司，我每天都会收到上百封新邮件，可以想象，光是处理这些邮件，007都不够用。利用Outlook的规则功能以及看板方法，我的时间管理由被动变得主动，也能确保自己有足够时候留给重要的事情。”

下面来具体分享我是怎么操作的。

01

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利用规则自动筛选重要邮件

首先，我每天收到的新邮件大致可以分成以下几类：

1. 需要我行动的；

2. 抄送我的；

3. 发送或抄送到我所在邮件群的；

4. 领导或重要人物发的；

5. 公司、HR、行政或工会的通知；

6. 系统发出的通知邮件。

对于我来说，比较重要的邮件是需要我行动的（也就是To我的邮件）；领导或重要人物发的；公司、HR、行政或工会的通知。这些邮件是必须要优先阅读的，而且不能遗漏的。

我为此建了一个叫“1.Todo”的文件夹，之所以在前面加上“1.”，是为了确保这个文件夹在最上面的位置。

我们是用Outlook的，Outlook有规则功能，我们可以设置规则，对相应的邮件进行自动化处理。

我设置了规则，把以下类型的邮件自动移动到“1.Todo”文件夹里：

1. To我的邮件；

2. 指定的发送人；

3. 我所在指定群组。

这样一来，只有20%的邮件会进入这个文件夹，大大减少了需要分神的邮件量。

其余留在收件箱的邮件则不那么重要，有很多只是因为我在某个邮件群被随意抄送的。对于这些邮件，我会每天或隔几天迅速扫描一下捡漏，并把扫描过的邮件设为已读或删除，避免今后重复扫描。

02

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利用看板方法聚焦有限邮件

很不幸，通过规则筛选的重要的20%邮件每天可能还有几十封，处理不及时，这个文件夹也会很快决堤。我们都知道，最低效的工作方法就是来一封邮件就处理一封，这样你永远在被动地处理新的请求，无法静下心来做重要的事情。工作效果肯定也好不到哪去，加薪、晋升的机会是不会留给一个瞎忙的人的。那么怎么更高效地处理这20%的邮件呢？

我想到了看板方法。

我们知道，看板方法一个最重要的原则就是限制在制品以及设置缓冲区。

作为一个凡人，很显然，我在一段时间内可以处理的事情肯定是有限的。为此，我在“1.Todo”文件夹里面再建了一个叫“In Progress”的文件夹。然后把“1.Todo”文件夹里最需要优先处理的邮件移到这个文件夹了，并限制这个文件夹里的邮件总数不超过5封。然后我会聚焦处理在“In Progress”里的邮件，一旦某个邮件处理完了，就会把它移回到收件箱里或删除。一旦有更重要的邮件出现在“1.Todo”文件夹需要优先处理，我会拿它和已经在“In Progress”的文件夹的某封相对不那么重要的邮件做置换。

这样一来，“In Progress”的文件夹保持着有限的邮件，确保我会聚集在这些最重要的邮件并尽快把它们所涉及的事务完成。“1.Todo”文件夹成了一个缓冲区，既确保重要的邮件自动流入，又防止我一直被新邮件打乱工作节奏。

想深入理解看板方法，可以参阅我的另一篇文章《为什么我更推崇看板方法》。

一件事情，只有在它完成的时候才会产生价值。过多在制品（In Progress）是没有意义的，只会让你陷入忙乱的窘境。限制在制品，聚焦在有限的重要事务，加快这些事务的完成，尽快实现其价值，能够确保你一直在做最有价值的事情。这一原则可以运用到任何领域。

关于作者

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• 就职于世界500强银行，负责基金服务业务软件开发与交付
  

• 敏捷、精益、DevOps专家

• 精通极限编程、Scrum、看板方法、测试驱动开发、持续集成、行为驱动开发、DevOps工具栈

• 曾在GDevOps、DevOpsDays Meetup、中国软件技术大会等论坛发表主题演讲

• 著有《猎豹行动：硝烟中的敏捷转型之旅》一书

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