【转载】会议是浪费工作时间的最佳去处

会议是浪费工作时间的最佳去处

今天你开了多少个会？这个星期呢？这个月呢？

现在你再自问一下，那些会议中有多少是值得参加的？如果把相同的时间用在工作上，你又能完成多少事情？

这不禁让人想知道，我们究竟为什么要开会。

在GitHub，我们不开会。我们没有固定的工作时间，甚至都没有规定工作日。我们不记录休假或者病假的天数。我们没有经理，也没有组织结构图。我们没有着装规范。我们没有开支账户审计，也没有人力资源部门。

译者注：GitHub是一家位于美国旧金山的高科技公司，成立于2008年。它运营的GitHub网站是一个目前最知名的社交编程以及代码托管的网站。

现在，我很肯定Tom（GitHub的联合创始人）在说“GitHub不开会”的时候是在开玩笑的，因为我最近去他们公司做演讲的时候，在他们的办公室里亲眼看到了会议室。谁知道呢，也许他们用那些会议室来存放多余的“叉子”。

尽管有些会议是不可避免的，甚至是必需的，Tom在这里倡导的原则却很重要。我们应该以怀疑的态度去看待会议，把它当成是一种降低工作效率的风险。我们举行会议是因为我们认为我们需要它们，但事实上，会议往往只是在浪费宝贵的工作时间。就我而言，我采用以下的几个原则，以确保我的会议是真正有用的：

1.  会议绝不应该超过一个小时，否则应判以死刑。

对于任何会议，第一个并且最重要的约束就是时间。可想而知，它在任何公司都是最宝贵的资源。如果你不能把会议限制在大约一个小时之内，那一定是有什么事情错得离谱了。你应该首先修正这个错误。可能是会议牵涉了太多的人，也可能是会议讨论的范围太宽泛了，或者就是整体上缺少一个能使会议不偏离的必要的焦点。我不相信有人可以记住在长达几个小时的会议里发生的任何事情。当其他的一切都无法做到时，请至少把会议开得简短！

2.  每个会议都应该有一个清晰的目标声明。

你开会要达到什么目标？你能用简洁的一句话来说明你召集会议的目的吗？我不想推荐你使用“议事日程”和“日程事项”，因为“议事日程”这个词暗示着一个巨大而乏味的分项列表——包含太多事情了！只要确保每个人都很清楚会议的目的，剩下的事自然会水到渠成。

3.  在开会之前预先做好功课。

既然你的会议有了一个清晰的目标声明，那么每个与会者都应该提前知道了他们将要讨论和分享的内容，并且在走进会议室之前都已经做好了准备。是这样吗？只有这样，我们才能把会议控制在一个小时之内。如果你没有预先做好功课，你就不应该参加这个会议。如果没有任何人做功课，那么这个会议应该被取消。

4.  把会议变成可选的。

“强制”的会议是站不住脚的。每一个出现在会议上的人都应该是因为他们想要在那里，或者他们需要在那里。一种让你自己对会议负责的可靠方法，就是让每个人自行决定是否要参加你的会议。想象一下举行一次大家都真正想要参加的会议，那一定是因为它……真的很有用，或者很有趣，或者很娱乐。现在就让它发生吧！

5.  在会议结束时概括一下待办事项。

假设你的会议从未召开过，会有什么后果呢？如果你诚实地回答说“几乎没什么后果”，那么也许你的会议根本就没必要开。任何一个真正有成效的会议都会做一些决定，然后就直接导致某些事情的发生。作为一个负责任的与会者，你应该把你需要做的事情都记录下来——而且为了表明大家的责任心，会议室里的每个人最好在离开会议室之前都概括一下他们的待办事项——这样做对每个人都是有益的！

我并不是说我们不应该开会，关键在于，我们必须认识到会议固有的风险，并且努力使我们必须要开的为数不多的会议开得更有效率。（但愿我们不用开太多的会！）让我们快速干活，少说废话，抓住工作的重点。