云计算如何为中小企业服务

云计算如何为中小企业服务服务

导读 l   管理日程安排 l   管理联系人列表 l   管理项目 l   在报告上协作 l   在营销材料上协作 l   在预算上协作 l   在演示文稿上协作 l   在路上发表演讲 l   在路上访问文档

 

工商企业是云计算较早的采用者之一。公司，无论大小，都已经认识到使用基于 web 的工具来管理项目，在文档和演示文稿上进行协作，管理企业范围内的联系人和日程安排等能够节省成本，提高生产率。云计算能够让公司利用有限的预算做的更多。

 

此外，基于 web 的应用已被证明有利于远程办公人士和马路战士。 工作者再也不必被捆绑到存放在其办公室台式机中的文件和应用程序上，他们现在可以从任何地点，办公室，家中或路上，访问他们所需要的东西。

 

考虑到所有这些，让我们来看一看公司及其雇员使用云计算的多种方式。

 

管理日程安排

如果你在一家大型公司工作，那么你一定了解即使是最简单的会议日程安排都是多么麻烦的一件事。有人在星期二早上 9 ： 00 有时间，但另一个人恰好不在办公室，还有其他与会者该时段已有其他安排。此外，那时候你甚至不能够确定哪个会议室是空闲的。最终，你不得不来回发送一系列的电子邮件，试图在每个人的时间表上都找到一个空闲点。一定有更好的办法。

 

这更好的办法就是使用基于 web 的日程安排。每个人都将他或她的日程表放置到云中，这样会议的组织者就可以很容易地看到谁在什么时间空闲。基于云的应用程序找出对所有参与者的最佳时间，完成会议安排。再也不需要发送电子邮件，再也不需要打很多电话，所有的一切都在云里自动完成。

 

上述应用的工作原理如下。假设你需要在下周的某个时候为十几个不同的参与者安排会议。你记录下会议的细节以及预期的参与者，接下来日程安排程序找出所有参加者都空闲的第一个可用的时隙。另外，应用程序也可能必须选择一个尽可能多的人能够参加的时隙。这种 “ 最好情况 ” 的调度方式也许是让你的会议得以在一个合理的时间内举行的唯一途径。

 

基于 web 的日程安排程序不仅可以让你安排面对面的会议，还可以安排与会者来自多个地点的远程会议。你并不仅仅局限于那些和你在同一个办公室的人，你还可以协调来自全国各地甚至不同公司的人员的日程表。

 

当然，这些中的大部分都可以通过简单的基于 web 的日历程序，如谷歌日历（ calendar.google.com ）和雅虎日历（ calendar.yahoo.com ）来完成。然而，要利用更为先进的自动调度功能，你需要使用行业级的日程安排应用，如 AppointmentQuest （ www.appointmentquest.com ）、 hitAppoint （ www.hitappoint.com ）以及日程簿（ www.schedulebook.com ）。当然，这些企业级应用与免费的基于 web 的日历程序相比，使用起来要增加不少开销，预期的使用费大概在每个月 20 美元到 200 美元之间。

 

注意 要了解基于 web 的日程安排程序的更多内容，请参阅第七章“在日历，日程安排和任务管理上协作”。

 

管理联系人列表

推销员必须应付很多很多的联系人。因此，他们不仅仅面临地址簿被装满的挑战，还需要知道什么时候联系特定的客户，什么时候后续拜访是必要的，老板需要他们今天做些什么等诸如此类的事情。使用简单的桌面联系人管理程序（如微软的 Outlook ）很难做到这一点，因为它只是作为一个存储姓名和联系信息的仓库。当你在路上需要获得所有联系人的信息时，它很难做到。

 

相应的解决方案当然是一个基于 web 的联系人管理或客户资源管理（ CRM ）应用程序。这些程序专为繁忙的推销员量身定做，具有诸如活动安排、预约提醒、电子邮件模板等完整的功能。

 

这些应用中最受欢迎的包括 BigContacts （ www.bigcontacts.com ） 、 Highrise （ www.highrisehq.com ）和 市场领先的 Salesforce.com （ www.salesforce.com ） 。这些应用中的许多含有面向大型销售部门的额外功能，如支出帐户管理，销售活动报告以及各种团队管理功能。

 

利用基于 web 的联系人或 CRM 应用可以简单，也可以复杂，一切由你决定。你可能只需要从任何地点访问大量的联系人名单，这是简单的情形。另一方面，你可能需要定制应用程序从而使得它每天都会自动标记出需要联络的客户名单（以及联系目的）。通过使用定期的电子邮件，甚至某些沟通都可以实现自动化。

 

想象一下一个旅行途中的推销员的典型的一天。你在酒店的房间里醒来，打开笔记本电脑，进入酒店提供的免费的无线因特网连接。使用 web 浏览器访问 CRM 应用的网站，查看今天的任务列表。你按一下按钮，为选定的客户发送一组事先排定的电子邮件，然后逐个查看你今天需要与之电话联系的客户列表。如果你需要了解某个特别客户的更多信息，只需点击该联系人的链接。你所输入的与该客户有关的一切都存储在网上，即时可用。你甚至可以点击链接查看你需要访问的第一个客户的行车路线和地图。最后，为了更好的了解你这个月的配额进展情况，你创建一个详细的销售跟踪报告，结束会话。

 

注意 要了解联系人管理和 CRM 程序的更多内容，请参阅第九章“在联系人管理上协作”。

 

当然，你的需求越详细，你要使用的应用功能也越多。关键在于，一切信息都在云中存储和管理，因此你以及你的销售经理都可以随时随地访问重要的联系人信息，你所需要的一切只不过是一个因特网连接。

 

管理项目

大多数公司在这个或那个时刻都至少有一个大的项目在进行，这种项目类型涉及来自多个部门甚至多个地方的多个员工。这种类型的项目具有大量的个体任务和组成部分，每一个都依赖于前续任务的完成。了解所有个体任务的进展 —— 谁在做什么事，在什么时候做 —— 需要耗费巨大的精力。

 

通过使用基于 web 的项目管理应用可以将其变得更加容易。项目成员可以从任何地点登录以访问该项目的主文件，他们也可以添加或删除任务，标志任务为完成状态，输入个体任务的详细的帐单信息等。此外，由于该项目被托管到云中，每个团队成员都能看到相同的甘特（ Gantt ）图表或波特（ PERT ）图以及任务清单，而且其他任何成员作出修改的时候，他们都能够被即时更新。

 

许多项目管理应用具有对群组项目管理有用的附加功能。这些功能包括小组待办事项清单，基于 web 的文件共享，留言板，时间和成本追踪等。此外，最强大的应用程序允许你同时管理多个项目，用户可以跨多个项目安排自己的时间，确保他们不会同时做两件事。

 

正如你可能预期的那样，这些都不是简单的应用；考虑到许多企业级项目的复杂性，他们也不能简单。因此，他们具有高昂的使用许可费，而且了解如何使用他们通常也很难。这些应用中最受欢迎的包括 AceProject （ www.aceproject.com ） 、大本营（ www.basecamphq.com ） ， onProject （ www.onproject.com ）以及 Project Insight （ www.projectinsight.com ） 。

 

注意 要了解基于 web 的项目管理的更多内容，请参阅第十章“在项目管理上协作”。

 

在报告上协作

如果你工作在一家大型企业中，那么你很有可能需要撰写很多报告，而现如今，你所写的报告通常是与一个或多个其他员工协作完成的。例如，你可能需要合成一个月度进度报告，其中包括来自公司市场，销售和财务部门的输入；或者你正在准备一份商业计划，其中包含来自公司所有部门的章节；或者你正在准备一份公司概况，其中包括来自每个办公地点，每个办公室的点点滴滴。总之，在撰写报告时，你需要某种方式与其他人员协作。

 

幸运的是，在线协作是云计算的一个主要好处。不要再用电子邮件把微软 Word 文档在公司内发来发去，尝试一下诸如谷歌文档 （ docs.google.com ）或 Zoho 写字板（ writer.zoho.com ）之类的 基于 web 的文字处理程序吧。利用这些应用，每个参与报告撰写的人都可以在线实时的使用相同的主文档。当来自某个部门的人向文档中增加了他的单元，所有其他工作人员都能够立即看到更新。

 

最好的基于 web 的文字处理器通常作为功能齐全的基于 web 的办公套件的一部分运行。例如，谷歌文档包含文字处理，电子表格和演示文稿功能。 Zoho 应用套件则包含类似的文字处理、电子表格和演示文稿功能，此外还有一个短小精悍的项目管理模块。

 

在基于 web 的文档上进行协作出奇的容易。大多数项目是这样开始的：组长创建一个新的在线文档，规定一点格式上的要求 — 通常是某种形式的内容和样式模板。然后，组长将报告的章节分配给合适的个人，并告诉每个人该文档的网址。接下来，这些参与者使用他们的 web 浏览器登录到主文档，着手处理自己所负责的报告章节。当所有的个人章节都完成之后，项目负责人着眼于整个文件，进行一致性编辑以确保所有适当的数据都包含在内。

 

大多数在线文字处理应用都允许你嵌入照片和其它图形，你还可以将电子表格文件作为主文档的一部分。最终，你得到一个合格的文档，它真实反映了项目的协作特性。

 

注意 要了解基于 web 的文字处理器的更多内容，请参阅第十一章“在文字处理上协作”。

 

在营销材料上协作

市场营销是另一个受益于云计算协作特性的领域。整理目录需要来自几个不同部门的数据。例如，有效的邮件直销运动受益于市场，销售和实施层面的输入数据。在线公关需要市场，产品和技术人员的参与。

 

当谈到创建营销材料时，也许最好的办法就是使用一组基于 web 的应用。自然，基于 web 的电子邮件有利于各部门之间的沟通；你也可以受益于基于 web 的项目管理程序，它可以帮助你维护所有相关的片段和部分。

 

营销材料本身可以使用基于 web 的文字处理程序来创建。它将草案材料放到 web 上，团队中的每个人（包括特定的高级管理人员）都可以查看，进行评论甚至贡献相应内容。等每个人都表述完他或她的意见之后，你就可以最终完成这个文档，然后将其打印出来或发到网站上。

 

在开支报告上协作

如果你花费贵公司的钱，你必须说明用途。这就是现实生活中开支报告背后的理论，也是所有自由开支的雇员的痛苦所在。

 

尽管利用你所喜爱的电子表格软件创建一份支出报告并不会过于困难，但它并不总是最好的方式。 纸版或电子版报告必须通过贵公司各个层次的批准：你的老板，你老板的老板，会计部，人力资源部，鬼才知道在会计最终将支票给你之前究竟经过了多少人。

 

对很多公司来说，一个更好的解决方案是把支出报告功能放到 web 上。员工可以从任何地点访问该网站，输入自己的开支；甚至员工还在旅途中的时候就可以对其进行访问，无须回家后等待报销。基于 web 的支出报告完成之后，以电子的形式分发给需要对其审批的每一个人，更为可能的情形是，不是发送报告本身，而是发送到基于 web 的报告的链接。最终，当最后一个批复输入（当然是以电子的形式）之后，财会部门得到通知，开具支票。没有昂贵的纸质线索产生，也没有任何文件需要在某人的收件箱中等待数日，整个过程是加速的，这意味着员工能够更快的得到报销。

 

基于 web 的支出管理的另外一个好处是你能够快速、轻松的 确保所有员工都遵循公司的规则和条例。只要将你自己的规则库添加到应用程序的管理控制台中，那么所有的员工在输入自己的开支时都必须遵循贵公司的政策。

 

一些最受欢迎的企业级基于 web 的支出报告应用包括 Concur （ www.concur.com ） 、 ExpensAble （ www.expensable.com ） 、 ExpensePoint （ www.expensepoint.com ） 以及 TimeConsultant （ www.timeconsultant.com ） 。许多基于 web 的办公管理和劳动力管理应用也带有支出报告模块。

 

在预算上协作

当我们谈论金钱这个话题时，对任何公司而言，再也没有比编制明年的预算更大的项目了。每个部门都参与，管理人员必须提交完整的部门预算（它的编制也涉及到部门中的多个雇员），最后财务部门把部门预算整合起来，形成一套完整的公司预算。当然，这一预算很少能够得到原样批准，这就意味着预算被反向退回以进行调整；部门作出必要的修改之后重新提交他们的预算，最后再次形成最终的公司预算。这是一个漫长而复杂的过程。

 

传统的做法是，每个部门都使用自己的预算电子表格，完成之后将其发送给财务部门，由他们负责将来自不同部门的预算合并到一起。虽然这种做法比在办公室之间传送具有绿条的书面表格更为高效，但它还可以效率更高。

 

云计算提供了一种更好的方式。无需填写不同的工作表格然后将其合并到一起，你可以使用基于 web 的应用在 web 上为所有的部门建立一个单一的预算文件。每个部门的负责人输入他自己的预算数据。合并之后的预算实时生成。当大老板需要削减某些开支的时候，这些变化立即反映在每个部门的单元或网页上。

 

这种类型的在线预算可以通过谷歌电子表格（ spreadsheets.google.com ） 之类的简单的基于 web 的电子表格程序来完成，也可以使用专用的企业级预算编制程序来完成，如 Host Budget （ www.hostanalytics.com/budgeting-planning-software.html ） 。此外，许多办公管理和项目管理应用也带有预算编制模块，对特定的公司而言，这可能也是一种选择。

 

注意 要了解基于 web 的电子表格的更多内容，请参阅第十二章“在电子表格上协作”。

 

在财务报表上协作

编制月度或年终盈利和亏损报表或收益表与编制预算差不多，它也需要来自所有部门的输入，但不同的是，它需要度量实际发生的而不是进行预测。

 

考虑到现如今财务报告的快节奏特性，在月度或年度结束之后，会计部门需要所有相关部门尽可能快的提供最终数字。无需等待每一个部门邮寄或通过电子邮件发送他们的结果，当每个部门都能将它的数据直接输入到主电子表格中，整个过程就被加速了。由于这一电子表格存放在 web 上，因此即使是位于边远地区的部门也可以一输入数据就能让其得到确认。

 

虽然你可以使用基于 web 的电子表格程序，如谷歌电子表格，来完成这个任务，但更好的办法也许使用基于 web 的会计程序。例如， Host Consolidator （ www.hostanalytics.com/consolidation-reporting.html ）就宣称自己 是一个基于 web 的财务整合、分析和报告程序。获得授权的个人可以使用任何 web 浏览器从任何地点输入相应的数据。月终或年终数据一旦被输入，应用程序就可以自动生成各种财务报表，包括资产负债表，收益表，现金流量表等。

 

在演示文稿上协作

今天每家公司都在大量使用 PowerPoint 演示文稿。要对销售队伍介绍一个新产品吗？要讨论人力资源的招聘趋势吗？要对高级管理人员汇报上个月的财务状况吗？你都需要制作一个漂亮的演示文稿，然后用你的笔记本电脑将它放映出来。

 

制作一个大型的演示文稿会带来一个问题，那就是你通常来自多个人员、多个部门或多个办公室的输入。例如，假如你要汇报公司的财务状况，那么你需要从各个部门收集资料。如果你要向销售队伍展示产品，那么你可能需要组合来自多个部门的产品信息。如果你要做一个人力资源报告，你可能需要来自贵公司所有地域管理人员的输入。

 

如同大多数这种类型的协作，协同演示同样存在问题。让我们直面这一点，这方面最显而易见的困难就是如何让每个相关人员按时——并且按照正确的格式提交自己的工作成果。无论什么人负责这样一个项目，他可能都会因为焦头烂额而秃顶。

 

幸运的是，云计算将在演示文稿上的协作变得无比容易。只需要建立一个单一的演示文件，你再也不必为合并来自多个文件的信息而担心了。因为该文件处在云里，任何贡献者都可以使用任何 web 浏览器直接编辑主文档；项目负责人通过应用统一的样式或主题来控制的演示文稿的外观和风格。

 

今天，最常用的基于 web 的演示程序是谷歌演示文稿，它是谷歌文档套件（ docs.google.com ）的一部分。该应用程序包含很多类 PowerPoint 的功能，甚至可以导入和导出 PowerPoint 格式的文件。其他在线演示程序包括 Preezo （ www.preezo.com ）和 Zoho Show （ show.zoho.com ）。

 

注意 要了解基于 web 的演示程序的更多内容，请参阅第十四章“在演示文稿上协作”。

 

在路上发表演讲

利用云进行演讲还有另外一个好处：不需要随身携带演示文稿，你就可以在任何地方发表演讲。没错，你不必费心的将一个巨大的 PowerPoint 文件装载到你的笔记本电脑的硬盘上。作为代替，当你到达目的地时，将你的笔记本电脑连接到因特网，打开你的基于 web 的演示文稿，将其实时的介绍给本地的听众。事实上，你甚至没有必要随身携带你的笔记本电脑。你可以使用现场的任何一台计算机来访问和加载你的演示文稿。

 

更棒的是，许多基于 web 的演示程序甚至允许你不在现场就可以发表演说！没错，你可以远程发表演讲，在多个地点同时进行，只要所有的参与者登录到相同的基于 web 的电子表格。确保他们具有只读权限，对每个人实施会议呼叫（这样你就可以提供音频通道），然后进入演示模式。这样，所有地点的所有参与者都将看到相同的演示，你甚至不用购买飞机票。

 

这些应用中的一些还包含其他特色，能够为远程演讲添加功能。例如， Zoho Show 提供了与 Zoho 聊天的集成，允许你通过文字与感兴趣的参与者进行实时交互。它就像是在你的演示中增加了一个聊天室，在演讲过程中，与会者提出问题，你进行回答。

 

其他具有特色的基于 web 的应用程序还有思科的 WebEx （ www.webex.com ）以及 微软的 Office Live Meeting （ office.microsoft.com/en-us/livemeeting/ ）等 。他们都是租赁式应用，允许你在因特网上进行会议和演讲直播，通常称之为 web 会议。所有小组成员都登录到指定的网站，然后观看报告人的演示或参与实时的音频和视频讨论。必须承认，虽然这种类型的 web 会议过于昂贵，但它的确是完成这项工作的一种非常有效的方式，特别的，如果你想要获得关于演讲内容的现场反馈，它更是有效。

 

在路上访问文档

当我们谈论在路上使用基于 web 的应用时，请记住，无论你身在何处，位于云中的任何应用或文档都可以供你访问。你所需要的一切就是一台计算机（它甚至可以不是你自己的计算机）和因特网接入。登录到相应的网站，输入用户名和密码，然后打开你需要的任何文件。这是你回到办公室时处理的同一个文件，因此你不必担心忘记在多台计算机之间同步文件。当你回到办公室后，你会看到在路上所做的修改。如果你的计算机连接到一台打印机或者你可以访问酒店或会议大厅中的商务中心，你甚至可以远程打印文件。

 

这是云计算最主要的优势之一，你在什么地方并不重要。无论你是在办公室里，还是在贸易展会上，抑或正在另外一个城市拜访客户，你总是能够使用相同的应用程序和文档。你不必担心是否随身携带了文档的正确拷贝，也不必担心你的笔记本电脑上是否安装有版本与文档兼容的软件程序。你总是使用相同的应用程序，访问同一个文档。只要你拥有一台计算机和因特网连接，一切都像你在办公室中一样。

 

 

虚拟公司

 

在过去，经营一家企业意味着租赁办公室、布置电话线和公用设施、聘请秘书、雇用工作人员之类的事务。每天早上你离开家，乘车来到办公室，让秘书处理你的电话，对工作人员进行管理。每天晚上你离开办公室，乘车回到家中，同时你也从办公室工作中脱离出来。

 
然而，今天在很多情况下，你不必做上述的任何事情。由于因特网和基于web的应用的出现，你可以舒舒服服的呆在家里运行一个人的公司。你不必每个星期花几个小时上下班。你无须租赁昂贵的办公空间。你也不必聘请秘书或工作人员。在因特网上，你自己可以做任何事情。

 
而且，如果你决定休假或渡一个长周末或只是在当地的咖啡馆里坐上几个小时，你可以随身携带你的办公室。你的笔记本电脑可以在任何具有Wi-Fi热点的地方接入因特网，而因特网是你所有的应用程序和数据的根据地。你的客户无需知道你正坐在星巴克角落的桌子上小酌或正躺在沙滩上的保护伞下休养；他们所知道的一切就是，你正在回复他们的电子邮件，你正在处理重要的文档。对他们而言，诸如你使用基于web的应用，在web上完成邮件回复和文档处理之类的事情是无关紧要的。
 
云计算的真正威力就是无论你身在何处，它都允许你自己完成所有的操作。基于web的应用能够提供你过去从高薪员工那里获得的一切支持，而且你的办公室本身就在云里，而不是在昂贵的办公楼中。你的成本更低，而你的触及范围更广。即使是最小的公司，云也能够让它像一个大型企业那样在web上运作。这是真正的虚拟公司时代。你正在利用云所必须提供的一切吗？